De alignering van business en it behoort voortaan tot de prioriteiten van de cio, maar soms is er een groot verschil tussen ‘droom’ en werkelijkheid. De ervaring van AE en Net7 werpt een meer pragmatisch licht op de zaak.

Terwijl de grote consultancybureaus zich verliezen in complexe theorieën over de onmisbare afstemming tussen business en it om een informaticaproject te doen slagen, lijkt het steeds moeilijker om deze mooie presentaties – vaak in Powerpoint – te vertalen in de praktijk. Voor een bedrijf als AE, dat zich positioneert als ‘business- en it-architecten’, is het belangrijk om op een pragmatischere manier te werk te gaan. “De alignering komt tot stand door projecten uit te voeren”, benadrukt Michael Degrez, business development manager. En hij gaat nog verder: “Niet alleen zijn er wederzijdse belangen nodig, maar ook een gemeenschappelijke taal. Want een project kan maar slagen als de prioriteiten van beide partijen op elkaar zijn afgestemd en als iedereen zich flexibel opstelt.”

Bouwwerk

De analogie met de bouw van een huis is in dit geval relevant. De architect moet immers een luisterend oor hebben voor zijn klant, voordat hij diens behoeften gaat vertalen, rekening houdend met bepaalde eisen, en dan het werk herhaaldelijk gaat verbeteren, waarna de behoeften vertaald zullen worden in functionele elementen en tot slot vaste vorm krijgen (een huis als het gaat om een bouwproject, een programma als het gaat om it).

In dit proces kunnen er natuurlijk verschillende struikelblokken opduiken. Ten eerste moet de klant centraal staan en van A tot Z gevolgd worden. Ook is er een goed evenwicht nodig tussen het detailniveau en de (te?) snelle start van het project – voordat de behoeften duidelijk bepaald en geïnventariseerd zijn. Een ander evenwicht dat gevonden moet worden: “It wil steeds dat alles perfect is, terwijl de business de voorkeur geeft aan time to market“, merkt Degrez nog op. Soms “gaat men te snel naar een oplossing”, zonder vooraf de gekozen strategie, de verwachte voordelen (en zelfs hoe ze geëvalueerd moeten worden), de te herbepalen processen en de bestaande situatie (die eventueel gewijzigd moet worden) te begrijpen. Weliswaar kan een methodologie helpen, voegt Michael Degrez er nog aan toe, net als de opstelling van een businessglossarium of een cartografie van de processen, maar hier draait het om mensen. Vandaar de noodzaak om over bekwame businessarchitecten en businessanalisten te beschikken, die verbonden zijn aan it-developers die de vraag vertalen naar een ‘afgewerkt’ product. Michael Degrez legt opnieuw de nadruk op de herhalende aard van het proces, en hij voegt eraan toe dat “alignering geen doel is, maar het resultaat van een goed projectbeheer.” Om het succes van zo’n project (voor zover mogelijk) te verzekeren, stelt AE business-, functionele en technische architecten ter beschikking, die verbonden zijn aan een project manager, ook al “is het uiteindelijk het business management dat beslist.” Architecturen waarvan Michael Degrez de belangrijkste bekwaamheden samenvat: de taal van de stakeholders spreken en begrijpen, empathie tonen, de behoeften in een model gieten en ideeën voorstellen, en passen in een pragmatische aanpak.

Praktijk

Na de invoering zien we een andere stap opduiken in een it-project, namelijk het dagelijks beheer. Net7, dat net als AE deel uitmaakt van de Deparco-groep (165 medewerkers voor een omzet van 18 miljoen euro) kan dit praktische aspect voor zijn rekening nemen. Net7 is immers gespecialiseerd in het beheer van kritieke infrastructuren en dit 24/7. “In veel ondernemingen is de informatica-afdeling niet op de hoogte van de strategie of de producten of klanten van haar organisatie, merkt André Couchard, service level director van Net7 dan weer op. Want de business moet dan wel een stap zetten in de richting van it, maar de informatica moet ook de business begrijpen.”

Om deze kloof te vullen geeft André Couchard de raad om “de serviceniveaus te bepalen op het vlak van business, in een formeel document.” En om dan service reporting and reviewing te doen. Een beetje zoals de zaal- en keukenverantwoordelijken in een restaurant voortdurend met elkaar in dialoog staan…

Marc Husquinet