Met een naam als ‘Pandora’s Box’ zou je weinig goeds verwachten van een project. Bij P&V Elektrotechniek, bouwer van hoogperformante laagspanningskasten, verspreidt deze database evenwel uiterst efficiënt en gericht de nodige informatie doorheen het hele bedrijf. Dynamisch en zelf ontwikkeld.

Opgericht in 1986 heeft het in Heusden-Zolder gevestigde P&V Elektrotechniek zich een leidende positie verworven in de markt voor laagspanningskasten, met zowel “serieproducten als maatwerk voor industrie, nutsbedrijven (oem), integratoren en installatiebedrijven”, aldus de eigen site.

DYNAMISCHE DATACENTRALE

Bij dat alles komt een grote en complexe hoeveelheid data kijken, zoals productinformatie in een rist catalogi van componentenleveranciers (zowel technische als prijsinfo over meer dan 500.000 items), de eigen verkoopsinformatie, voorradeninfo en dergelijke, die op hun beurt worden aangewend door het erp-systeem, de ontwerpsoftware en de toepassing die offertes berekent (ook voor derden, zoals installatiebedrijven die op P&V Elektrotechniek een beroep doen als toeleverancier).

In het verleden was al overwogen hoe deze problematiek kon worden aangepakt, maar alles kwam in een stroomversnelling na de invoering van SAP als erp-pakket. Het bijwerken van de data bleef te arbeidsintensief en te traag, met onvoldoende automatische koppelingen naar de andere toepassingen. It manager Erik Diris en Liesbeth Vrijsen, business analyst/SAP application manager overzagen dan ook de ontwikkeling van Pandora’s Box als een dynamische database die data verzamelt, in de juiste vorm giet en vervolgens naar de gepaste databases en gebruikerssoftware doorstuurt. Zeg maar een database die nieuwe databases creëert en die de functie van een master data management (mdm) product invult, “een doorgeefmodule.” De ontwikkeling werd ietwat subtiel omschreven als ‘tricky’, maar alles functioneert naar behoren in een volle “dialoog met SAP.” Bovendien werd het hele proces van data input van nieuwe artikelen in het systeem gereduceerd van een dag (waar 5 tot 10 personen bij betrokken waren) tot amper 10 minuten.

Tegelijk werd ook een vlottere samenwerking uitgebouwd tussen de verschillende diensten betreffende de workflow. Om op de hoogte te blijven van de stand van zaken in een proces, werden de medewerkers tot voor kort bedolven onder een stroom e-mails, waardoor informatievermoeidheid optrad en de mails zelfs niet meer werden bekeken. Hiervoor werd een logging tool, Poogle, gecreëerd dat uit de logs van de verschillende toepassingen de informatie over de stand van zaken (zoals hoe zit het met het creëren van een artikel) puurt en via de bedrijfswebsite de informatie verspreidt. De werknemers kunnen met behulp van eigen filters hieruit de nodige informatie halen.

Algemeen stelt P&V Elektrotechniek dat dankzij Pandora’s Box zowel meer accuratesse werd bekomen, als een beter inzicht in de processen en heel wat minder stress. Gevraagd of men een bestaand mdm-product had overwogen, luidt het dat dit een aantal jaar geleden werd overwogen, maart dat alsnog de keuze voor een eigen ontwikkeling werd gemaakt.

SOLIDE TEAMWERK

Bijzonder duidelijk was voorts het bijzonder hoog teamwerkgehalte van het project, met van bij de aanvang een solide samenwerking tussen ict en de bedrijfskant van de zaak, met een grote betrokkenheid en ondersteuning van alle stakeholders. Dat alles weerspiegelde zich ook in de presentatie van het project voor de academische jury. Het was immers een hele ploeg die kwam opdagen, waarvan elk lid ‘to the point’ zijn deel kon toelichten. Allicht niet verbazingwekkend, voor een bedrijf dat enkele jaren geleden al werknemers liet deelnemen aan een ‘intrapreneurial bootcamp’. Met duidelijk succes!

Guy Kindermans