Voor welke informatiseringstools heeft Trevi geopteerd?

OLIVIER REYE: Het moet eerst gezegd dat de business van Trevi uit twee luiken bestaat. Wij zijn enerzijds een algemene vastgoedmakelaar, en vooral residentieel staan we erg sterk. Anderzijds staan wij in voor goederenbeheer met de bijhorende syndicusdiensten en voor patrimoniumbeheer, ook hier zowel voor privé-eigenaars als voor bedrijven. Dit zijn twee verschillende activiteiten, die wel complementair kunnen werken.
...

OLIVIER REYE: Het moet eerst gezegd dat de business van Trevi uit twee luiken bestaat. Wij zijn enerzijds een algemene vastgoedmakelaar, en vooral residentieel staan we erg sterk. Anderzijds staan wij in voor goederenbeheer met de bijhorende syndicusdiensten en voor patrimoniumbeheer, ook hier zowel voor privé-eigenaars als voor bedrijven. Dit zijn twee verschillende activiteiten, die wel complementair kunnen werken. Met meer dan 80 medewerkers maken we gebruik van een gecentraliseerde infrastructuur. Op softwarevlak mogen we rekenen op drie pakketten voor het goederenbeheer: CCS voor boekhoudkundig beheer van mede-eigendommen, WinIris voor boekhoudkundig patrimoniumbeheer en de intern ontwikkelde software SvenIS voor het technisch beheer van mede-eigendommen. Dit laatste domein is zeer specifiek en te vergelijken met een helpdesk. We vonden op de softwaremarkt geen pakket dat aan onze behoeften beantwoordde en echt op onze interne processen aansloot. Verder verloopt de essentie van de vastgoedmakelarij via het internet en via de website. De komst van immoweb.be zorgde voor een omwenteling in onze sector. Vandaag is een website het strikte minimum. En die website moet snel zijn, want de gebruiker wil niet meer dan drie seconden wachten op een foto. Zo niet zal hij onverbiddelijk aankloppen bij een concurrent. In dat verband beschikken we over verschillende statistieken omtrent het gebruik van onze website om die constant bij te sturen. Niet zonder succes, want onze site noteerde vorig jaar een bezoekersaantal dat met niet minder dan 45 procent is gestegen. Gezien onze gedecentraliseerde structuur hebben we geopteerd voor de oplossing Terminal Server in onze vestigingen. Die zijn verbonden met centrale servers via MacTelecom-lijnen van 8 Mbit/s, naast SDSL voor vestigingen op afstand die minder veeleisend zijn. Kwestie van de Belgacomkosten binnen de perken te houden. OLIVIER REYE: De voorbije drie jaar hebben we belangrijke it-investeringen gedaan om onze infrastructuur te rationaliseren en te centraliseren en meteen ook schaalvoordeel te boeken. Het resultaat is dat we ondertussen over geavanceerd technologisch materiaal beschikken. We staan zelf in voor de installatie en het onderhoud van die infrastructuur, hoewel we op een bepaald moment overwogen hebben om die taken te gaan outsourcen. Maar na contacten met onder meer Econocom en Trasys stelden we vast dat de kostprijs per gebruiker te hoog zou zijn als we via een externe partner zouden passeren. Voor het onderhoud van onze servers doen we wel een beroep op Financial Art, dat ons bevredigende antwoordtijden verschaft. FREDERIC DEOM: Het moet ook gezegd dat informatica niet echt een sleutelpositie krijgt toebedeeld in onze sector. Denk maar aan het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars dat een louter controlerende rol speelt. Toch is it een kritieke factor voor onze business. Maar het potentieel is beperkt en de afzetmogelijkheden voor softwaremakers zijn gering omdat de markt versplinterd is over vele kleine spelers. Bovendien is een aanwezigheid in de buurt ook noodzakelijk. OLIVIER REYE: November vorig jaar hebben we voice over ip geïmplementeerd met zowat 95 ip-posten. De keuze is gevallen op Siemens-materiaal met Newtel als integrator. Daarnaast hebben we beslist alle binnenkomende documenten te scannen en onze workflow zo te voeden met elektronische documenten. Want syndicusdiensten zijn nog sterk papiergebonden. Verder hebben we ook een kleine module ontwikkeld om een groot bestand op afstand te kunnen afdrukken, bij voorbeeld een foto van een vastgoed van 28 MB. OLIVIER REYE: Onze website is ondertussen al meerdere jaren online, maar vooral de voorbije twee jaar is hij sterk geëvolueerd, onder meer wat betreft functies om foto's van het goed toe te voegen. Daarnaast stellen we ook een newsservice voor die twee keer per dag wordt geactualiseerd, naast analyses over uiteenlopende thema's zoals het nieuwe elektriciteitscertificaat dat afgeleverd moet worden bij de verkoop van een goed. Verder wordt onze site twee keer per dag geactualiseerd in functie van nieuwe gegevens in onze database met goederen te koop of te huur. Wat het goederenbeheer betreft stellen wij verscheidene documenten online ter beschikking op onze site waarvan de toegang beveiligd is met een wachtwoord. Via de module MySyndic is het mogelijk uiterst precieze en gedetailleerde afrekeningen te maken. Want het gebeurt dat de liftkosten in hetzelfde gebouw verschillen naargelang de eigenaar en zelfs naargelang de verdieping waarop hij woont. FREDERIC DEOM: Wij beschikken centraal over negen servers, waarvan er twee voortaan gevirtualiseerd zijn met Terminal Server om kosten te drukken. Een heel verschil met drie jaar geleden, toen we slechts drie servers hadden en een opslag op tape met flat files. Vandaag is onze infrastructuur zo uitgerust dat we redundant zijn en het gros van de interventies op afstand kunnen afhandelen. Die interventies zijn trouwens heel wat schaarser dan voordien. Alles is nu ook geïnstalleerd in een zaal met klimaatregeling, interne en externe back-ups, onder meer dankzij online opslag bij Belgacom. OLIVIER REYE: Globaal gesproken vertegenwoordigt de informaticapost 2 à 3 procent van ons omzetcijfer. FREDERIC DEOM: Onze software SvenIS voor technisch beheer van mede-eigendommen was destijds voorzien voor 85 gebruikers. Die heeft dus stilaan zijn limiet bereikt. Bovendien willen we een gateway maken met onze andere makelaars- en syndicusactiviteiten. Daarom denken we eraan dit luik opnieuw te ontwikkelen om meer synergie te creëren tussen onze beide activiteiten. We plannen begin dit jaar ook een audit van onze it door een extern bedrijf, een tweejaarlijkse goede gewoonte. Want de audit van twee jaar geleden heeft ons overtuigd om over te gaan naar Terminal Server en client/server. Verder zullen we nog meer documenten online beschikbaar stellen voor de syndicusdiensten. Aan het einde van het eerste kwartaal van 2009 hopen we meer informatie op maat te verschaffen aan de mede-eigenaars met bij voorbeeld statistieken per gebruiker. We blijven ook alert voor alle feedback van onze klanten en willen onze it verder aanpassen aan hun concrete behoeften.Marc Husquinet