De outsourcing van HR-processen biedt een mogelijk antwoord op de huidige conjunctuur, stelt NorthgateArinso. Al kiezen bedrijven daarbij wel vaker dan voorheen voor pinpoint outsourcing.

NorthgateArinso is een internationaal bedrijf dat HR-software en -diensten levert. Het ontstond toen het Britse Northgate twee jaar geleden de Belgische speler Arinso overnam. NorthgateArinso is op zijn beurt in handen van het Amerikaanse private equity bedrijf KKR. “Outsourcing komt bij ons in vele smaken en kleuren”, zegt Michael Custers, Vice President Global Marketing bij NorthgateArinso. “Het gaat om een breed spectrum: van de outsourcing van één it-component van de HR-omgeving, tot complete business process outsourcing (bpo).” België heeft volgens Custers een speciale band met de outsourcing van HR-taken. “De sociale secretariaten die we in België kennen, bestaan in het buitenland niet.” Bedrijven zijn daar verplicht zelf voor onder meer hun loonadministratie in te staan, of daarvoor met een dienstverlener samen te werken.

“Er is vandaag zeker meer interesse voor bpo”, stelt Michael Custers. “Alleen gaat daar een lang voorbereidingstraject aan vooraf. ‘Ken jezelf’ is de belangrijkste voorwaarde om met outsourcing te kunnen beginnen. ‘Your mess for less’ is niet wat een leverancier als NorthgateArinso op zich wil nemen.” Dienstverleners die voor bedrijven bepaalde taken of processen uitvoeren realiseren een zekere schaalgrootte. Daardoor kunnen ze de dienst aanbieden tegen een prijs die lager ligt dan wanneer de klant het proces in eigen beheer zou houden. Bovendien kan de dienstverlener alle activiteiten van zijn klanten centraliseren, standaardiseren en naar een financieel interessante near-shore- of offshorelocatie overbrengen. “Kostenreductie blijft een belangrijke driver, zeker vandaag. Bij Belgische bedrijven is het schaaleffect soms wat ver te zoeken, maar binnen een internationale context kom je meestal wel snel aan een business case. Andere drijfveren voor outsourcing zijn de verlaging van de complexiteit en het nastreven van standaardisatie.”

Breder werkveld voor HR-uitbesteding

Vroeger moest een bedrijf vaak een vrij grote weerstand overwinnen om met outsourcing te kunnen starten. De crisis heeft de zogenaamde politieke correctheid op dat vlak snel doen vervagen. “In de HR-markt is outsourcing niet langer een zwaarbeladen term. Nearshoring en offshoring blijven dat voorlopig wel nog”, aldus Michael Custers. In de huidige economische conjunctuur zouden bedrijven bovendien geneigd zijn af te stappen van zware bpo-projecten, en zich te concentreren op kleine oefeningen met snelle en zichtbare resultaten. “Klopt”, zegt Custers, “maar het domein waarin die pinpoint outsourcing plaatsvindt, is wel ruimer dan vroeger.” We kunnen HR namelijk makkelijk opdelen in twee domeinen: alles wat met de administratie te maken heeft, zoals payroll, tijdregistratie en extralegale voordelen, en alles rond talentmanagement, zoals rekrutering en performantiebeheer. “Vroeger bleef outsourcing beperkt tot het administratieve luik. Vandaag zien we dat steeds meer bedrijven ook de taken van het luik talentmanagement uitbesteden.”

Interesse voor zogenaamde multi-tower outsourcing – waarbij het bedrijf in één beweging vier à vijf processen uitbesteedt – is er vandaag ook. “Dat creëert echter een niet te onderschatten extra werkdruk. De begeleiding van het project komt immers bovenop het werk van alledag.” Een multi-tower project is dan ook een behoorlijk zware oefening, vaak met een roi van twee jaar of meer. Vandaar dat de gelaagde benadering van outsourcing vandaag toch meer de voorkeur krijgt. “Via pinpoint outsourcing start het bedrijf met één proces. Daarna bouwt het daar stap voor stap op verder, eerder dan voor één grootschalig transformatieproject te kiezen. Dat is meteen ook één van de voordelen van outsourcing. Het is nooit een kwestie van alles of niets. Het bedrijf kiest zelf hoe ver het wil gaan, met welke processen, enzovoort. Vergelijk het met een mengpaneel: het bedrijf beweegt de faders tot het de goede mix heeft gevonden.”

tekst: Dries Van Damme