De snelle groei van Fun – een winkelketen met speelgoed- en seizoensproducten – had ook een keerzijde. ‘Hoe controleer ik duizenden facturen tijdens piekperiodes’, was de vraag waarop it-director Bart De Beuker een passend antwoord vond. Goed voor de onderscheiding van runner-up ‘ICT innovator – Industry’.

Het probleem was behoorlijk acuut. In de 26 winkels van Fun passeren jaarlijks tot 70.000 artikels. Bijna 35 procent van de omzet wordt geboekt in de twee laatste maanden van het jaar! 65 procent van alle goederen worden aan het centrale magazijn geleverd, maar een groot deel wordt dus nog rechtstreeks bij de winkels afgeleverd. Aangezien de leveranciers vaak ook nog bestellingen over verschillende leveringen verdelen en al dan niet gewild wijzigingen aanbrengen in hoeveelheden en gehanteerde prijzen, zal het duidelijk zijn dat de controle van de facturen een hels karwei is voor Fun. Tijdrovend, omschrijft De Beuker het, en personeelsintensief want het gaat om ca. 45.000 facturen per jaar, met een heel complexe prijs- en kortingenstructuur. Omdat de facturen ook nog met (seizoens)pieken binnenkomen, betekent dat vaak ofwel het verlies van kortingen door snelle betaling, of het verhogen van de aanvaardbare foutenmarge – in beide gevallen een dure aangelegenheid.

Pragmatisme doet het

In een eerste reactie zou je dan denken dat een systeem van elektronische facturatie de oplossing vormt en Fun heeft die optie ook daadwerkelijk bekeken. Helaas kwamen te weinig leveranciers hiervoor in aanmerking (slechts 8 van de ca. 1.600!), zodat een alternatief zich opdrong. Uiteindelijk bleek het overgangssysteem de meest efficiënte en renderende oplossing te zijn. Met bestaande bouwstenen en een goed gestructureerd opvolgingsproces werd het probleem dus opgelost, inclusief het faciliteren van een elektronisch archief. Maar Bart De Beuker had nog een project in handen dat hem tot runner-up ‘ICT innovator – Industry’ maakte.

Fun had immers het idee om de binnenkomende facturen te digitaliseren en vervolgens de controle ervan op scherm uit te voeren. Na ontvangst van de offertes, kon Fun twee leveranciers – Nashuatec en Group 2000 – ertoe bewegen de beste delen van hun oplossingen samen te voegen tot een totaaloplossing voor Fun’s ‘facturatiescanning’-project.

Concreet wordt gebruik gemaakt van een scanner die met de ‘Invoices’ software van Readsoft de factuur (voorzien van een barcode sticker) omzet in XML-data. Daarop volgt een verificatiefase (werd de factuur correct gelezen?) en eventueel een leerfase (het programma wordt geleerd hoe bepaalde moeilijkheden in de toekomst correct te herkennen). Vervolgens wordt gebruik gemaakt van de ‘Evasion’-module (van Group 2000) voor Microsofts Navision-toepassing dat de ‘matching’ tussen factuur en het berekende bedrag (op basis van prijsovereenkomsten en reëel geleverde aantallen) doet. En hier komt de echte ‘fun’ aan bod. Onder invloed van tijdsdruk werd vroeger een fouttolerantie tot 10 procent van het factuurbedrag (tot een maximum van 100 euro) gedoogd, wat vandaag tot nog slechts 1,5 procent per factuur tot een maximum van 1 (één) euro werd herleid. Per ‘factuurlijn’ wordt nog amper 1 (één!) eurocent aanvaard. “Dat alleen brengt al minimaal ca. 20.000 euro per jaar op,” aldus De Beuker, die het niet had over bijkomende besparingen omdat door een snellere verwerking ook de kortingen voor snelle betalingen gelden. Bovendien laat het systeem toe meer facturen te verwerken met een zelfde aantal personen, zodat ook personeelskosten worden bespaard. De Beuker citeert een cijfer van ca. 50.000 euro besparingen per jaar, waardoor het project zich op nog geen twee jaar terugverdiernt.

Tevreden

Vandaag kan tot 90 procent van de facturen (afkomstige van 90 van de 150 topleveranciers) automatisch worden ‘gematcht’, na het oplossen van eventuele interne fouten (zoals inkoopprijzen of kortingen). De resterende probleemgevallen kunnen op hun beurt dan twee tot zeven maal sneller worden afgewerkt (afhankelijk van het aantal factuurlijnen en te corrigeren fouten). Ook de gebruikers zelf vinden het werken met het systeem aangenamer (onder meer door een doordacht gebruik van brede beeldschermen). Indien nodig voorziet het systeem ook in een terugkoppelingsprocedure met de winkels zelf (als het om rechtsreeks geleverde goederen gaat), inclusief hoe snel wordt gereageerd. Na de definitieve afhandeling, wordt de factuur elektronisch gearchiveerd met behulp van ‘Easy-archive’ van Easyware. Het papieren archief moet wel nog worden afgebouwd.

Op termijn zal het workflowaspect van de toepassing nog worden verfijnd en kan bijkomende informatie uit de facturen worden gepuurd (zoals welke leveranciers systematisch afwijkende hoeveelheden leveren). In een volgende fase zullen ook de kostenfacturen met een dergelijk systeem worden verwerkt. Al bij al niet slecht voor een systeem dat ooit als tijdelijk werd bedacht en zeker “sneller dan de implementatie van een EDI-oplossing!”

Guy Kindermans