Ruim een jaar geleden verhuisde Leasinvest Real Estate naar een nieuw hoofdkantoor in het centrum van Antwerpen. De nieuwe hardware-infrastructuur die in huis gehaald werd, is op maat gesneden van mobiele werknemers.

Leasinvest is een vastgoedbevak die focust op het kopen en verhuren van kantoorgebouwen, commerciële panden en logistieke ruimtes. Denk aan Cofinimmo, maar dan kleiner. Het bedrijf beheert momenteel een portfolio van circa 550 miljoen euro in België en Luxemburg.

“De verhuis was één ding, maar ons serverpark begon ook te verouderen”, vult head of Property Management Sven Janssens aan. “Bovendien staat ons bedrijf intussen ook in voor het beheer van het vastgoed. Daardoor zijn er een aantal mensen in dienst gekomen die vaak op de baan zijn. Mobiliteit speelde een belangrijke rol bij de keuze voor een nieuwe informatica-infrastructuur. Want ook onze mensen ter plaatse moeten altijd toegang kunnen krijgen tot de bedrijfstoepassingen. Idem dito voor de satellietkantoren en de thuiswerkers.”

Vroeger had Leasinvest verschillende fysische servers onder dak. “Als één server het liet afweten, was alles om zeep”, klinkt het. “En pas op: dat gebeurde de laatste jaren steeds vaker.” Om de beschikbaarheid van de bedrijfstoepassingen voor de volle honderd procent te kunnen garanderen, installeerde ict-dienstverlener Simac een klein datacenter in de computerzaal van het gerenoveerde pand. “Er werden twee racks geplaatst met HP-servers, die met software van VMware gevirtualiseerd werden”, legt Janssens uit. “Op de twee machines draaien er nu vijf virtuele en gekoppelde machines. Als de ene uitvalt, neemt een andere gewoon over.”

Naast het hoofdkantoor in Antwerpen, heeft het vastgoedbedrijf ook kantoren in Anderlecht en in het Groothertogdom Luxemburg. En zoals zowat alle andere bedrijven die genoemd worden in dit dossier, wilde het alle it-toepassingen centraliseren, en de andere bureaus mee integreren in de nieuwe infrastructuur. “Om die reden zijn we ook overgestapt op Citrix”, aldus nog de manager. “Al onze toepassingen draaien nu centraal, en de medewerkers krijgen via het lokale computernetwerk of via een beveiligde internetverbinding toegang tot de systemen. Op de laptops van de gebruikers draait eigenlijk enkel nog Office in de lokale modus.”

“Op het ogenblik dat er een internetverbinding gedetecteerd wordt, kan de werknemer aan de boekhoudsoftware en de informatie op de databanken. De synchronisatie gebeurt onmiddellijk, de look and feel is helemaal dezelfde als op kantoor. Weet je dat onze mensen in Luxemburg nu vanop hun laptop zelfs de temperatuur kunnen regelen in Antwerpen?”

Geen geschikt helpdeskpakket

Om de mobiele werkers optimaal te kunnen bedienen, diende Leasinvest naar eigen zeggen de overstap te maken van Lotus Notes naar Microsoft Exchange. “Hoe je het ook draait of keert, de e-mailsoftware van Microsoft is flexibeler, en het is gemakkelijker om Windows Mobile te integreren op smartphones”, luidt de verklaring.

Leasinvest koestert ook plannen om Citrix mobiel beschikbaar te maken. “Op die manier kunnen we heel wat bedrijfsprocessen nog versnellen. Wanneer onze werknemers vroeger een probleem opmerkten, stuurden ze een mailtje naar het hoofdkantoor, of noteerden ze dat in hun notitieboekje. Vervolgens werd er een afspraak gemaakt met de leverancier. Binnenkort kunnen ze die aanspraak rechtstreeks invoeren in ons beheerssysteem.”

In totaal heeft Leasinvest een kleine 20 werknemers onder dak, vijftig procent op corporate-niveau, de andere helft in commerciële en technische functies. Welk helpdeskpakket gebruikt de bevak juist? “Zoals gezegd beheren we een redelijk grote portefeuille met een kleine ploeg, en ik heb moeten vaststellen dat er eigenlijk geen pakket bestaat dat ons op het lijf geschreven is”, aldus nog Janssens. “Softwarepakketten voor facilitaire diensten zijn er genoeg. De reservatie van zalen, interne bewegingen, het beheer van badges, noem maar op. Maar dat doen wij allemaal niet. Leasinvest houdt zich bezig met huurcontracten, met kleine interventies. Als er daarvoor een op maat geschreven pakket bestaat, dan zou ik graag willen weten welk.”

Momenteel gaan de werknemers aan de slag met intern ontwikkelde helpdesksoftware. “Eigenlijk is het een ontwikkeling die verder bouwt op Access, in samenwerking met Exchange. Uiteraard zit daar ook een stukje crm in verwerkt. Wij zijn een beursgenoteerde onderneming, en eigenlijk ook een financieel bedrijf. Het belangrijkste is dat we onze budgetten kunnen opvolgen.”

Toen Leasinvest een nieuwe infrastructuur bestudeerde, werd ook een SaaS-aanbod in overweging genomen. “Maar financieel gezien was dat geen optie: de meerkost kon moeilijk verantwoord worden. Het huren van de externe serverlokalen, de verbindingen naar de kantoren: het werd gewoon te duur.”

Ook van een vaste datalijn naar Anderlecht of Luxemburg is geen sprake. Alle verkeer verloopt via een beveiligde internetverbinding. “Ook dat beperkt de kosten aanzienlijk. Anderzijds hebben we nu toch een oversized infrastructuur in huis, terwijl we even goed voor een goedkopere oplossing hadden kunnen kiezen. Maar we hebben nog geen moment spijt gehad van die beslissing.”

Frederik Tibau