In tijden waarin het belangrijk is snel je facturen betaald te krijgen, prijst Q8 Benelux zich gelukkig met zijn e-facturatieoplossing van Certipost.

De aangepaste wettelijke vereisten voor e-facturatie in België in 2006 waren voor Q8 Benelux de trigger om voluit te gaan voor een dergelijke oplossing. Het bedrijf hoopte op vereenvoudiging, kostenbesparingen en een beter beheer van de cash flow. En om geen half werk te doen, ging Q8 niet alleen voor een oplossing voor kaarthouders met een ‘Q8 Liberty Card’ (onder de naam ‘E-Billing’), maar ook voor een manier om de facturatie voor de eigen dealers te vereenvoudigen (‘Self-Billing’). Q8 heeft 324 tankstations in België, 39 in Luxemburg en 217 in Nederland. Via Self Billing geeft Q8 in de factuurvoorstellen zelf aan wat de verbruikte hoeveelheden en gehanteerde prijzen zijn. De uitbater kan zich daar dan al dan niet akkoord mee verklaren.

Q8 belandde in z’n zoektocht bij Certipost. “Zij hadden de beste technologische oplossing”, zegt Geert Haecx, Q8 Liberty Card Systems Coordinator. “Belangrijk was ook dat de oplossing binnen de wettelijke normen valt van zowat elk Europees land. Onze bedoeling was immers ook de e-facturatieoplossing in meer dan één land te kunnen gebruiken.”

Voor het doorsluizen van de facturen hanteert Certipost één centraal platform, CertiOne. “Daarmee kunnen we naar alle kanalen op een uniforme manier communiceren”, aldus Haecx. Voor de ontvangst van de facturen hebben de klanten van Q8 de keuze tussen een webmail-oplossing (BizMail ONEway voor de zakelijke klanten, BizMail Interactive voor de dealers, myCertipost voor de particuliere klanten) of zelfs een volledige integratie in het eigen erp-systeem.

Besparing

In België en Luxemburg waren alle uitbaters van tankstations al snel mee met Self Billing. Voor e-facturatie voor de ruim 19.000 particuliere tankkaartgebruikers werd een opt-out-systeem gehanteerd. Q8 telde slechts 87 weigeringen. “We hebben het zo eenvoudig mogelijk gehouden”, aldus nog Haecx. “De factuur is een gecertificeerde pdf die identiek is aan de papieren versie. Een ingewikkelde technische handleiding is dus niet nodig.” De zakelijke klanten in Nederland (1750) en België (5000) werden het voorbije jaar in het e-facturatiebad getrokken. De 3000 Luxemburgse b2b-klanten mogen dit voorjaar een roll-out verwachten.

Haecx geeft nog mee dat het project Q8 voor Self Billing 19.000 euro per jaar bespaart en voor E-Billing tot 200.000 euro per jaar (ofwel 0,70 euro per b2c-factuur en 1,17 euro per b2b-factuur). De return-on-investment zou daardoor minder dan een jaar bedragen.

Stefan Grommen