Van 1.0 naar 2.0, van replicatiemodel naar webtoepassing, van houten vleugels naar straaljager. Dat is wat de overstap van de ‘Ikaros’-applicatie bij Kind & Gezin naar ‘Mirage’ zou moeten zijn.

Het is voor het eerst dat ze bij Kind & Gezin, het agentschap van de Vlaamse overheid dat ouders hulp en advies biedt rond het welzijn van hun kinderen, voor een ict-project loskomen van ‘antieke’ benamingen als Ikaros en Osiris. Mirage klinkt inderdaad wat flitsender. De betekenis – ‘Modulair Informatiesysteem met Real-time Access tot Gegevens’ – is er naderhand op gekleefd.

Niet dat het er vroeger minder innovatief aan toe ging, zegt afdelingshoofd ICT Leo Van Loo. “Ikaros was 10 jaar geleden behoorlijk geavanceerd. Wij hebben 800 verpleegkundigen en gezinsondersteuners, verdeeld over 64 regio’s in Vlaanderen. Die hadden toen al allemaal een laptop, wat nog zelden gezien was. Op die laptop, in de applicatie Ikaros, registreerden zij gegevens van hun huisbezoeken en consultaties. Via nachtreplicatie langs de regioservers werden die gegevens tot in het centrale systeem verspreid. Replicatie was enkel mogelijk in één van de regiohuizen.” Dat model lijkt nu wat gedateerd, geeft Van Loo toe. “Het is 10 jaar oud, applicaties zijn stilaan ‘end-of-life’, onderhoud wordt duurder. Bovendien is het erg moeilijk om het systeem aan te passen. Dat vraagt bijzonder veel ontwikkel- en uitrolwerk.”

Webapplicatie

Eind 2004 werd de knoop doorgehakt: het replicatiemodel ging overboord en de boel moest een pak makkelijker aan te passen zijn. Zo rijpte het idee voor een webapplicatie. De voordelen zijn legio: “De regioteamleden kunnen zo bijna rechtstreeks gegevens invoeren in de databanken, waardoor die onmiddellijk voor iedereen beschikbaar zijn”, zegt Van Loo. “Bovendien kunnen we de regioservers uitschakelen, een hele opluchting op hardwarevlak. En de 350 consultatiebureaus hebben draadloos internet gekregen.” Projectleider Gunter Loos spreekt van stap 2.0 in de automatisering van Kind & Gezin. “10 jaar geleden gingen we van papieren registratie naar een elektronisch dossiersysteem. Nu kunnen we naast de registratie ook de processen van de dienstverlening aanpakken en ondersteunen. Toch een belangrijke uitbreiding.”

Het Mirage-project startte met een ‘definitiestudie’ om overal – bij het werkveld, het beleid, … – te polsen naar de noden en vereisten. Ook de resultaten van de proefprojecten in 2005 werden daarin geïntegreerd. In 2006 werden de technologische keuzes gemaakt: J2EE als standaard, Flex van Adobe ten nadele van Ajax, Granite, JBoss application servers, Oracle 11-databanken, bladeservers op een san, 13-inch-laptops (Dell).

2007 betekende de start van de ontwikkelingen en het veranderingstraject. “Naast de technologie is dat toch wel een belangrijke poot van het project: we zijn heel veel aan het leren op vlak van veranderingsmanagement”, vindt Loos. Ook op de ‘business-IT alignment’ werd gelet, zegt Van Loo. “Er is niks in dat pakket gekomen zonder dat de business daarover bevraagd is. Maar we hebben wel gemerkt dat dit ook zijn limieten kent. Want als het project op dit moment vertraging heeft ( één jaar, nvdr), dan is dat voor een groot stuk daaraan te wijten. Allemaal mooi dus, maar je moet wel nog opleveren.”

3G

Ook een opvallende keuze: die voor 3G-technologie in de laptops van de verpleegkundigen op de baan. “Dat was destijds een beredeneerde gok”, aldus Van Loo. “Maar ik denk dat 3G nu werkt. Nadeel is dat je gebonden bent aan de dekking van de providers.” En wat als er geen dekking is? Loos: “We hebben 2 pistes. Enerzijds de papieren piste, om dan nadien die registratie in het systeem te doen. Anderzijds onderzoeken we om via Flex met ‘uitgestelde synchronisatie’ te werken.”

“Maar is het sop de kool waard?”, pikt Van Loo in. “Hebben we zodanig veel plaatsen zonder dekking dat het de moeite is om dat spoor te volgen? Als ik naar de providers luister, zitten we met een dekkingsgraad van 95 tot 99 procent. Dat lijkt me wat optimistisch. Maar ik hoop toch dat we in niet meer dan 5 procent van de gevallen zonder dekking moeten werken. De vraag is ook hoe haalbaar het is voor die paar situaties om een aantal dingen op te schrijven.”

Fase 2

Fase 1 van het project wordt in januari 2010 opgeleverd. Er werken 15 mensen voltijds op het project. Trasys doet de analyse, Cronos de ontwikkeling, binnen het eigen ict-raamcontract van Kind & Gezin. De projectleiding blijft bij Kind & Gezin, en intern volgen 3 mensen de ontwikkeling op de voet om naderhand, in fase 2, te kunnen instaan voor het onderhoud. Het project is goed voor een achtste van het totale ict-budget ( 8 miljoen euro, nvdr) van Kind & Gezin.

In fase 2 zijn connecties met verschillende andere systemen gepland (onder meer dat van het CLB, met eBirth, …), maar 2010 zal waarschijnlijk voor een groot deel gespendeerd worden aan bugfixing en verbetering van de gebruiksvriendelijkheid. De aandacht verschuift dan ook naar een volgend project, Osiris genaamd. En ook een nieuw datawarehouse bovenop Mirage en het erp-pakket (SAP), met rapportering via Business Objects, staat op stapel. “Maar nu moeten we erdoor”, aldus nog Van Loo. “We moeten een applicatie afleveren die werkt en die 99 procent van de vereisten omvat. Dan hebben we de ruimte, ook budgettair, om afwegingen te maken.”

Stefan Grommen