"Het EPD kan u zien als het hart dat het hele ziekenhuis aanstuurt. We moeten dat hart nu uit het systeem halen en vervangen door een ander, terwijl het ziekenhuis gewoon blijft voortdraaien," licht Cristiaan Polet de operatie toe. Het 17 jaar oude, bestaande EPD is 'end-of-life': de technologische basis is verouderd.

Flexibele mogelijkheden

Na een openbare aanbesteding viel de keuze op Millenium van het Amerikaanse bedrijf Cerner. Projectleider van UZ Gent, Dirk Lemaitre: "Cerner is de nummer één in de wereld voor ziekenhuissoftware. In hun standaardproduct zitten de intelligentie en de kennis van al hun klanten verwerkt. Maar wat ze aanbieden is eigenlijk een toolbox. Die biedt ons de mogelijkheden om de eigen workflow en de eigen content vast te leggen. We gaan op zoek naar de best practices die het product aanbiedt. Tegelijk willen we onze eigenheid bewaren, bijvoorbeeld door voor onze gebruikers herkenbare terminologie te gebruiken." Een belangrijk argument om voor Millennium te kiezen was dat het uitgebreide mogelijkheden biedt om met de patiënt te communiceren en informatie uit te wisselen, stipt Polet aan. En het UZ Gent is ook een onderzoekinstituut: "We zitten op een berg data die we meer willen gebruiken door er meer structuur in te brengen. Ook op dat vlak is heel wat expertise bij Cerner aanwezig." Een toekomstgericht EPD moet ook Clinical Decision Support en intelligente waarschuwingssystemen bieden. "De eerste vraag die we van onze artsen kregen was of er medicatiebewaking in het nieuwe EPD zat", vertelt Lemaitre.

Netwerk

Vroeger leken grote internationale bedrijven amper geïnteresseerd in een kleine markt als België maar daar lijkt verandering in te komen. "Een belangrijk punt in onze beslissing was dat Cerner zich wilde engageren voor België. Ze verzekeren ons dat het aangeleverde systeem in overeenstemming zal zijn met de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR of General Data Protection Regulation) die volgend jaar van kracht wordt. Het EPD zal communiceren met het eHealth-platform, weten welke medicatie in België voorhanden is, kunnen werken met onze administratieve diensten enzovoort."

Ook het UZ Antwerpen en AZ St-Lucas Gent kozen intussen voor Cerner. Nog andere ziekenhuizen volgen, denkt Polet. Dat vergroot de basis die de firma in ons land heeft. "Maar Cerner heeft zich nog nooit teruggetrokken uit een land waar een ziekenhuis klant was."

Big Bang

Ondertussen is het transitietraject begonnen. "We zullen landen in 2019. We kiezen voor een strakke planning", vertelt Lemaitre. Tot februari 2018 geeft het UZ Gent alle benodigde gegevens door over de 'current state'. Daarmee gaat Cerner dan aan de slag om een voorstel te doen voor de 'future state' aan de hand van best practices. Dan begint het grote werk, de vervanging van het bestaande EPD. "Het EPD is de kern van alle zorgtoepassingen: het medisch dossier van de arts, het verpleegkundig dossier, en de dossiers van andere zorgverleners. Daarrond zitten andere toepassingen, waaronder logistieke systemen, zoals voor medicatie, het reserveren van bedden of de keuken. Als een patiënt wordt opgenomen, of van een afdeling naar een andere verhuist, moeten alle systemen 'real time' volgen." De continuïteit moet de hele tijd verzekerd blijven. Sommige departementen van het ziekenhuis werken met zeer gespecialiseerde software en die moet ook geïntegreerd worden. "Maar daarbij is de Cerner-technologie ook een pluspunt", stipt Lemaitre aan. Daarnaast moet het bestaande facturatiesysteem blijven lopen. "Dat is een gigantische opgave", onderstreept Polet. Uit de registratie in het EPD worden, naast de te factureren prestaties, de codes gepuurd voor de Minimale Ziekenhuisgegevens die aan de FOD Volksgezondheid worden geleverd. De zorgverleners geven de codes niet in, de software maakt de koppeling op de achtergrond. Dat moet een nagenoeg volledig automatisch proces worden met ICD10BE en, in de toekomst, Snomed CT. Voor beide biedt de technologie van Cerner ondersteuning.

Het UZ Gent kiest bij de transitie alvast voor een big bang. "We gaan de datamigratie testen, en testen, en testen, totdat de error rate zo goed als nul is. Als in 2019 alles klaar is om over te stappen, zal de overstap op het nieuwe EPD op enkele uren beklonken moeten zijn", schetst Lemaitre het plan. Het kan ook niet dat sommige afdelingen al met het nieuwe systeem draaien terwijl andere nog in het oude zitten. "De waarheid op de dienst spoedgevallen of in het OK is dezelfde als in de opnameafdeling en in het dagziekenhuis", aldus Polet.

Wouter Colson (eerst geplubliceerd in de Artsenkrant)

"We zullen landen in 2019. We kiezen voor een strakke planning"