Astra Sweets, een industriële kmo, zag zijn informatica de afgelopen jaren op vrij klassieke wijze evolueren: vernieuwing van de infrastructuur, vervanging van de eigen erp door sap, invoering van de edi en een workflow tool. Met steeds één prioriteit: het contact met de gebruikers op het terrein.

U trad in dienst bij Astra Sweets in 2005, net op het ogenblik dat het bedrijf eraan dacht zijn infrastructuur te vernieuwen.

DANNY LENDERS: Vijf jaar geleden werd besloten om de Novell-servers en de Groupwise-mailservers, die in een wan verbonden waren, alsook het eigen geschreven erp-systeem te vervangen door een server-based infrastructuur met Terminal Server. Kortom, we zouden Citrix en Windows 2003 gebruiken voor de servers, en Windows 2000 en later XP voor de desktops, met het oog op een stabiele, eenvoudig te beheren infrastructuur. Nadat deze architectuur werd ingevoerd, werd besloten om onze eigen erp, die toen op een Oracle-database draaide, te vervangen door het standaard systeem sap. Heel wat kmo’s met dezelfde omvang hebben overigens een gelijkaardige evolutie doorgemaakt. Het eigen erp-systeem voldeed niet meer omdat het op verschillende domeinen geen oplossing bood voor de business. Daardoor werkten gebruikers hun eigen systeem uit en werd de situatie alsmaar complexer. Dit met onder meer programma’s in Visual Basic, Access en Excel. Na een analyse van de omgeving en de processen werd een shortlist met twee systemen opgesteld. Uit een gedetailleerde evaluatie met de teams op het terrein bleek dat beide systemen aan elkaar gewaagd waren, maar sap werd al gebruikt door andere bedrijven in de groep. Dat argument gaf dus de doorslag.

Hoe is de implementatie van sap, nooit een eenvoudig project, bij jullie verlopen?

DANNY LENDERS: Op 1 januari 2008 zijn we begonnen met een eerste installatiefase voor de departementen verkoop & distributie, het distributiecentrum, en de supply chain en aankoopdienst. De functionele ingebruikname is indertijd parallel verlopen op de drie sites, terwijl de processen op elkaar werden afgestemd met het oog op sap.

In een tweede fase, vanaf mei 2008, werd sap ingevoerd in de productie en de planning, en ook voor de kwaliteitscontrole. Die modules zijn sinds 15 november laatstleden operationeel.

Het grootste voordeel van sap is dat we rekening kunnen houden met elke wijziging op het niveau van de business, bijvoorbeeld als er een bijkomend magazijn wordt geopend of een deel van de productie wordt uitbesteed. Het is zo dat wij ervoor kozen om onze bedrijfsprocessen aan sap aan te passen, en niet omgekeerd. Onze processen zijn trouwens vrij gestandaardiseerd, dus we hebben maar heel weinig op maat moeten ontwikkelen.

Prioritair voor ons is nu de opleiding van de gebruikers. In een eerste fase hebben we gekozen voor het principe van ‘train the trainer’. De key users hebben echter niet altijd de tijd om gebruikers op te leiden. Daarom hebben nu een persoon van de business benoemd die zal instaan voor het beheer van het sap-project binnen het it-departement en de kennisoverdracht naar de business zal verzorgen. 2010 zal overigens worden besteed aan de finetuning van het project.

Waren er nog andere grote projecten?

DANNY LENDERS: In de nasleep van sap hebben we de edi (electronic data interchange) ingevoerd. Zowat alle grote retailers, vooral in Nederland, verplichten ons online te werken. Met de hulp van Delaware, onze implementatiepartner, hebben we de FAST-Foodmodule in gebruik genomen, een serie templates die specifiek werden ontworpen voor de voedingsindustrie, met integratie van de edi. Sap fungeerde eigenlijk als business enabler en heeft de return on investment van het project volledig gerechtvaardigd.

Met sap dekken we de behoeften op het administratieve vlak. Het is echter niet onze bedoeling om sap ook op werkvloer in te zetten. Hiervoor willen we een manufacturing execution system module (MES) gebruiken. Deze moet in staan voor het beheer van de gegevens afkomstig van de werkplaatsen. Concreet hebben we een beroep gedaan op De Clercq Solutions voor de installatie van het platform Objective, dat de tracking & tracing van de productie mogelijk maakt. Feit is dat de voedingssector onderworpen wordt aan een steeds strengere wetgeving en verplicht is de traceerbaarheid van ingrediënten en afgewerkte producten te verzekeren. Dankzij de automatisering van ons verpakkings- en etiketteringssysteem, kunnen we echte toegevoegde waarde leveren. Zo kunnen we niet enkel voldoen aan de reglementeringen, maar ook de fouten beperken dankzij een striktere controle, en kunnen we gegevens oproepen over de productievolumes, stoptijden van productieketens, enz. en onze erp sap voeden. Dit MES vergemakkelijkt ook de audits voor certificeringen waaraan we onderworpen zijn. Na een eerste proefperiode met dit MES, is het de bedoeling het product te installeren op de andere productiesites buiten Turnhout.

Jullie hebben ook bepaalde processen geautomatiseerd?

DANNY LENDERS: Het afgelopen jaar hebben we inderdaad Sharepoint geïnstalleerd voor het beheer van de documenten met betrekking tot de grondstoffen, de leveranciers en de kwaliteitsprocessen, met onder andere de analysecertificaten en de veiligheidscertificaten, die belangrijk zijn in het kader van de traceerbaarheid. Deze certificaten werden tot nu toe steeds op papier bewaard, in mappen en archiefkasten. Het was een zeer tijdrovende procedure die de uitwisseling tussen fabrieken bemoeilijkte.

Na een eerste demonstratie hebben we een multifunctioneel toestel van Xerox gekocht, met de ScanFlowStore-software waarmee we documenten kunnen scannen en integreren in gestructureerde workflows. Alle gescande documenten kunnen daarna ook worden geraadpleegd in pdf-formaat en worden verrijkt met metagegevens, vooraleer ze worden opgeslagen in Sharepoint. Na de scanning van de certificaten overwegen we nu ook om de verpakkingscertificaten te scannen. Een van de grote voordelen van ScanFlowStore, naast het gebruiksgemak van het systeem, is de mogelijkheid om een geautomatiseerde workflow te creëren.

Hoe ziet uw it-infrastructuur er nu uit?

DANNY LENDERS: Onze it-zaal telt zo’n 25 servers die gevirtualiseerd werden met VMware; in Turnhout staan er 4 ESX. Enkel de productie-infrastructuur is nog lokaal. Alles wordt onderling verbonden met een ip vpn-netwerk van Belgacom, dat we zo’n anderhalf jaar geleden hebben gekozen om zijn stabiliteit. De infrastructuur is verspreid over twee zalen omwille van de disaster recovery (DR), met elke week een full back-up. We blijven echter realistisch als het gaat om DR. In ons plan voorzien we een volledige herstart op twee dagen.

Hoe is uw it-team gestructureerd?

DANNY LENDERS: Het team omvat vijf voltijds equivalenten: 1,5 persoon voor het infrastructuurbeheer, één voor de helpdesk en de edi, twee voor het beheer van de erp en de applicaties, en één persoon van de business die optreedt als interface tussen sap en het terrein. We stellen jongeren tewerk, die we zelf opleiden en de nodige uitdagingen en verantwoordelijkheden geven. We letten er ook op dat deze jongeren geïnteresseerd zijn in het vak en in contact staan met de business. Want het werk van de informatici heeft een impact op de mensen op het terrein. Dit gezegd zijnde, we werken ook met externe competenties, met name Real Dolmen voor de systeemondersteuning of Delaware voor het projectbeheer en de wijzigingen in sap.

De informatica beheert zo’n 180 werkstations (kantoor-pc’s, lichte clients en desktops, en een paar laptops) die worden gebruikt voor administratieve taken of voor de productiecontrole in werkplaatsen, en gemengde toestellen, pc’s die op de productiesites geïnstalleerd zijn en onder meer worden gebruikt voor e-mail.

Hoe ziet u uw rol als ict manager?

DANNY LENDERS: Ik ben lid van het overlegcomité van de fabriek, waarin ook de fabrieksverantwoordelijke, de logistiek directeur en een vertegenwoordiger van de directie zetelen. Het is belangrijk dat we voeling hebben met de problemen en de realiteit op het terrein in de fabrieken. We moeten ook de contacten onderhouden, om te vermijden dat iedereen weer in zijn eigen hoekje gaat werken, zoals dat het geval was voor de invoering van sap. Kortom, de ogen en oren open houden, want de informatica heeft een rechtstreekse impact op het werk in de fabrieken. Het is dus belangrijk dat de it nauw samenwerkt met de business, en tegelijk een coördinerende rol speelt, aangezien projecten voor applicaties door de it worden gestart.

Hoe zit het met uw it-budgetten?

DANNY LENDERS: Astra Sweets werkt met budgetten per project en niet met een globaal it-budget. Alle uitgaven moeten blijk geven van gezond verstand. Het is echter moeilijk om de exacte roi van een it-project te bepalen.

De roi is trouwens niet enkel beperkt tot de gerealiseerde besparingen, bijvoorbeeld op personeelsgebied. De informatica stelt ons ook in staat om efficiënter te zijn, of andere dingen te doen, zoals met onze erp of met de edi.

Marc Husquinet