De Vrije Universiteit Brussel telt vandaag meer dan 12.000 studenten die volop meesurfen op de online revolutie. De universiteit gebruikt al jaren een openbron-mailplatform, maar dat heeft vandaag zijn beperkingen op verdere uitbreiding van functionaliteit. Tegelijk is er vandaag meer nood aan online samenwerkingstools die efficiënter zijn dan het heen-en-weer mailen van bestanden. Daarom ging de universiteit op zoek naar een oplossing waarbij de keuze viel op Google Apps.
...

De Vrije Universiteit Brussel telt vandaag meer dan 12.000 studenten die volop meesurfen op de online revolutie. De universiteit gebruikt al jaren een openbron-mailplatform, maar dat heeft vandaag zijn beperkingen op verdere uitbreiding van functionaliteit. Tegelijk is er vandaag meer nood aan online samenwerkingstools die efficiënter zijn dan het heen-en-weer mailen van bestanden. Daarom ging de universiteit op zoek naar een oplossing waarbij de keuze viel op Google Apps. Het gebruik van Google Apps for Education is gratis voor onderwijsinstellingen. De consumentenversie van Apps is dat ook, toch kan het via de universiteit nog beter. Zo heeft de VUB een contract met Google waarin onder meer de privacy van de gebruikers wordt gegarandeerd. Zo worden hun data niet gebruikt voor advertentiedoeleinden. De ontvangst bij de studenten is in het algemeen positief. "Bij de studenten Geneeskunde is er een oefensessie van een uurtje geweest en toen was iedereen er mee weg", legt Erik Smets, zelf student Geneeskunde, uit. "Zelfs tegenstanders van het project waren er vrij snel van overtuigd dat het een betere oplossing is dan via de bestaande webmail alles door te sturen." Een van de grote voordelen is dat Google Apps vanuit de browser werkt en meteen op alle gangbare platformen (smartphones, tablets, Mac, pc...) werkt. Iets wat Raf Vandensande, cio van de Vrije Universiteit Brussel, bevestigt. "We hebben geen opmerkingen gehad over dat er iets niet zou werken op een bepaald platform. Of dat nu op iPad of een smartphone of een ander toestel is. Dat is iets wat Google vrij goed onder controle heeft." Op zich is die functionaliteit niet onbelangrijk voor een onderwijsomgeving want gezien elke student zijn eigen toestellen gebruikt, kan je de universiteit zien als een grote byod-omgeving. Wie Google Docs naast Microsoft Word legt, merkt al snel dat die laatste een veelvoud aan mogelijkheden biedt. Al hebben de studenten daar naar eigen zeggen weinig last van. "De meeste studenten gebruiken zelden iets ingewikkelder dan een inhoudstafel of een tabel", zegt Smets. "Meestal kan je alles vrij snel vinden en bovendien kan je extra info over functionaliteiten terugvinden op internet." Ook Sofie Van Regenmortel, studente Agogische Wetenschappen, bevestigt dat: "Als ik in Word iets geavanceerd wil doen, dan moet ik het daar ook nog gaan opzoeken." Ook een vrij standaard toepassing als de agendafunctie in Google Apps kan op bijval rekenen. Zo kan een student een gepersonaliseerd lesrooster laten synchroniseren met Google Agenda. Niet evident gezien veel studenten een individueel traject volgen dat sterk kan afwijken van het standaard lessenpakket. "Als er iets verandert of er valt een les weg, dan wordt dat meteen aangepast. Je kan wijzigingen zelfs per sms ontvangen, wat het ook voor mensen zonder smartphone handig maakt", zegt student Erik Smets. Naast zijn bestaand mailplatform gebruikt de VUB ook het leerplatform Pointcarré. Al is het niet de bedoeling dat Google Apps dit gaat vervangen. Dit blijft het officieel communicatieplatform tussen studenten en docenten, onder meer voor het delen van pdf's en presentaties. Ook is het niet de bedoeling om via Google afstandsonderwijs te stimuleren. "We willen onze studenten met deze tools beter laten samenwerken om ze te wapenen voor de arbeidsmarkt. Maar het is niet de bedoeling dat we lessen gaan vervangen door Hangouts (de online videochat van Google, nvdr)," zegt Vandensande. Een bijkomend voordeel is dat veel studenten de Google-diensten al gebruikten en zo de interface kennen. Al biedt het volgens Van Regenmortel ook voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld Dropbox. "Daar zit je met het probleem dat mensen soms documenten, al dan niet onbewust, verwijderen of mappen verplaatsen. Iedereen kan dat beheren terwijl je in Google Drive een read-only functie hebt." Op vlak van collaboratie biedt Google Apps nog een aantal niveaus. Zo kan je een document openbaar maken, maar even goed enkel voor VUB-studenten en personeelsleden. Wie in kleine groepen werkt kan dan weer enkel die leden of opleidingen selecteren, zolang elke gebruiker maar over een Google-account beschikt. In principe is het zelfs mogelijk om daar 'gewone' accounts (van buiten het VUB-domein) aan toe te voegen, of om oude accounts van afgestudeerden actief te houden om zo de alumniwerking levendig te houden. Het testproject zelf ging in november van start. De VUB koos voor de test met Google Apps, mee verwezenlijkt door Capgemini, na de positieve resultaten bij de VDAB. Daarnaast speelden ook het gebruiksgemak en de prijs een rol want de universiteit heeft ook andere pakketten bekeken waaronder Office 365. "Hier heeft Google Apps het voordeel dat het gratis is, tegenover een betalend abonnement bij Microsoft. Tegelijk is het met Google makkelijker om over te schakelen tussen verschillende toestellen", zegt Vandensande. De test met honderd studenten is intussen positief geëvalueerd. Nu wordt er een procedure opgestart om Google Apps voor iedereen op de VUB beschikbaar te stellen. Als dat goed verloopt dan kunnen alle 12.000 studenten, vanaf volgend academiejaar met de collaboratietools aan de slag.Pieterjan Van leemputten