Waarom zou je elke dag van 9 tot 5 achter je bureau gekluisterd moeten zitten, als je dankzij de moderne draadloze technologie altijd en overal kan werken? “Mijn grootste frustratie is de Eurostar. Dat moet zowat de enige plaats in de wereld zijn waar ik niet bereikbaar ben.”

Het was professor Mark Mobach van de Rijksuniversiteit van Groningen die jaren geleden al de kat de bel aanbond: traditionele kantooromgevingen, vaak anonieme en grauwe betonkolossen, vertonen heel wat gelijkenissen met de 19de eeuwse gevangenissen. Wie aan een eiland werkt in een grote open ruimte, kan goed in het oog gehouden worden, dat idee. De kwaliteit van het werk is in zulk een setting ondergeschikt aan de gepresteerde uren.

Gelukkig kan het ook anders. Dankzij nieuwe draadloze technologieën kunnen mensen altijd en overal aan de slag gaan, in de wagen of bij McDonalds, op de hotelkamer of in de businesslounge van de luchthaventerminal. Een smartphone, een draadloze headset en een laptop: meer is er niet nodig. Synchroniseer je apparaatjes met de corporate servers of met de applicaties in de cloud, en het is net alsof je op kantoor vertoeft. Met dat verschil dat onderweg zijn de creativiteit aanscherpt, en je op frissen ideeën brengt.

“Als je op kantoor zit van negen tot vijf, dan ben je verplicht om tussen die uren te presteren, ook al is het je beste dag niet”, spreekt Michael Kogeler, de directeur cloud strategy bij Microsoft International, uit ervaring. Kogeler is een echte road warrior. De in Brussel wonende Nederlander is voortdurend onderweg, en gaat slechts naar kantoor om een koffie te drinken met de collega’s.

“Ik ben zo vrij als een vogel en heb enkel nog objectieven”, klinkt het. “In die zin kan ik in de namiddag even gaan hardlopen, om wat later met dubbel zoveel focus verder te werken. Bovendien heb ik vaak goede ideeën wanneer ik on the move ben. Dan neem ik gewoon even de laptop erbij, en ben ik vertrokken.”

“Tegenwoordig wordt er sowieso steeds vaker gewerkt in zogeheten elsewhere ruimtes“, gaat Noël Bellen van headset-ontwikkelaar Plantronics verder. “Dat zijn rustige en inspirerende plaatsen die zich bevinden tussen je thuis en het kantoor. Denk maar aan stations, koffiehuizen of bibliotheken, maar ook aan restaurants langs de kant van de weg. Je zou stijl achterover vallen als je zou weten hoeveel deals er op zulke plaatsen tot stand komen.”

“Met tools als iPassConnect kan je bliksemsnel inloggen op eender welk netwerk, waar je ook bent, via een VPN”, weet solutions engineer Johan Van Puymbrouck van Cisco. “Alle facturaties worden gecentraliseerd, je moet enkel een code ingeven op een hardwarekaartje. Tot voor kort was de Carestel mijn favoriete werkplek. Bij lange files ging ik steevast daar aan de slag.”

In theorie klinkt het allemaal mooi, maar 3G-connectiviteit is niet overal beschikbaar, en telefonienetwerken laten het wel eens afweten. “Dat kan je inderdaad niet uitsluiten”, beaamt Bellen. “In de VS hebben mensen die vaak onderweg zijn AT&T al op de vingers getikt omdat ze het beu waren dat hun gesprekken wegvielen terwijl ze in de wagen zaten. Als reactie heeft die provider een iPhone app ontwikkeld waarmee gebruikers kunnen aangeven waar ze hun connectie juist verliezen, opdat die zones aangepakt kunnen worden. Waarom zou dat in België niet kunnen?”

De marketingdirecteur van Plantronics is een grote voorstander van zogeheten premium telefonie, waarbij er een stuk bandbreedte vrijgehouden wordt voor hd voice, uiteraard tegen een meerprijs. “In Engeland doet O2 dat al langer. Gartner zegt dat 92 procent van alle businessinteracties in gang worden gezet via een telefoongesprek, wel, die eerste indruk moet een goede indruk zijn. Met hd voice, en een headset die achtergrondgeluiden filtert, is dat geen enkel probleem en kan je zelfs op luidruchtige plaatsen telefoontjes afwerken.”

“Ik ken maar één plek in België waar ik geen 3G-verbinding heb, en dat is een klein stukje op de E40, vlak bij mij thuis”, oppert Kogeler. “Dat duurt dan een halve minuut, en je bent voorbij. Ik doe al mijn voip-calls over umts, en die vallen eigenlijk nooit weg. De compressietechnologie is al zo ver gevorderd, dat je nog maar weinig bandbreedte nodig hebt.”

Unified communications

Unified communications toepassingen zijn dus erg belangrijk voor mobiele werkers. Denk aan Skype of de zakelijke oplossingen van Microsoft, Siemens en Cisco, waarmee zowel voip-telefonie mogelijk is, als instant messaging, video-conferencing en realtime samenwerken aan documenten.

Dit gezegd zijnde, heeft uc nog steeds geen al te beste reputatie, laat staan dat de software al zou doorgebroken zijn op grote schaal. “Dat klopt, maar binnenkort gaan we toch enkele aankondigingen zien van Cisco en Microsoft die uc naar een hoger niveau tillen”, weet Bellen.

“En bovendien ken je na een tijdje de plaatsen wel waar je de beste ontvangst hebt, en waar je het vlotst kan werken”, gaat Van Puymbrouck verder. “Telefoneren met de pc doe je trouwens vooral thuis of op hotel, waar je weet dat je genoeg bandbreedte hebt. In andere situaties gebruik je vooral je gsm.”

“Wat niet wegneemt dat webinars winnen aan populariteit”, vervolgt de solutions engineer. “Dat is toch ook een vorm van uc. Alles komt via hetzelfde kanaal binnen, zelfs de slides, en die diensten werken allemaal behoorlijk goed, zelfs over 3G.”

De belangrijkste troef bij werken van op afstand, is de stem, de tone of voice. “Om daar het maximale uit te halen, kan je je houden aan een rist regels”, zegt Bellen. “Als je rechtstaat, produceer je meer volume, en je moet er aan denken om op een verhalende manier te vertellen.”

“Ik heb zelfs een cursus gevolgd hiervoor”, vult Van Puymbrouck aan. “Ook wanneer je telefoneert, moet je blijven lachen. Dat helpt blijkbaar. Binnenkort zal je trouwens ook het mobiele videostuk er zien bijkomen. Nieuwe devices zoals de iPhone 4 hebben al een frontale camera. Eens de lte-netwerken een feit zijn en je vlotjes kan werken met video, wordt altijd en overal werken nog interessanter.”

Grenzen vervagen

Uiteraard zijn er ook enkele nadelen verbonden aan het nieuwe werken. “De gewoontes die je aanleert, neem je zelfs mee op vakantie”, spreekt Van Puymbrouck uit ervaring. “Je BlackBerry bovenhalen en je mails nakijken wordt een automatisme, tot grote consternatie van je vrouw en kinderen. De grenzen tussen werk en privé vervagen compleet.”

“Een ander nadeel is dat je alle contact verliest met je collega’s. En dat is echt wel een gemis. Op kantoor kan je buiten een sigaretje gaan roken met de collega’s, en pik je en passant de laatste roddels mee. Dat is niet meer mogelijk als je voortdurend op andere plaatsen werkt. Zelf voorzie ik meestal één dag per week op kantoor. Al was het maar om mijn maaltijdcheques te gaan afhalen.”

Ook Noël Bellen ziet het klassieke kantoor nog niet meteen verdwijnen. “Het is gewoon zaak een nieuwe balans te vinden. Alleen werken via conference calls word je snel moe. En het spreekt voor zich dat persoonlijke ontmoetingen belangrijk blijven. Combineer dit echter met thuiswerken en afspraken op verplaatsing.”

Frederik Tibau

” Het is gewoon zaak een nieuwe balans te vinden. Alleen werken via conference calls word je snel moe.