Standaardiseren, de efficiëntie verhogen en de kosten vlot variabiliseren: dat waren de drie belangrijkste criteria voor USG People om in een outsourcingavontuur te stappen met METRI Group en Capgemini. Een unieke samenwerking die zelfs al vóór de aanvang van de outsourcing geslaagd was – en met USG People stevig aan het roer.

Het beursgenoteerde USG People is met een omzet van 3,1 miljard euro in 2010 de vierde grootste leverancier van HR-diensten in Europa, met vestigingen in een tiental landen waaronder Nederland en België. Het hoofdkantoor is gevestigd in Almere, Nederland. USG People verleent gespecialiseerde arbeidsmarktdiensten gericht op de segmenten algemene uitzending, specialistische uitzending, professionele detachering en projecten, HR-services en customer care.

Het bedrijf ondergaat momenteel een fundamentele herstructurering die in drie jaar tijd zijn merkenportfolio van bijna twintig naar vijf internationale merken moet terugbrengen, verdeeld over drie product-marktcombinaties: general staffing, specialist staffing en professionals, en dat dwars over alle landen heen. “We gaan met andere woorden van een landenstructuur naar een merkenstructuur, naar een product-marktcombinatie aansturing”, zegt Marc Surinx, Groep CIO van USG People International.

Met METRI in zee

Begin dit jaar startte USG People een outsourcingproject op met de bedoeling het commoditygedeelte van it uit te besteden om zich meer te kunnen concentreren op de businessondersteunende functies. “De aanloop naar dit project was wel uniek”, zegt Raymond Linkers, director sourcing bij METRI Group. “We hebben in een heel korte doorlooptijd met een zeven-acht partijen aan tafel gezeten waarbij veel achtergrondinformatie over USG People verschaft werkt, anders dan in een normaal rfi-traject. Er werd ook onmiddellijk gevraagd of al in dat stadium een prijs per werkplek kon gemaakt worden. Een bijzonder snelle manier van werken want na amper één maand bleven er maar twee partijen meer over, wat ook betekent dat de investeringskosten voor elk van die partijen veel lager was omdat ze bij wijze van spreken geen half jaar aan het lijntje werden gehouden. Je werkt ook vanaf het allereerste moment aan het vertrouwen door die dialoog, je zit eigenlijk al meer op contractueel niveau zaken af te spreken – en dat was voor mij ook een nieuwe ervaring.”

In eigen beheer houden

Equaterra had een voorbereidende studie uitgevoerd en verwachtte dan ook de leiding van het hele sourcingtraject te krijgen – “maar dat wilden wij niet, wij wilden het leiden met een intern team en dan aanvullen met externen al naargelang de behoeften”, zegt Marc Surinx. “We hebben een multidisciplinair sourcing team samengesteld met mensen van USG People Nederland en corporate erbij, een financial controller, en METRI. Wij deden een beroep op METRI omdat wij iemand nodig hadden met zicht op de sourcingmarkt – elk sourcingbedrijf heeft zijn eigen methodiek, rekent zijn diensten anders aan, en als je dat allemaal wil vergelijken, heb je iemand nodig die daar een kijk op heeft.”

Sedert 1 augustus zijn de operationele it-activiteiten nu uitbesteed aan Capgemini en mede daardoor is de interne it-staff bij USG People Nederland herleid van 126 naar 85 mensen. “Daarmee zijn wij verlost van de operationele it-zorg”, zegt René Bos, directeur IT Services bij USG People Nederland. “Bovendien kunnen wij nu ook onze kosten gaan variabiliseren, en dat is belangrijk in een branche die steeds kortere cycli kent en helemaal mee evolueert met de economische conjunctuur. Doen we het goed, dan komt er wat ruimte voor meer it-kosten, gaat het wat minder, dan willen we ook dat die it-kosten verminderen. Aan alles wat in de ondersteuning van onze operaties niet onderscheidend is naar onze business toe willen we zo min mogelijk aandacht besteden, en dus kiezen we daar voor outsourcing.”

ROI primordiaal

Al van bij de start van het project is volgens René Bos ook de vraag naar de roi gesteld. “We zijn een zeer servicegerichte organisatie, dat moet als arbeidsbemiddelaar, maar je kan ook te ver gaan en het overzicht verliezen. Je levert een waaier van diensten naar heel veel partijen en vraagt je soms niet meer af of al die services nog wel toegevoegde waarde leveren aan ons eindproduct. Door alles nu strak in een regiemodel te organiseren met een partij als Capgemini word je er toe aangezet er toch even over na te denken telkens je een nieuw product of dienst wil opstarten, over wat het kost om het te ontwikkelen en te ontplooien en wat het opbrengt. Zo maak je iedere keer weer heel kleine businesscases zonder dat het altijd heel lange trajecten hoeven te zijn, geen bureaucratie, zo lean and mean mogelijk.”

Elke businesscase wordt volgens Marc Surinx nu ook op zeer regelmatige basis herbekeken – “en juist daarom is het belangrijk dat je vanaf dag één je eigen team erop zet en het niet uitbesteedt aan iemand anders die alles voor jou doet want dan heb je die kijk en die controle niet.”

Frans Godden