Voor bedrijven in de bouwsector is het niet altijd even eenvoudig om arbeiders op de werven op te volgen : wie start wanneer en hoe lang hebben ze gewerkt ? Bij Groep Huyzentruyt heeft ‘het boekje’ definitief plaatsgemaakt voor automatische registratie.

Groep Huyzentruyt is een concern in de bouwsector dat drie pijlers telt : development (verwerven en bouwrijp maken van bouwterreinen en verkavelingen), building (bouwen van woningen of appartementen) en investments (investeringsprojecten). Met name voor de bouwprojecten zijn er veel arbeiders actief op werven. Voor zulke werknemers is een klassiek model van tijdregistratie haast onmogelijk. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een mobiele oplossing die het leven van arbeiders en HR-afdeling kan veraangenamen. “Vroeger werkten arbeiders op werven met een boekje voor de tijdregistraties”, vertelt Stijn Vanackere, projectleider bij Groep Huyzentruyt. “Daarin noteerden ze zelf wanneer ze op een werf begonnen, hoeveel uren ze daar presteerden en eventueel ook wanneer ze diezelfde dag naar een volgende werf gingen.” Een werkwijze met de nodige nadelen, merkt Eveline Verdonck, verantwoordelijke personeelsdienst bij Groep Huyzentruyt, op : “Niet alleen betekende dit extra werk voor de arbeiders, de kans op fouten was ook veel groter – zowel bij de input van de arbeiders als bij het overnemen van de gegevens in de HR-afdeling. Bovendien namen de processen voor het verwerken van de tijdsregistratie veel tijd in beslag.”

Daarom ging Groep Huyzentruyt op zoek naar een manier om dit proces te automatiseren en te versnellen. Uiteindelijk vonden ze de meest geschikte oplossing bij Geodynamics : een combinatie van een ‘black box’ registratietoestel in de wagen en een badge die de werknemer bij zich draagt. Als de werknemer in- en uitstapt, houdt hij de badge voor het toestel, en alle gegevens worden doorgestuurd.

BADGE EN BLACK BOX

De implementatie van deze oplossing bij alle betrokken werknemers nam vrij weinig tijd in beslag. Op twee maanden tijd werden alle voertuigen voorzien van een black box en kon de automatische registratie beginnen. “We hebben nog wel een drietal maanden de twee systemen parallel gedraaid”, vult Stijn Vanackere aan, “waarbij de arbeiders nog steeds hun boekje invulden en tegelijk al badgeden. Maar daarna, in het najaar van 2014, waren we klaar voor de definitieve overstap.”

De gegevens worden nu automatisch in het interne erp-pakket geladen, en daar worden ze door de HR-administratie gecontroleerd alvorens ze naar SD Worx worden gestuurd voor de loonberekening. “Die controle is echt nog wel nodig”, merkt Eveline Verdonck op, “want een werknemer kan al wel eens vergeten te badgen. Maar zelfs met die controlefase blijft het verwerkingsproces sneller. Het aantal invoerfouten is sowieso drastisch gedaald. En voor de mobiele werknemers is de overlast sowieso gedaald. Zij zouden niet naar het oude systeem terug willen.”

BETERE PROJECT- OPVOLGING

Naast een accuratere loonverwerking heeft de automatisering van de tijdregistratie nog een ander groot voordeel, merkt Stijn Vanackere op : “Samen met de identificatiegegevens van elke werknemer wordt ook de code voor de werf ingevoerd waar deze arbeider naartoe gaat. Zo wordt automatisch het juiste aantal uren berekend dat door de aanwezige arbeiders aan deze werf werd gewerkt, wat de projectopvolging weer vereenvoudigt.”

Het succes van de tijdregistratie voor arbeiders op de werven heeft Groep Huyzentruyt ook geïnspireerd om een tijdregistratiesysteem te hanteren voor fabrieksarbeiders, aldus Vanackere : “Dit dient vooral om meteen het juiste aantal gewerkte uren per project te berekenen. Dat is echter minder eenvoudig dan voor arbeiders op werven, want één werknemer in de fabriek kan soms aan zes projecten per dag werken.”

Stef Gyssels