Het Rijksarchief is begonnen met een verregaand project voor de digitalisering van archieven die soms meerdere eeuwen oud zijn. Dat moet ervoor zorgen dat die archieven voor altijd toegankelijk blijven, tegelijk de zeer broze originelen sparen en elk document raadpleegbaar maken vanuit alle leeszalen (19 zalen in de verschillende provincies) die momenteel geïnformatiseerd worden. Een algemene toegang via het internet is evenwel nog niet aan de orde wegens een gebrek aan middelen.

Eerste project: de digitalisering van de parochieregisters (de oudste dateren van de 15de eeuw) en de registers van de burgerlijke stand. Die laatste heeft heel wat documenten op microfilm staan, maar die zijn niet zo eenvoudig te gebruiken en te decentraliseren. “We maken van de gelegenheid gebruik om alles opnieuw, register per register te indexeren”, zegt Lucie Verachten, afdelingshoofd Archivering. “De informatie die pastoors vroeger registreerden over de gebeurtenissen in het dorp zijn een goudmijn voor genealogen.” Het werk gebeurt beetje bij beetje, provincie per provincie: de registers van Waals-Brabant, Namen en Oost-Vlaanderen werden bijvoorbeeld al gedigitaliseerd. Bij de burgerlijke stand werden de meeste archieven al op microfilm geplaatst – door Mormonen! Zij zullen ook meewerken aan de digitalisering. “De kwaliteit van sommige microfilms is onvoldoende, dus moeten we weer van het origineel vertrekken”, aldus Verachten. “Voor de andere documenten leveren de Mormonen ons, in TIFF-formaat op harde schijf, het gedigitaliseerde document op basis van de moederkopie van de microfilm die ze in Salt Lake City bewaren. Wij zorgen voor een beschrijving van de gegevens (metadata), die vaak gecorrigeerd moeten worden, alsook eventuele verduidelijkingen of toevoegingen, en sturen hen alles terug. Zelf bewaren we dan een dubbele kopie (TIFF en CGP voor de archivering).” Een ander lopend project is de digitalisering van kaarten en plannen, in samenwerking met het Nationaal Geografisch Instituut en het museum van Tervuren. Momenteel gebeurt dat intern, maar in de toekomst zouden externe dienstverleners kunnen worden ingeschakeld. Daarnaast zijn er nog tal van lokale projecten, die afhangen van de regionale depots: digitalisering van notarisregisters, zegels, statistische bronnen (archieven van het NIS over sterftecijfers, migratie, …), foto’s op glasplaat (project over de Limburgse mijnen, een initiatief van de Limburgse Reconversie Maatschappij), enz. enz.

[BD]