Het vooronderzoek heeft 10.000 euro gekost maar wordt volledig terugbetaald als de conclusies overtuigend zijn en er een contract getekend wordt. Zo geschiedde voor de 300 kopieer- en faxtoestellen van de dienstengroep Partena verspreid over een veertigtal vestigingen.

Het gaat in totaal over zo’n 7 miljoen pagina’s per jaar, geproduceerd op tweehonderd kopieermachines en een honderdtal faxtoestellen. Die zullen geleidelijk worden vervangen door een honderdtal multifunctionals. De doelstellingen van de overeenkomst zijn een beter overzicht van het park, volledige outsourcing van het beheer (één voltijdse persoon op het hoofdkantoor van Partena) en een aanzienlijke besparing, goed voor 70.000 euro per jaar.

Overzicht van het park

Het contract is binnengehaald door de tandem Xerox (Global Services)-Econocom. De huidige toestellen van Nashuatec worden geleidelijk vervangen door multifunctionele toestellen van het type Phaser en WorkCentre. De outsourcingoperatie verloopt in vier fases. Via een analyse van het bestaande park worden een aantal elementen zo nauwkeurig mogelijk in kaart gebracht: de uitgaven voor documentproductie en onderhoud, het vereiste administratieniveau om de verschillende lopende contracten te beheren, de efficiëntie van de bestaande werkprocessen en in welke mate de machines over- of onderbenut worden. Op basis daarvan wordt een optimaliseringsvoorstel uitgewerkt met als motto “de juiste toestellen met de juiste functies op de juiste plaats”. Ten slotte zitten in de Printing Management-package ook het beheer van de overgangsperiode en de controle van de productieomgeving.

Gegarandeerde besparing

Waarom Xerox? Philippe Picalausa, IT Infrastructure manager bij Partena: “Alle leveranciers bieden dit soort dienstverlening aan maar Xerox gaf de indruk over meer maturiteit te beschikken en beter gestructureerd te zijn in zijn aanpak: van de inventarisering van het park en het achterhalen van alle kostenparameters tot de analyse van de gebruikersbehoeften en het uitwerken van een optimaliseringsplan.”

Het vooronderzoek kostte tijd en geld. Drievierde van alle toestellen werd technisch gecontroleerd. “Maar het leek ons logisch dat deze aanpak tot aanzienlijke besparingen zou leiden. Ons toestellenpark was heterogeen, niet in netwerk geschakeld en beschikte niet over een tool om statistische gegevens zoals de gebruiksgraad of de beschikbaarheid te centraliseren. Alles wat betrekking had op de printers hing af van het it-departement en alles wat niet aangesloten was op het netwerk (analoge kopieermachines, faxtoestellen en verbruiksartikelen) viel onder de bevoegdheid van het Economaat. Het voorstel van Xerox omvatte ook het volledige beheer van het park, met een gegarandeerde verlaging van de totale bedrijfskosten met 15 procent, goed voor ongeveer 70.000 euro per jaar.

Twee modellen multifunctionals

“De beslissing kaderde in ons beleid om te investeren in technologieën van de nieuwe generatie. Halverwege 2007 hadden we om die reden al een Documentum-oplossing in productie genomen. Sindsdien worden alle binnenkomende faxberichten in de Partena-kantoren – en dat zijn er tot 3.000 per dag – automatisch naar een centrale faxserver geleid waarna ze in pdf-formaat worden opgeslagen in Documentum en online te raadplegen zijn door onze medewerkers.” Partena heeft twee modellen multifunctionals geselecteerd: een zwart/wit basismodel, de Phaser 3635MFP, en een kleurenmodel, WorkCentre 7242, voorzien van een nietjestoestel. De twee modellen kunnen kopiëren, printen, scannen en faxen (bij Partena gebruikt voor de uitgaande faxberichten). Aangezien deze systemen bestemd zijn voor gebruik door meerdere personen, beschikken ze over een functionaliteit om de vertrouwelijkheid van de informatie in de afgedrukte documenten te garanderen. De gebruikers zullen hun badge voor een ingebouwde lezer moeten houden om het afdrukproces te starten.”

Anticiperen

Het outsourcingcontract bepaalt ook dat Xerox moet instaan voor een vlot verloop van de overgangsperiode. Tegen januari 2009 moet de nieuwe infrastructuur volledig up and running zijn. Philippe Picalausa : “Als er een nieuwe machine geïnstalleerd wordt, blijft de oude nog twee weken draaien tot we zeker zijn dat de gebruikers geen hinder ondervinden. De toestellen die nog niet afgeschreven zijn, blijven ter plaatse tot de vervaldag van het contract. Xerox beheert ook dit gedeelte van het contract en heeft een voltijdse medewerker bij ons gedetacheerd die alle nuttige informatie verzamelt via een centrale reportingtool. Dat maakt het mogelijk te anticiperen op mogelijke defecten en consumables tijdig aan te vullen. Partena kan alles volgen dankzij een gedetailleerd overzicht van de volledige activiteit van het printerpark.”

Jean-Luc Manise