Hardware is goedkoop, maar voor storage geldt dat adagium al een tijdje niet meer: storage-prijzen zijn op een jaar tijd meer dan verdubbeld. FILEminimizer Suite van balesio AG kan Microsoft Office en pdf-documenten verkleinen met geen of weinig kwaliteitsverlies. Dat bespaart opslagruimte en dus geld. Wij hebben het getest.

Het Zwitserse bedrijf balesio AG is gespecialiseerd in de optimalisatie van ongestructureerde data met het oog op het besparen van opslagruimte. Het maakt zelfstandige en geïntegreerde software voor Microsoft Office, Exchange, Adobe PDF en Lotus Notes onder de merknaam FILEminimizer die documenten tot 85 % kan verkleinen. De Native Format Optimization Technology (NFO) van balesio is meer dan zomaar een comprimeeralgoritme. NFO kan Office-documenten ook verkleinen zonder dat u visueel een verschil kunt zien met het origineel. NFO werkt op het niveau van individuele bestanden en kan dus naast of samen met andere optimalisatietechnieken worden gebruikt zoals datadeduplicatie, archivering etc. Omdat documenten intern worden geoptimaliseerd, is er ook geen sprake van ‘decompressie’. De software kan de bestanden zoals vanouds openen. De uitwisseling van bestanden met derde partijen die niet over de software van balesio beschikken, blijft dus gegarandeerd.

FILEminimizer

Klinkt allemaal mooi, maar hoe werkt het in de praktijk? Wij hebben het getest aan de hand van FILEminimizer Suite 7.0, software om PowerPoint-, Word-, Excel-, pdf- en beeldbestanden zoals jpg en png met 50 tot 85 % te verkleinen zonder zipping. U kunt bestanden gewoon droppen in FILEminimizer, of de meegeleverde MS Office-, MS Outlook- en Lotus Notes-add-ins gebruiken om bestanden verkleind te bewaren. Vervolgens kiest u de mate van optimalisatie en waar de documenten moeten worden weggeschreven. U kunt met een schuifbalk vier voorgedefinieerde compressieniveaus kiezen, of uw eigen compressie-instellingen selecteren. Kiest u voor ‘identieke pixels’ dan wijzigt er niets aan de afbeeldingen in uw documenten. De sterkere compressie-opties brengen wel wijzigen aan, die al dan niet zichtbaar zullen zijn.

MS Word

Wij hebben de software om te beginnen getest met een Word 2007-document van 3,87 MB met verschillende foto’s, kaarten en grafieken. FILEminimizer deed er tussen de 4,8 en 5,7 seconden over om dit bestand tussen de 7,9 en 63,6 % te verkleinen. Bij de twee lichtste compressie-opties was er geen zichtbaar verschil tussen het originele en het geoptimaliseerde bestand. Toch slaagde de ‘visually lossless’ methode erin het bestand te verkleinen tot 3,18 MB of 17,8 % kleiner dan het origineel. Bij de derde methode (1,45MB of -62,3 %) was er een heel lichte compressie zichtbaar in sommige foto’s en afbeeldingen. De nog zwaardere methodes (‘strong’ en ‘custom’) resulteerden in meer zichtbare compressie-effecten, zonder dat er nog veel van de bestandsomvang af ging (1,41MB of -63,6 %).

Excel en PowerPoint

Een rekenblad met twee tabbladen, 20644 rijen met ruwe gegevens, en vba-code om speciale berekeningen uit te voeren verkleinde FILEminimizer met maximaal 19,1 % en in een tijd van 15 tot 22,4s. Het rekenblad functioneerde na de compressie zoals voorheen.

Vervolgens lieten we de software los op een PowerPoint 2007-presentatie van 38,77 MB met animaties, veel foto’s en grafieken en met embedded objecten (films, rekenbladen). Wij lieten FILEminimizer toe om deze objecten om te zetten in statische afbeeldingen. PowerPoint, Word en Excel kunnen immers ingevoegde (embedded) documenten bevatten afkomstig van andere software-applicaties. Die kunt u dan nog altijd bewerken met de originele applicatie, maar dit creëert omvangrijke bestanden. Optioneel kunt u FileMinimizer deze objecten laten platmaken (flatten). U kunt ze daarna natuurlijk niet meer bewerken. Dit reduceert de omvang van de bestanden echter behoorlijk. Zelfs met de identieke pixels-methode kon FILEminimzer onze presentatie verkleinen tot 34,64 MB of minus 10,6 %. Met de visually lossless-methode ging er 21,6 % vanaf en was de presentatie nog 30,36 MB groot, zonder enig zichtbaar verschil met het origineel. De derde methode kreeg er 73,8 % vanaf (bestand van 10,15 MB). De verschillen met het origineel waren niettemin visueel nauwelijks zichtbaar. In de vierde, sterkste optimalisatiemethode ging er 82 % af van het origineel (bestand van 6,96 MB), maar dan zijn de compressie-effecten in de afbeeldingen wel zichtbaar, al blijft de presentatie nog altijd perfect bruikbaar. In alle gevallen bleven de animaties in de presentatie werken zoals voorheen. FILEminimizer deed er overigens tussen de 56s en de 44s over om het bestand te optimaliseren.

Batchverwerking

We dropten ten slotte een folder met 212 documenten in FILEminimizer, een mengeling van Office-bestanden en afbeeldingen. We kozen voor de identical pixels- methode. FILEminimizer Suite kan echter maximaal honderd bestanden tegelijk behandelen. Wilt u er méér in een keer doen dan kan dat met de duurdere FILEminimizer Server. De software deed er 67s over om de eerste honderd documenten van onze lijst te behandelen en bespaarde in totaal 0,88MB opslagruimte uit. Documentformaten zoals gif die het programma niet kan bewerken, worden automatisch overgeslagen. Documenten worden niet overschreven, maar bewaard met de toevoeging (FILEminimizer) achteraan de bestandsnaam.

CONCLUSIE

Balesio FILEminimizer kan heel wat opslagruimte besparen voor bedrijven met zeer veel kantoordocumenten. De software werkt simpel en snel en kan originelen verkleinen zonder dat u dit visueel kunt zien. Wat ons betreft is dit een aanrader.

Jozef Schildermans

De software werkt simpel en snel en kan originelen verkleinen zonder dat u dit visueel kunt zien.