Het kinderbijslagfonds van Attentia behandelt enkel nog digitale dossiers. Het fonds liet zo niet alleen de traditionele archiefkasten verdwijnen, maar kan nu ook meer tijd besteden aan de eigenlijke dienstverlening.

Attentia ondersteunt bedrijven en zelfstandigen bij hun personeels- en organisatiebeleid. Het gaat onder meer om projecten rond de aanwerving, ontwikkeling, beloning en vitaliteit van medewerkers. Attentia verleent ook diensten op het vlak van loonberekening, veiligheid en welzijn, kinderbijslag, sociaal statuut, enzovoort. Wesley Van Damme is automation partner bij Attentia. Hij vertaalt de businessbehoeften naar ict. “We stellen de klant altijd centraal”, vertelt hij. “We hechten daarbij ook veel belang aan de nabijheid van onze dienstverlening. Dat zorgde voor een heel specifieke uitdaging bij het kinderbijslagfonds.”

Het is uiteraard de werkgever die Attentia aanduidt als kinderbijslagfonds voor zijn medewerkers. De locatie van de werkgever bepaalt op haar beurt in welk kantoor Attentia de dossiers beheert. Het is logisch: de dossiers van een bedrijf uit Brugge bevinden zich in het Brugse Attentia-kantoor. Maar wat als één van de medewerkers in Gent woont en met een vraag het Gentse kantoor van Attentia binnenstapt? “Vroeger moesten we in zo’n geval dossiers op de post doen, medewerkers moesten informatie over en weer mailen, enzovoort.” Attentia ging daarom op zoek naar een efficiëntere, digitale oplossing.

FLEXIBEL RAADPLEEGBAAR

Attentia bracht de papieren omgeving eerst in kaart, door de optelsom te maken van de lokale archieven. Wesley Van Damme: “We bleken veel meer papier in huis te hebben dan we hadden verwacht: ruim 2,5 miljoen pagina’s.” Door die te digitaliseren wist Attentia verschillende voordelen te realiseren. “De klassieke archiefkasten zijn verdwenen, waardoor er op kantoor meer ruimte is voor de inrichting van een aangename werkomgeving. Bovendien laat een digitale workflow toe om efficiënter te werken. De dossiers zijn nu van in om het even welk kantoor raadpleegbaar. Onze medewerkers beschikken direct over de juiste informatie.”

Ook nieuwe stukken voegt Attentia makkelijk aan de workflow toe. Alle papieren post laat Attentia naar Input4You doorsturen, het bedrijf dat ook het archief digitaliseerde. De partner scant de poststukken en levert ze digitaal af bij Attentia. UnifiedPost bouwde de digitale omgeving en workflows voor het efficiënte proces uit. Attentia investeerde alles samen ongeveer 625.000 euro in het project. “Voor de medewerkers van onze klanten blijft alles gelijk”, aldus nog Wesley Van Damme. “Attesten op papier blijven welkom. Voor ons schuilt de winst in het feit dat medewerkers niet langer in de weer zijn om papieren documenten op te zoeken, door te sturen of te archiveren. De tijd die vrijkomt kunnen we besteden aan beter dossierbeheer.”

Dries Van Damme

“Door de overstap naar digitale kinderbijslag-dossiers kwam er in onze kantoren tijd en ruimte vrij om klanten – en de medewerkers van die klanten – nog beter te bedienen.”