Wanneer Telenet een ‘Telenet 2.0’-wijze van werken bestudeerde, leidde dat tevens tot de introductie van een intern ‘social media platform’, alias ‘De Gele Draad’.

‘Stilstaan is achteruit gaan’ zegt het oude spreekwoord en dus ging Telenet een paar jaar geleden van start met een werkgroep die een nieuwe werkwijze voor het bedrijf bestudeerde. Het doel was een gepast kader te creëren waarin, gecombineerd met de juiste tools, de ‘mentale wendbaarheid’ van de werknemers werd gestimuleerd. Daarbij werd rekening gehouden met aspecten als mobiliteit (van werknemers en toestellen), duurzaamheid, het gevecht om talent en de balans tussen werk en ‘leven’ en hiervoor werden een rist deelprojecten opgezet.

De Gele Draad

Een daarvan werd ‘De Gele Draad’, het nieuwe ‘social media platform’ van Telenet, dat sinds 1 oktober 2012 operationeel is en ondertussen 95 procent van de Telenet-werknemers omvat. In het totaalconcept van de interne bedrijfscommunicatie vindt dat platform een plaatsje naast onder meer Microsoft Linq en Sharepoint.

Aan de introductie ervan ging vanzelfsprekend een stevige studiefase vooraf, onder meer inzake de geschikte tools. In de allereerste fase – een marktverkenning – werd daarbij een beroep gedaan op Gartner, aldus Patrick Hendrickx, enterprise architect, maar vervolgens werd het project gedragen door eigen interne experten. Qua technologie werd gekozen voor SocialCast van VMWare. Belangrijke factoren hierbij waren de security-voorzieningen (een ‘must’ voor een telecombedrijf in een scherp concurrentiële wereld), evenals de prijs/kwaliteitverhouding en de integratie met bestaande systemen als Sharepoint (dat centraal staat in ‘Telenet 2.0’). Ook de performantie, toekomstige integratiemogelijkheden en de ondersteuning van mobiele omgevingen waren belangrijk, aldus Hendrickx. En voorts bood SocialCast als enige de flexibele keuze om de omgeving in het bedrijf zelf te implementeren, of in de cloud, inclusief een beschikbaarheid als ‘saas’.

Na de initiële fase volgde een pilootfase gedurende een paar maanden, evenals het benoemen van ‘ambassadeurs’ – de locomotieven die het platform ingang doen vinden bij collega’s en medewerkers. Ook werden ‘best practices’ ontwikkeld en werd al een eerste mate van ‘inhoud’ voor het sociaal medium gecreëerd. Na dat alles kon het geheel van start gaan, in oktober van vorig jaar, aldus Jorgen Vrancken, manager sourcing en talent.

Brede aanvaarding

Vandaag scoort Telenet al beter dan heel wat ‘enterprise social networks’ in andere bedrijven, met ca. 5 procent van de aangeslotenen ‘actief’, naast 15 procent die ‘reageren’, en 90 procent ‘toeschouwers’. Wel gaat er duidelijk meer activiteit om in de gesloten groepen, waar het echte werk wordt gedaan, tegen de open groepen, waar meer informatie wordt uitgewisseld. Dat laatste werd overigens van bij de aanvang in goede banen geleid, met infosessies over waarvoor de ‘Gele Draad’ wel en niet was bedoeld. Gezien de ‘jeugd’ van Telenet als bedrijf, is de gemiddelde leeftijd van de werknemers nog behoorlijk laag – ca. medio dertigers – en hebben die vaak al ervaring met sociale media in hun privé leven. In ieder geval stappen schier alle medewerkers, ongeacht hun leeftijd, ‘mee’ in het concept van de ‘Gele Draad’, zoals de 95 procent aangeslotenheid aantoont. De workshops die op grote schaal werden georganiseerd, zetten in ieder geval aan tot nadenken over wat je er mee kan aanvangen. Wat meteen ook de mogelijke weerstand verminderde.

Vandaag wordt voor de verspreiding van informatie bij Telenet eerst een beroep gedaan op de Gele Draad, vooraleer naar het intranet of e-mail over te stappen. “Dat creëert een buzz en zorgt ervoor dat mensen eerst daar gaan kijken,” aldus Vrancken. Anderzijds wordt de informatie niet alleen via de Gele Draad verspreid en zal dat allicht nooit het geval zijn. Immers, het blijft nog een project op vrijwillige basis en cruciale informatie mag niet worden gemist.

Om het gebruik van de Gele Draad op peil te houden, wordt gerekend op de ‘ambassadeurs’, die toekijken op een regelmatig gebruik en oneigenlijk gebruik corrigeren. Als advies geldt dat “een project als de Gele Draad heel structureel moet worden aangepakt,” onderstreept Vrancken, én moet passen in een strategie, “zoals Telenet 2.0.” De introductie mag niet op een blauwe maandag geschieden, maar stapsgewijs. Voorts is tevens de juiste bedrijfsinformatie in zo’n platform cruciaal. “Als het verwatert tot ‘huis, tuin en keuken’-info, is dat dodelijk. Dan moet er worden bijgestuurd in de richting van business info.” En voorts timmert Telenet nog verder aan de weg om de relatief kleine groep van ‘actieven’ nog sterk uit te bouwen.

En de roi? Ja, die vraag wordt gesteld, er- kent Vrancken, maar daarvoor is het platform nog te kort in dienst. Maar toch zijn al een aantal resultaten zichtbaar, zoals minder mails (zoals ‘for your information’-kopieën), en komen werknemers meteen bij de juiste collega’s terecht met hun vragen of voor het lenigen van een nood!

Guy Kindermans