In de zomer van 2008 besliste de VMW met het toenmalige Dolmen - intussen RealDolmen - in zee te gaan voor de hosting van haar servers. "Het is een activiteit die we als waterbedrijf niet als een kerntaak beschouwen", stelde Jan Hammenecker, directeur bedrijfssystemen en communicatie bij de VMW. Eind 2009 was de migratie afgerond. "Het doel bestond erin het serverbeheer te professionaliseren." Door de servers bij een externe partner onder te brengen, creëerde de VMW meer zekerheid op het vlak van bedrijfscontinuïteit.
...

In de zomer van 2008 besliste de VMW met het toenmalige Dolmen - intussen RealDolmen - in zee te gaan voor de hosting van haar servers. "Het is een activiteit die we als waterbedrijf niet als een kerntaak beschouwen", stelde Jan Hammenecker, directeur bedrijfssystemen en communicatie bij de VMW. Eind 2009 was de migratie afgerond. "Het doel bestond erin het serverbeheer te professionaliseren." Door de servers bij een externe partner onder te brengen, creëerde de VMW meer zekerheid op het vlak van bedrijfscontinuïteit. Bovendien wist het bedrijf zo te vermijden dat het zijn serverpark mee zou moeten nemen wanneer de VMW later dit jaar naar een nieuwe locatie verhuist, in de buurt van het Brusselse Noordstation. "Omdat we de operationele ondersteuning van het serverpark niet langer zelf uitvoeren, is bij de eigen ict'ers ook tijd vrijgekomen om aan andere activiteiten te besteden. Zo krijgt ict bij ons een meer strategisch karakter, waarbij we meer mee gaan denken met de business. Er is nu meer ruimte voor analyse." De migratie verliep in een voor de VMW niet bepaald rustige periode. "We hebben ons in het begin wat mispakt", geeft Hammenecker toe. "Eigenlijk was dit niet één groot project, maar een geheel van 35 projecten - één voor iedere applicatie." Net voor de migratie kwam Bert De Winter aan boord als de nieuwe cio van de VMW. Zijn eerste grote beslissing bestond erin de geplande big bang te vervangen door een gefaseerde migratie. "Dat had uiteraard een impact op onze werkwijze. We moesten meer aandacht hebben voor budgetbeheer, aangezien het langer zou duren voor we de overstap naar RealDolmen zouden afronden." Tegelijk moesten ook de leveranciers van de applicaties resources vrijmaken om voor de VMW alle applicaties te herinstalleren op de nieuwe omgeving. Op die manier vermeed het bedrijf de historische vervuiling uit het eigen serverpark gewoon mee te nemen naar RealDolmen. Bovendien kon de VMW zo ook werk maken van de documentering van de applicaties. Dat was in het verleden te weinig gebeurd. "In de praktijk zaten we voor dit project dus eigenlijk met een kleine veertig partijen aan tafel, en niet enkel met RealDolmen", zegt Jan Hammenecker. Toch speelt RealDolmen in dit dossier de hoofdrol. RealDolmen beschikte zowel infrastructureel als applicatief over de nodige kritische massa om het project aan te kunnen, terwijl ook de prijs-kwaliteitverhouding beter zat dan bij de concurrentie. Verder had de keuze voor RealDolmen ook veel met virtualisatie te maken. Van de 35 applicaties is er bij de overstap naar RealDolmen maar eentje dat niet in een virtuele omgeving werd ondergebracht. "We zijn vrij vroeg in het verhaal van de virtualisatie meegestapt", zegt Bruno Segers, de ceo van RealDolmen. "Twee jaar geleden waren de meeste andere leveranciers daar niet klaar voor. Tegelijk bood het project bij de VMW ons de gelegenheid om onze kennis rond virtualisatie in de praktijk verder uit te bouwen." Het migratieproject is goed voor zowat tien procent van het jaarlijkse budget dat de VMW aan ict besteedt. Bekijken we enkel het exploitatiebudget, dan gaat twintig procent daarvan naar RealDolmen. De exploitatie van het serverpark kost de VMW ongeveer 2,5 miljoen euro, gespreid over drie jaar. Daarnaast betaalt de VMW ook 350.000 euro exploitatiekosten voor het beheer van het wan. In de praktijk blijft het wan bij Telenet, maar RealDolmen treedt op als contactpunt voor de VMW. Dat er door de consolidatie van het serverpark meer aandacht zou gaan naar het wan, is trouwens niet meer dan logisch. "De VMW is erg decentraal georganiseerd", legt Jan Hammenecker uit. "We zitten verspreid over dertig gebouwen. Het netwerk is voor ons dan ook heel belangrijk, zeker wanneer je weet dat we op zowat elke locatie veel met zware geografische bestanden werken." Dat RealDolmen en de VMW de eerste fase van de uitbesteding - de eigenlijke migratie van het serverpark - intussen naar verwachting hebben afgerond, schrijven beide partijen onder meer toe aan de duidelijke communicatie die ze hebben gevoerd. "We hebben op vaste tijdstippen structureel overleg gepleegd, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau", zegt Bruno Segers. "Hier hadden opdrachtgever en opdrachtnemer duidelijk een identiek zicht op de stand van zaken. Er was ook een ondubbelzinnige gemeenschappelijke doelstelling." RealDolmen kapitaliseert met het project duidelijk zijn vroege instap in virtualisatie. Daar had het bedrijf ook al vroeg de competentie voor in huis. "Dat moet ook", stelt Segers. "Zonder die competentie lopen de kosten snel op. Dan zou de klant dubbel uitgeven wat hij met virtualisatie bespaart." Dries Van Damme"Eigenlijk was dit niet één groot project, maar een geheel van 35 projecten - één voor iedere applicatie."