Avanade en Hessenatie Logistics hebben samen een platform ontwikkeld om klanten van Hessenatie toe te laten hun volledige supply chain te beheren. Het is via dat platform dat de Federale Politie alle uniformen voor agenten bestelt.

‘HL Ware’ heet het platform dat Avanade met Hessenatie Logistics op poten zette. Het is een volledig geïntegreerd erp-platform waarop klanten van Hessenatie aangesloten kunnen worden. Toen de Federale Politie op zoek ging naar zo’n oplossing om kledij voor het personeel te bestellen via een webportal en kassa-applicatie, kwam Hessenatie als beste uit de aanbesteding: goed voor een contract voor de volgende 10 jaar.

“Het gaat om een oplossing waarbij Dynamics AX als basis gebruikt werd en waarop extra modules toegevoegd werden. Daarbij werd een 5-S model gehanteerd: store, serve, source, sell en supply”, verduidelijkt Chris Vandecaveye, Unit Manager Microsoft AX bij Avanade. Uniformstukken kunnen nu online besteld worden bij het centraal distributiecentrum via de ontwikkelde portal. Daarnaast kunnen ze ook aangekocht worden in de winkel in Brussel, waar drie kassawerkstations en touchscreens geïnstalleerd én meegeïntegreerd werden in de oplossing.

‘Maatwerk’ nodig

Peter Coeckelberghs, Project Lead Microsoft AX bij Avanade, voegt daar nog aan toe dat “maar liefst 40 verschillende processen verwerkt moesten worden. Dat zorgde voor heel wat complexiteit”, legt hij uit. Het gaat dan om logistieke flows zoals een aparte stroom voor ‘buitenmaten’ – een specifieke requirement van de Federale Politie trouwens in het lastenboek – en het verwerken van retourzendingen in de bestelmodule. Wat ook een bijzondere uitdaging was, is dat de kledij – gaande van politieuniformen tot galakledij, schoenen en petjes – niet alleen met geld maar ook en vooral met punten besteld moet kunnen worden. De politie werkt immers met een puntensysteem voor de werknemers: zeg maar een ‘budget’ waarmee per jaar de nodige uitrusting zoals kledij en naamplaatjes of insignes kan besteld worden. Hoe groot dat budget is, hangt onder meer af van het type functie – binnen- of buitendienst. “Niet evident om die data te kunnen ophalen en verwerken in het systeem want het werkt net iets anders als een extra ‘munteenheid'”, weet Coeckelberghs. Ook de reeds aanwezige data rond de artikelen, inkooporders, puntenconsumpties en contracten van alle uniformen moesten geïmporteerd kunnen worden. Specifieke aandacht ging ook uit naar de maatwerk-interface. Agenten kunnen immers (indien nodig) hun maten laten opnemen in de ‘paswagen’ van hun politieregio die regelmatig eens passeert. Die maten worden doorgestuurd naar de externe kleermakers.

De orders worden momenteel in de bestelmodule geplaatst door 1.200 logistieke verantwoordelijken – al is het ook een optie om de individuele agenten eveneens toegang te geven. Voorafgaand aan het hele project ging ook een audit door een derde, onafhankelijke partij vooraf: om security en netwerkbeveiliging in kaart te brengen en af te toetsen met de eigen policy. Ondertussen is de implementatie helemaal achter de rug. “In 14 maanden trouwens, wat lang geen voor de hand liggende eis was die we moesten respecteren. In die periode was trouwens al een doorlooptijd van 60 dagen vastegelegd voor intensieve testing door de Federale Politie”, klinkt het bij Chris Vandecaveye. Peter Coeckelberghs wijst ons tot slot nog op de volgens hem zwaarste requirement: de eis tot performantie. “95% van de responstijd moest lager liggen dan 3 seconden. Wanneer je het over webservices hebt is dat niet evident. We hebben dus uitvoerige performantietesten moeten doen, de hardware dimensioneren en vooral de softwareprocessen grondig gaan optimaliseren”, legt hij uit. De volgende stap is nu om nog een aantal verbeteringen door te voeren en een business intelligence (bi) gedeelte op te leveren waarmee Cubes en rapporten gegenereerd kunnen worden.

Kristof Van der Stadt