Amusementsbedrijf Studio 100 werkt uitsluitend projectmatig. Om die aanpak administratief én budgettair onder controle te krijgen, werd een erp-systeem een noodzaak.

Voor elke productie en voor elke nieuwe merchandising-lijn start Studio 100 een apart project, met een eigen budget en een welomschreven scope. Om die honderden projecten vlot te kunnen opvolgen, kwam in 2006 voor het eerst erp ter sprake. In 2007 werden de processen vastgelegd en dan heeft het nog een goed jaar geduurd vooraleer de uiteindelijke keuze gemaakt werd. “We hebben bewust ruim onze tijd genomen om duidelijk onze behoeften te schetsen en een gedetailleerd lastenboek op te stellen dat we naar vijftien softwareproducenten stuurden”, zegt technisch directeur Philippe Van Negen. Zodra die keuze gemaakt werd, volgde nog een apart lastenboek, deze keer voor de implementatie van het pakket. “Uiteindelijk zijn we uitgekomen bij Microsoft Dynamics AX (het vroegere Axapta, nvdr) en Avanade voor de implementatie”, zegt Philippe Van Negen: “Avanade heeft dezelfde projectgedreven aanpak als wij, en dat heeft uiteindelijk de doorslag gegeven.” Dynamics AX haalde het in de shortlist van Dynamics NAV (Navision – ook van Microsoft) en SAP.

Budgetten

Via Dynamics AX kunnen de budgetten van alle projecten nu op elk moment geconsulteerd worden. “Zo kunnen de kosten veel beter onder controle worden gehouden”, klinkt het. Voorts is het voor Studio 100 belangrijk dat alle data nu gecentraliseerd worden: de gegevens van zakenrelaties, klanten, leveranciers en contactpersonen zitten nu allemaal netjes in één database. Daarnaast worden ook bestellingen, ontvangstbewijzen, facturen en contracten ingevoerd en wordt het erp-pakket ingezet om de royalty’s te berekenen. Het systeem is eveneens gekoppeld met dat van de partner voor het logistieke beheer van de merchandising. De eigenlijke personeelsadministratie is bewust buiten de erp-scope gelaten. “Daar hebben we ons sociaal secretariaat voor”, zegt Philippe Van Negen. Ook het beheer van de pretparken en de interne magazijnen wordt er buitengehouden.

In totaal werken er nu zo ‘n 100 van de circa 200 personeelsleden in de Belgische vestiging van Studio 100 met Dynamics AX. Daarnaast voeren wel zo’n 150 personeelsleden hun gedetailleerde uurstaten in via een webclient. “Aanvankelijk was de koudwatervrees bij het personeel groot”, erkent Philippe Van Negen. “Hun vrees was dat ze er teveel administratief werk bij gingen krijgen. Maar via de rapportage zien ze nu ook wel in dat het erp-pakket écht loont. Bovendien merken ze zelf gaandeweg dat sommige processen nu sterk vereenvoudigd zijn.” Volgens Van Negen zal een positieve financiële impact dit jaar al merkbaar zijn. “Zelfs op directieniveau wordt er ontzettend veel belang gehecht aan het slagen van de erp-implementatie. Dat kan alleen als ieder personeelslid het pakket ook correct gebruikt. Vandaar dat het zelfs in de functioneringsgesprekken aan bod zal komen”, aldus nog de technisch directeur.

Grote betrokkenheid

Het totale budget bedroeg zo’n 300.000 euro, maar uiteindelijk bleek het project net onder deze grens te blijven. “Dit is geen misplaatst pragmatisme, maar zoiets zie je toch niet elke dag”, lacht Chris Vandecaveye, projectmanager bij Avanade. “Dat is voor een groot deel te danken aan het bewust beperken van maatwerk en het concentreren op het verwerken van de bestaande processen. Het is beter om gaandeweg het pakket helemaal te doorgronden, vooraleer je al beslist om functionaliteit toe te voegen of te veranderen”, legt hij uit. Avanade – gegroeid vanuit Accenture en Microsoft – steunt op een doorgedreven projectmanagementaanpak. Aan het einde van het project is het uiteindelijk een panel van ‘key users’ bij de klant zelf dat moet ‘bewijzen’ dat ze het redden met hun kennis over de erp-implementatie. “Uiteindelijk is de score die hieruit komt zowat het belangrijkste beslissingspunt om over te gaan tot de eigenlijke ‘go live'”, aldus Vandecaveye. “Dat Studio 100 hiervoor bij ons de hoogste score ooit liet noteren, bewijst nogmaals hoe bewust het personeel er van bij het begin omgaat met erp. Die ‘awareness’ is echt een uiterst belangrijk punt dat bepaalt of een erp-installatie kans op slagen heeft.” De tien key users (sales, aankoop, boekhouding, televisie, theater, …) zijn sindsdien het centrale, eerste aanspreekpunt geworden voor de andere personeelsleden in hun respectievelijke afdelingen.

Na de uiteindelijke installatie heeft Studio 100 wel extra maatwerk op PSA (Foliodev) laten installeren. Die module breidt de bestaande projectfunctionaliteit nog uit, zodat er ook meerdere klanten kunnen zijn per project. “Heel wat tv-series zoals Mega Mindy worden nu eenmaal verkocht aan verschillende tv-huizen, en het is makkelijker om dat allemaal in één project te kunnen onderbrengen”, dixit Philippe Van Negen. Ook een add-on van United ERP rond Intellectual Property werd geïnstalleerd. Het is die module die zorgt voor de berekening van royalty’s op basis van contracten en facturen die ingegeven zijn in Dynamics AX.

Kristof Van der Stadt