Handelingsspecialist Aviapartner had door de crisis vorig jaar bijna het loodje gelegd. De nood aan een degelijke rapporteringsoplossing werd nijpend.

Aviapartner was, tot de overname door investeerder 3i in 2006 een familiebedrijf, groot geworden op het buikgevoel van de familie Verougstraete. “Maar bij 3i heerste wel de behoefte om aan financieel management te gaan doen”, weet cio Jaak Aendekerk. “Dat werd uitgebreid naar forecasting en performance management.” De zoektocht naar een geschikte oplossing startte begin 2007 en leidde uiteindelijk tot SAS Financial Management.

Hoewel een eerste versie begin 2009 al operationeel was, maakte de zware crisis duidelijk dat de prioriteiten anders moesten gelegd worden. “Op het moment dat het goed gaat is een goede rapporteringstool ‘nice to have’, maar niet noodzakelijk. Maar als je van 1,5 miljoen ton cargo naar 1 miljoen ton zakt en je ziet dat pas weken na de feiten, weet je wat je mist”, illustreert groepscontroller Carol Struyf. Het was de aanleiding om het project deels over een andere boeg te gooien en te komen tot de ‘versie 2’ die vandaag bij Aviapartner draait.

Datakwaliteit

“We wilden alle data in één datawarehouse”, vertelt Aendekerk. “Dat moest de verschillende spreadsheets vervangen die in het bedrijf circuleerden. Daarbovenop moest één performance managementtool komen.” Het gaat niet enkel over financiële data (boekhouding, contracten, …) , maar ook over heel veel operationele gegevens (vluchtinformatie, planningen van shifts, serviceregistratie, …). “Wij willen ook zien wat er aan de basis ligt van de financiële resultaten. Dat gebeurt, zeker in België, niet vaak”, stelt projectmanager Koen Dils. “Wij kozen dus niet voor 1 erp-platform, maar voor verschillende, heel performante operationele bronsystemen. De informatie daaruit belandt in het datawarehouse, waar die wordt opgehaald. Dat biedt het voordeel dat we nog andere bronsystemen zouden kunnen toevoegen.”

Resultaat: een veel snellere, flexibelere, meer eenvoudige manier van rapporteren. Al moet Carol Struyf toegeven dat een dergelijke ommekeer ook nog noopt tot heel wat change management binnen het bedrijf. “Er is niets vreselijkers dan een budgetmeeting te hebben waarop iedereen verschillende cijfers bovenhaalt”, stelt ze. “Dat is nog niet helemaal opgelost, maar we hebben al een lange weg afgelegd. We zijn er bijna, maar nog niet helemaal.” Verklaring voor dat laatste is de nog niet altijd optimale datakwaliteit, al is er beterschap. “Data-integriteit is het belangrijkste om buy-in te krijgen van je eigen mensen.”[STG]

Stefan Grommen