De bijna 600 OCMW’s die ons land rijk is, moeten jaarlijks activiteitenrapporten opstellen om de subsidies die ze krijgen, te verantwoorden. Bij de POD Maatschappelijke Integratie moet men die rapporten dan controleren. Een enorme administratieve klus, die dankzij de webtoepassing Uniek Verslag nu een pak eenvoudiger en deels automatisch gebeurt.

Tot vorig jaar moesten de 589 OCMW’s jaarlijks activiteitenrapporten op papier opstellen. Ze moesten daarbij tal van gegevens opschrijven die de POD Maatschappelijke Integratie eigenlijk al kende. Het is immers deze POD (programmatorische overheidsdienst) die een aantal subsidies aan de OCMW’s verleent. De internettoepassing Uniek Verslag moest deze administratieve rompslomp inperken. In een eerste fase kunnen de OCMW’s de rapporten voor vijf subsidies die ze van de POD krijgen, de formulieren online invullen.

Voor elke subsidie is er een aparte module binnen de toepassing. De OCMW’s kunnen zo de gegevens per subsidie invullen en doorsturen. Ze hebben enkel een computer met breedbandinternet nodig. De kaarlezers om de formulieren door de secretaris en de voorzitter elektronische te ondertekenen, kregen ze cadeau van de POD. Bij het Uniek Verslag ging het er niet alleen om de bestaande processen van papier naar een elektronisch medium om te zetten, zegt directeur generaal voor de OCMW’s Alexandre Lesiw van de POD Maatschappelijke Integratie: ‘We zijn in februari 2008 met het project gestart. De eerste maanden hebben we binnen onze dienst gekeken hoe we de documenten die de OCMW’s moeten invullen, konden vereenvoudigen. We hebben daarbij alle gegevens geschrapt die niet strikt noodzakelijk waren voor het beheer van de subsidies. Bij het ontwikkelen van de uiteindelijke toepassing hebben we er ook voor gezorgd dat er zoveel mogelijk data op voorhand al ingevuld was. Heel veel gegevens zitten immers al in onze databanken. Daarom kunnen we bepaalde berekeningen ook al automatisch vooraf maken.’

De toepassing is sinds februari 2009 in gebruik. Recent heeft de POD voor de eerste keer van alle OCMW’s de volledige rapportering digitaal gekregen. ‘De eerste evaluatie is zeer positief,’ verzekert Alexandre Lesiw: ‘We hebben de toepassing samen met de OCMW’s ontwikkeld, dus ze beantwoordt echt aan wat zij nodig hebben en willen. De OCMW’s zijn blij dat ze slechts één toepassing nodig hebben voor alle gegevens die ze moeten doorgeven en omdat een stuk van het rapport al door ons is ingevuld. Ze vragen nu al aan de gewesten om op dat niveau dezelfde toepassing te gebruiken.’ Het ontwikkelen van de applicatie kostte zo’n 300.000 euro. De exacte ROI is nog niet berekend, maar is volgens Alexandre Lesiw enorm: ‘Vroeger was er heel veel papier nodig voor al die administratie. Wij hadden letterlijk kasten vol papier om alles op te slaan. Dankzij de toepassing is de werklast bij zowel de OCMW’s als bij ons nu veel lager. Voor ons is er een bijkomend voordeel dat we nu veel makkelijker statistieken kunnen trekken.

Bruno Koninckx