Wabco mag dan oplossingen bedenken voor vrachtwagens, het management van het bedrijf reist een pak minder dan voorheen. Computacenter voorzag het nieuwe hoofdkwartier van Wabco van de nodige ict-infrastructuur, met onder meer een sleutelrol voor videoconferenties.

Wabco is een wereldwijde marktleider in voertuigtechnologie. Het bedrijf ontwikkelt en produceert onder meer rem- en ophangingssystemen voor vrachtwagens. Vanuit het hoofdkwartier in Brussel leidt Peter Bal – eind 2015 door Data News verkozen tot cio of the year – een team van 200 ict’ers, aangevuld met 110 medewerkers in de shared service centers van Wabco in Polen en India.

“De directe aanleiding voor het project rond collaboration was de verhuizing van ons hoofdkwartier naar zijn huidige locatie”, vertelt Peter Bal. “Onze eerste doelstelling was uiteraard dat die verhuizing vlekkeloos zou verlopen. Tegelijk hebben we van de gelegenheid gebruik gemaakt om over te stappen naar een nieuwe ict-omgeving, toegespitst op productiviteit en samenwerking.” Wabco is een internationale speler. Het bedrijf telt ongeveer 12.000 medewerkers in 38 landen. “Dat zorgt voor een context waarin we heel nauw samenwerken met collega’s van over de hele wereld”, zegt Peter Bal. Toen het bedrijf besliste zijn hoofdkwartier te verhuizen, maakte het er daarom een punt van om op de nieuwe locatie extra in te zetten op de ondersteuning van die samenwerking.

MEER HALEN UIT VIDEO

Kantoorinrichter Admos gaf het nieuwe hoofdkwartier een modern interieur mee. Op één weekend tijd bracht een verhuisfirma 25 vrachtwagens vol materiaal over naar de nieuwe locatie, waarna de medewerkers op maandag meteen aan de slag konden in het nieuwe hoofdkwartier.

Wabco nam Computacenter als projectmanager in de arm voor de technische inrichting van de kantoren. Het bedrijf zorgde voor het netwerk en de infrastructuur voor voip en videoconferenties.

“Vooral het videoaspect is essentieel in de nieuwe opzet”, stelt Bal. “In het managementteam zetelen collega’s uit onder meer de VS, China, India en Duitsland. Vroeger kwamen ze naar Brussel om te vergaderen. Nu werken we met videoconferenties, waardoor we veel tijdwinst realiseren en besparen op reiskosten.”

Die videoconferenties vinden plaats in de grote boardroom, waar Computacenter een Polycom-installatie met twee grote schermen van 98 inch voorzag. Partner VCS uit Haasrode stond in voor de audiovisuele integratie. Maar ook voor kleinere, dagelijkse meetings is video beschikbaar. In het nieuwe hoofdkwartier is een mix van open en gesloten kantoren, naast kleine en grote vergaderruimten voorzien.

“Krijgt iemand in de open office een oproep, dan kan hij of zij het gesprek verderzetten in één van die kleinere ruimtes”, legt Bal uit. “Dat maakt het mogelijk om in alle confidentialiteit een gesprek te voeren, zonder andere collega’s te storen.”

Ook in die kleine zaaltjes zijn videoconferenties mogelijk. Daar is telkens een scherm van TEC voorzien. Een vergaderzaal reserveren gebeurt met een toepassing van Evoko. Op de touchscreens bij de ingang van iedere vergaderruimte zie je meteen of de zaal beschikbaar is.

BETERE RESULTATEN, MINDER KOSTEN

“In het oude hoofdkantoor werkten we veel met teleconferenties”, zegt Peter Bal. “Tegelijk was er een nijpend gebrek aan vergaderruimte. Dat we nu met video kunnen werken, maakt toch een groot verschil.” Het echte voordeel realiseert het bedrijf via de productiviteit van de medewerkers. “Dat leiden we af uit de tevredenheid van de mensen. De respons is heel positief. De medewerkers tonen hun waardering voor de werkomgeving die we voor hen hebben uitgetekend. We zien dat onder meer aan de manier waarop ze telefoneren met hun headsets en hoe ze voordeel halen uit de extra functionaliteit van voip.” Bovendien heeft de overstap naar het nieuwe kantoor Wabco ook een operationele kostenbesparing van zo’n tien procent met zich meegebracht.

Dries Van Damme