Een jaar geleden startte het universitair ziekenhuis Leuven met het digitaliseren van zijn gigantisch medisch archief. Op anderhalf jaar tijd worden meer dan 100 miljoen pagina’s onder handen genomen.

Tot voor kort werden van alle patiënten papieren dossiers bewaard in het centraal medisch archief (cma) van het UZ. Deze manier van werken heeft zijn beste tijd echter gehad heeft: er kruipt veel tijd en geld in, terwijl de meeste nieuwe gegevens sowieso elektronisch beschikbaar zijn in het elektronisch medisch dossier (EMD) waarin dokters en verplegend personeel allerlei informatie over patiënt en behandeling kunnen registreren en raadplegen.

“Twee jaar geleden werd beslist om het grootste deel van het papieren archief in te scannen”, aldus professor Erwin Bellon van de dienst Informatiesystemen, “zodat alle informatie over een patiënt, ook de oude, in één consistent digitaal systeem ter beschikking kan worden gesteld. Louter inscannen van papier levert je geen elektronisch medisch dossier op maar in ons geval was het EMD al het belangrijkste systeem en is dit project als het ware het sluitstuk erop.”

Het scannen wordt uitbesteed aan een externe partij, en ging van start in september 2007. Tegen april 2009 zouden alle oude maar nog actieve dossiers volledig digitaal moeten zijn. Na een kwaliteitscontrole van de ingescande gegevens, worden de papieren equivalenten vernietigd.

“Alleen al de omvang maakt de operatie erg spectaculair”, vindt Bellon. “Als alles volgens plan verloopt, zullen op anderhalf jaar tijd 1.250.000 oude dossiers onder handen genomen zijn. We spreken dan over meer dan 100 miljoen pagina’s. Elke seconde, dag en nacht, worden er 3 bladzijden ingescand, verwerkt en opgeladen in de databases van het EMD.”

De documenten worden verzameld op centrale schijvensystemen. “Eén kopie van de gescande dossiers is goed voor 30 terabyte aan opslagcapaciteit”, klinkt het nog. Samen met de voorzieningen voor redundatie hebben we voor dit project 100 terabyte voorzien. Dat is niet min, maar diensten zoals radiologie, cardiologie en nucleaire geneeskunde produceren elk jaar ook meer dan 20 terabyte aan medische beelden. En we hebben vele honderden terabyte online.”

Papierarm

Hoewel het inscannen van historische gegevens de papierberg stevig indamt, betekent dat niet dat er helemaal geen papier meer gebruikt wordt in het ziekenhuis. Naast de grote toestroom van papier van buitenaf zijn er nog steeds toepassingen waarbij notities op papier het handigst blijken, of waarvoor het elektronisch equivalent nog moet worden ontwikkeld.

Nieuwe papieren worden ge-scand door de eigen centrale scandienst van UZ Leuven. Iedere dag wordt er een stapel van meer dan twee meter hoog verwerkt. De nieuwe instroom betreft recente en dus erg belangrijke informatie. Wanneer een patiënt zich aanmeldt, wordt automatisch een ‘schutblad’ met barcodes afgedrukt. Nieuwe papieren van consultaties en hospitalisatie-eenheden worden achter dat schutblad gestoken zodat de computer automatisch herkent bij welk dossier ze horen. Papieren die per post binnenkomen worden eerst ingescand en achteraf door een operator aan de juiste patient toegewezen. Daarbij suggereert de computer, door het herkennen van een geboortedatum of een identificatienummer, vaak zelf al een patiënt.

Intern ontwikkelde software

“In een project met deze impact is het belangrijk dat we alle schakels in de gehele keten onder controle hebben, en dat we doorheen het hele proces it en organisatie op elkaar kunnen afstemmen,” benadrukt Michel Feron van de dienst Informatiesystemen. Dat verklaart waarom veel van de software intern werd ontwikkeld. Zo ook de ‘viewer’ waarmee artsen en verpleegkundigen de ingescande dossiers altijd en overal kunnen raadplegen. Vanuit een overzicht van alle gescande papieren per patiënt kan de gebruiker de relevante gegevens vinden door visuele herkenning, of door te filteren op dienst, contact, trefwoord of datum.

“Momenteel worden zowat alle artsen en verpleegkundigen ‘getroffen’ door de implementatie”, bevestigt Bellon. “Voor de gebruikers lijkt het ook of alles eigenlijk al ingescand is, omdat we de dossiers van patiënten die we verwachten, met voorrang laten behandelen. Op dit ogenblik is de helft al verwerkt.”

Beheer en presentatie van de ingescande dossiers is volledig geïntegreerd binnen het bestaande EMD. Michel Feron besluit: “Het systeem kan ook evolueren en uitgebreid worden naar andere toepassingen. Zo zijn we recent nog begonnen met het scannen van de personeelsdossiers, en ook -documenten binnen het centrum voor menselijke erfelijkheid worden gedigitaliseerd. Daarnaast blijven we ervoor zorgen dat er steeds meer zaken rechtstreeks in het EMD kunnen worden ingegeven. Zo kunnen we de papierstroom nog verder indijken.”

De collega’s van Kanaal Z brengen in oktober een reportage over documentscanning in UZ Leuven.

Frederik Tibau