Een nieuw pand en een contract met de vorige telefonieleverancier dat op zijn einde liep: het leek voor Polytra dan ook het ideale moment om een offerteaanvraag uit te sturen. Integrator SieCom wist indruk te maken met zijn demo, en snoepte het contract voor de neus van onder meer Nortel en Belgacom weg.
...

Een nieuw pand en een contract met de vorige telefonieleverancier dat op zijn einde liep: het leek voor Polytra dan ook het ideale moment om een offerteaanvraag uit te sturen. Integrator SieCom wist indruk te maken met zijn demo, en snoepte het contract voor de neus van onder meer Nortel en Belgacom weg. SieCom installeerde op de Polytra-hoofdzetel in Berchem een HiPath OpenOffice unified communications-oplossing van Siemens. Inbellende klanten worden daardoor automatisch naar de pc van de gebelde medewerkers geleid: een zestigtal in totaal. In totaal zijn er zo'n 75 ip-phones in gebruik: Siemens OpenStage-toestellen van de nieuwste generatie. "Niet onbelangrijk voor ons, want een voordeel daarvan is dat ze ook op luidspreker voldoende kwaliteit bieden", zegt Geert De Wilde, general manager bij Polytra. Onder meer de vergaderzalen werden dan weer met mobiele toestellen uitgerust en enkelen verkozen om te bellen met headsets. De geïnstalleerde oplossing is helemaal gebaseerd op 'presence'. "Het grote voordeel daarvan is dat elke medewerker kan zien waar zijn collega's zich op dat moment bevinden en of ze vrij zijn. Zo kan een klant meteen naar een beschikbare medewerker doorverbonden worden, wat heel wat efficiënter verloopt dan vroeger", zegt Geert De Wilde die aangeeft ook sterk te geloven in een 'one number service'. "Iedereen bij ons is bereikbaar via één nummer. Dat maakt het voor de klant bijzonder gemakkelijk, en bovendien kunnen de gsm- en thuisnummers op die manier verborgen blijven. Daarmee willen we ook inspelen op de trend om te werken vanop meerdere locaties. Zo maakt het wat de bereikbaarheid betreft eigenlijk niet veel meer uit of iemand op kantoor, in het bijkantoor in Brussel of thuis aan het werken is." Een expeditiebedrijf zoals Polytra heeft een heel internationaal karakter: integratie is dan ook ontzettend belangrijk. "Wat zeker in onze keuze voor SieCom meespeelde, is de verregaande integratie van fax. Inkomende faxen kunnen nu meteen doorgestuurd worden naar collega's en vanuit Word kunnen faxen verstuurd worden. Fax is in onze sector nog steeds ontzettend belangrijk", zegt Geert De Wilde. "Dat die nu mee in het communicatieportaal van de werknemers opgenomen zitten, creëert heel wat productiviteitswinst." Soms kan en moet het snel gaan: het contract werd begin juli ondertekend en de verhuis naar het nieuwe pand lag al vast op dertien september. Er moest dus snel geschakeld worden, maar Geert De Wilde kijkt tevreden terug: "De eigenlijke installatie was zelfs op een goede week rond." Wel geeft Geert toe dat een aantal mensen binnen enkele afdelingen aanvankelijk weigerachtig stonden tegen de invoering van de nieuwe manier van communiceren. "Dat waren met name de oudere medewerkers. Dat hebben we opgelost door eerst training te geven aan enkele - jongere - 'key users'. Wanneer zij voldoende weg waren met het systeem, hebben zij de overige gebruikers over de streep getrokken door hen mee op te leiden." Wat de totale investering betreft, blijft De Wilde op de vlakte. "Toch zijn we ervan overtuigd dat we een snelle return on investment zullen krijgen. De productiviteit van de medewerkers is bijvoorbeeld sterk gestegen: dat merken we nu al. Uiteindelijk zijn het ook vooral interne it-kosten. De HiPath OpenOffice hebben we in een huurformule gegoten, en dat maandelijks bedrag kost ons minder dan onze vorige telefoonoplossing." Overigens installeerde SieCom ook simboxen om de gsm-kosten binnen de perken te houden. "En ook al worden de nummers van de gsm niet meegestuurd, toch kan via de ingebouwde routingtabellen alsnog de juiste persoon bereikt worden.". Een bijkomend voordeel is volgens De Wilde dat de deur nu ook op een kier staat om met meerdere telecomproviders te werken. "Nu zitten we nog uitsluitend bij Belgacom, maar we zijn al met een oefening gestart om daar verandering in te brengen. Uiteindelijk is het toch vooral de communicatiekost die je onder controle dient te krijgen." Op termijn wil de general manager van Polytra graag ook de BruCargo-mensen toegang geven tot het systeem. Via een rechtstreekse vpn-verbinding moet dat in principe mogelijk zijn zonder dat er een remote inlogprocedure nodig is.Kristof Van der Stadt