We verliezen te veel tijd in de file, de brandstofprijzen blijven stijgen en we moeten iets doen aan de uitstoot van CO2. Allemaal redenen waarom werknemers steeds meer de voorkeur geven aan een job dicht bij huis. Om toch te kunnen rekenen op collega’s die zich in andere vestigingen bevinden, wil het ingenieursbureau Arcadis meer via videoconferencing werken.

Arcadis is een multidisciplinair ingenieurs- en adviesbureau uit Antwerpen. Het bedrijf heeft verspreid over het land een tiental vestigingen en telt alles samen zowat achthonderd medewerkers. In 2006 was het goed voor een omzetcijfer van ongeveer 75 miljoen euro. Het bekendste infrastructuurproject waar Arcadis aan meewerkt is zonder twijfel het Masterplan Antwerpen, met onder meer de Oosterweelverbinding. Daarnaast is het bedrijf ook actief rond milieu en beleidsondersteuning. “We werken steeds vaker op multidisciplinaire projecten, waar verschillende aspecten van onze expertise – zoals infrastructuur, milieu en bouw – elkaar aanvullen”, zegt Marc Van Put, algemeen directeur bij Arcadis. “Over het algemeen zijn daar medewerkers van verschillende afdelingen en vestigingen bij betrokken.”

Om die mensen op een zo efficiënt mogelijke manier te laten samenwerken, schakelde Arcadis al enige tijd geleden een systeem voor videoconferencing in. Onlangs besliste het bedrijf echter om tot de implementatie van een nieuwe oplossing over te gaan. Arcadis klopte daarvoor bij Telindus aan.

Geïntegreerde oplossing

Arcadis laat alle vestigingen op het nieuwe videoconferencingsysteem aansluiten. Het bedrijf had tussen de vestigingen al Bilan-lijnen van Belgacom liggen. “We bekijken nu of die aan uitbreiding toe zijn”, aldus Marc Van Put, “want het gebruik van het systeem voor videoconferencing zal tot een groter volume van datauitwisseling leiden.” Arcadis koos immers voor een geïntegreerde oplossing. Het systeem moet de medewerkers toelaten op een efficiënte manier met elkaar te communiceren. Tegelijk is het systeem geïntegreerd met het computernetwerk van het bedrijf, waardoor de medewerkers via het videokanaal ook andere informatie kunnen delen: plannen, foto’s, enzovoort. “Dat brengt videoconferencing op een nieuw niveau van samenwerking vanop afstand. De medewerkers kunnen elkaar allerlei documenten laten zien, waardoor ze via het systeem letterlijk kunnen samenwerken alsof ze bij elkaar aan een vergadertafel zitten.”

Om tot de aanschaf van het systeem over te gaan, hoefde Arcadis geen diepgravende roi-studie uit te voeren. “Je voelt zo aan dat de oplossingen alleen maar voordelen biedt. Onze medewerkers winnen heel wat kostbare tijd omdat ze zich niet meer om de haverklap naar een andere vestiging moeten verplaatsen. Tegelijk kunnen ze een stuk efficiënter werken vanop afstand, door de integratie met de andere systemen.” De oplossing biedt veel meer dan enkel telefoon-met-beeld. In eerste instantie verwacht Van Put dat vooral projectingenieurs en projectleiders van het videoconferencingsysteem gebruik zullen maken. Met de juiste coördinatie en communicatie moet de oplossing echter toegankelijk zijn voor een zo breed mogelijke gebruikersgroep.

Dries Van Damme