Het belang van klassiek asset management is algemeen aanvaard. Voor het beheer van gebouwen, wagenparken en andere assets heeft een onderneming doorgaans een vast omlijnd beleid. Bij it ligt dat vaak nog helemaal anders. Naarmate de omvang van een organisatie toeneemt, blijkt het almaar moeilijker om het overzicht te behouden over de aanwezige hardware en software, en wat daar verder mee gebeurt. Toch is het erg belangrijk om over die it asset informatie te beschikken.
...

Het belang van klassiek asset management is algemeen aanvaard. Voor het beheer van gebouwen, wagenparken en andere assets heeft een onderneming doorgaans een vast omlijnd beleid. Bij it ligt dat vaak nog helemaal anders. Naarmate de omvang van een organisatie toeneemt, blijkt het almaar moeilijker om het overzicht te behouden over de aanwezige hardware en software, en wat daar verder mee gebeurt. Toch is het erg belangrijk om over die it asset informatie te beschikken. "Wanneer de ceo van een bedrijf een nieuwe weg wil inslaan, moet hij eerst weten wat de huidige stand van zaken is", zegt Ray Homan, ceo van BDNA, een Amerikaanse leverancier van it asset management oplossingen (zie kader). "Voor de cio is dat net zo. Ook de cio wil doelstellingen uitzetten en in functie daarvan een beleid uitstippelen. Om dat te kunnen doen, moet hij een duidelijk zicht hebben op de gezondheidstoestand van de it assets: hoe is het met hun veiligheid gesteld, zijn de licenties van de gebruikte software in orde, waar bevinden software en hardware zich in hun lifecycle, enzovoort, enzovoort." BDNA richt zich daarom op twee types klanten."Enerzijds zijn er de organisaties waar de cultuur van verantwoord bedrijfsbeleid al is ingebed in de andere afdelingen. Bij hen is nu ook it aan de beurt. Anderzijds zijn er de bedrijven waar cio of cfo zich niet comfortabel voelen. Omdat er te weinig inzicht is in de situatie van de it assets komen cio en cfo vaak voor verrassingen te staan: dan moeten ze bijvoorbeeld plots geld uitgeven voor upgrades die ze niet zagen aankomen. Via it asset management kunnen ze dat vermijden." Hoewel de moderne cio overtuigd is van de nood aan it asset management, ziet hij vaak op tegen het vooruitzicht van een lastige en langlopende implementatie. Precies daar wil BDNA het verschil maken met de producten van andere it asset management-leveranciers. "Toegang tot het bedrijfsnetwerk, meer hebben we niet nodig", stelt Ray Homan. "Onze technologie is agentless, waardoor er van een klassieke implementatie of configuratie geen sprake is. Bovendien bieden we de technologie ook in een on-demand model aan. Dan hoeft de klant zich van het technische aspect al helemaal niets aan te trekken." De sterkte van BDNA zit volgens het bedrijf vooral in de combinatie van de technologie die op het bedrijfsnetwerk de aanwezige agents opzoekt en die checkt met een uitgebreide catalogus. Omdat alles via het netwerk verloopt, kan BDNA snel resultaten neerzetten."Ook bij grote organisaties hebben we in minder dan dertig dagen de it assets in kaart gebracht. Op die manier halen we heel snel een groot stuk van de complexiteit van het it asset management weg." Transparantie is hier het sleutelwoord, omdat it asset management de cio toelaat helder te communiceren, zowel naar de ceo als naar de eindgebruikers. "Vraagt een medewerker om een nieuwe laptop, dan krijgt hij onmiddellijk een duidelijk antwoord: je huidige laptop is over negen maanden end of life, dan krijg je een nieuwe. Vroeger was de reactie vaak: we zullen dat even nakijken, waarna de medewerker er nooit meer iets over hoorde." Doordat de cio beter op de hoogte is van dat soort zaken, kan hij gerichter investeren en daarover communiceren met de bedrijfstop. Zo gebruikte KPN de oplossing van BDNA om zicht te krijgen op eerder geoutsourcete it assets die het bedrijf weer wilde insourcen. "Via BDNA wist KPN precies wat er allemaal in gebruik was en hoe het daarmee gesteld was." Het gebruik van een tool voor it asset management bevat tegelijk ook een belangrijke controlefactor. Via it asset management komt aan het licht wie zich niet houdt aan de regels rond het gebruik en de installatie van software, of er inbreuken zijn op de veiligheid, enzovoort. Tegelijk toont it asset management ook aan wie perfect in orde is, waardoor de tool aanleiding kan zijn voor positieve waardering. Wie de beleidslijnen volgt, hoeft van it asset management immers niets te vrezen."Tijdens een eerste set-up bij een klant kwam het gebruik van Cain & Able aan de oppervlakte (een softwaretool om paswoorden te onderscheppen - nvdr). Rode kaken bij de betrokken it'er natuurlijk, al bleek achteraf dat hij met de tool testte of de medewerkers het paswoordbeleid wel goed opvolgden. Stel dat het gebruik van die software niet legitiem was, dan had het bedrijf zonder BDNA nooit geweten dat de tool op zijn netwerk actief was. Of stel dat er een ernstige panne optreedt in het datacenter, maar dat achteraf blijkt dat de hardware niet meer onder garantie is, of dat bepaalde licenties niet in orde waren. Als cio mag je het niet gedroomd hebben dat je dat mag gaan uitleggen bij de ceo." Dries Van Damme