Het ontstaan van het fusieziekenhuis AZ Nikolaas zorgde ook bij de hr-afdeling voor schaalvergroting. Om de aankondiging van vacatures en de opvolging van kandidaten beter te ondersteunen, rekent het ziekenhuis op een tool voor e-recruitment van HR-Technologies.

Met 822 bedden is AZ Nikolaas één van de grotere ziekenhuizen in de provincie Oost-Vlaanderen. AZ Nikolaas is ontstaan uit de fusie van AZ Waasland en AZ Maria Middelares. Naast het ziekenhuis in Sint-Niklaas zijn er nog campussen in Temse, Hamme, Beveren en Sint-Gillis-Waas. In Lokeren is er een zogenaamde low care afdeling. Alles samen telt AZ Nikolaas 2.300 medewerkers en 200 artsen. Binnen een grote organisatie als AZ Nikolaas bestaat er een constante behoefte aan de rekrutering van nieuwe medewerkers. Door de fusie met andere ziekenhuizen uit de regio – afgerond in 2007 – is de ondersteuning van de selectie- en re-kruteringsprocessen gewijzigd. Vroeger hielden de ziekenhuizen elk op hun manier een lijstje met kandidaten-sollicitanten bij. Meestal gebeurde dat in een eenvoudige Excel-file. De schaalvergroting van de fusie zorgde echter voor een snel stijgend aantal vacatures. Het was duidelijk dat het beheer van selectie en aanwerving een andere aanpak verdiende.

“Efficiëntieverhoging was één van de belangrijkste redenen voor de fusie”, vertelt Gaby Bogaert, directeur P&O (Personeel & Organisatie) bij AZ Nikolaas. “Daar genieten alle campussen van. Door de schaalvergroting hebben we nu ook het nodige draagvlak voor de uitbouw van diensten waar de afzonderlijke ziekenhuizen vroeger te klein voor waren. Ik denk onder meer aan radiotherapie en kinderpsychiatrie.” Om de schaalvergroting te ondersteunen heeft het fusieziekenhuis zowat continu behoefte aan nieuwe medewerkers. “Er zijn behoorlijk wat vacatures. We krijgen ook vrij veel spontane sollicitaties. Om die allemaal op een efficiënte manier te beheren, volstond het traditionele rekenblad niet meer. Er moest een nieuwe oplossing komen, die we op een gedeelde manier zouden kunnen gebruiken.”

Online rekruteringsadministratie

AZ Nikolaas onderzocht de markt, maar kwam voor de ondersteuning van rekrutering telkens weer bij de grote hr-pakketten uit. Die waren niet alleen erg duur, maar ook functioneel veel te breed. Het ziekenhuis zocht enkel ondersteuning voor selectie en aanwerving – een fractie van de functionaliteit van de geïntegreerde hr-pakketten. Een passend antwoord kwam uiteindelijk van HR-Technologies. Dat jonge bedrijf uit Gent heeft zich gespecialiseerd in de ontwikkeling van webgebaseerde oplossingen voor e-recruitment. “De toepassing biedt gerichte ondersteuning voor selectie en re-krutering”, zegt Martine D’hollander, deskundige P&O bij AZ Nikolaas. “We waren vrij snel overtuigd van de meerwaarde die de oplossing van HR-Technologies ons kon bieden.” Voor de leverancier is AZ Nikolaas de eerste referentie in de gezondheidszorg.

De tool biedt zowel de medewerkers van de afdeling P&O als de kandidaten voor de vacatures meer gebruiksgemak. “Met de tool kunnen we op een eenvoudige manier de nieuwe vacatures op de website plaatsen”, vertelt Nancy Gruwez, deskundige P&O bij het AZ Nikolaas. “Ook de rekruteringsadministratie verloopt via de tool. Een kandidaat kan via de site op een vacature reageren of spontaan solliciteren.” Alle gegevens over de kandidaat – en het bijhorende cv – komen rechtstreeks in de databank van de afdeling P&O terecht. De kandidaat ontvangt daarna via e-mail een ontvangstbevestiging. Voor sollicitaties die het ziekenhuis per brief bereiken, is er een apart proces opgezet. Martine D’hollander: “We hebben een heel brede waaier aan vacatures. Niet alle kandidaten hebben thuis internettoegang. We ontvangen nog vrij veel sollicitaties op papier.”

Snel vacatures invullen

De oplossing van HR-Technologies is niet geïntegreerd met het loonsysteem van het ziekenhuis. Die oefening paste niet binnen het beschikbare budget. Maar ook los daarvan is de impact van de oplossing op de it-afdeling van het ziekenhuis nihil. HR-Technologies staat in voor de hosting van de toepassing. “De belangrijkste voorwaarde die we hadden, is dat het een gebruiksvriendelijk systeem moest zijn”, stelt Gaby Bogaert. “We beschikken nu over een oplossing die de communicatie met de sollicitant vereenvoudigt. Iedere sollicitant krijgt nu sneller een antwoord op zijn bericht. Tegelijk is het voor ons veel makkelijker om de kandidaten op te volgen, omdat we alle informatie van het selectieproces centraal beheren.” Het gaat daarbij niet alleen om het cv van de kandidaat, maar ook om de resultaten van testen, de evaluatie van een sollicitatiegesprek, enzovoort.

Op jaarbasis schrijft AZ Nikolaas ongeveer tweehonderd vacatures uit. Dat is dubbel zoveel als voor de fusie. Per jaar zijn er minstens tweeduizend personen die zich voor een job kandidaat stellen. Het ziekenhuis kan die kandidaten nu efficiënter opvolgen en beheren. Er is een beter overzicht van de profielen die zich kandidaat stellen, waardoor de vacatures sneller ingevuld raken. De databank biedt ook een poule van mogelijke kandidaten voor de snelle invulling van tijdelijke jobs. Nancy Gruwez: “We zijn op zoek naar een nieuwe module om onze activiteiten rond vorming, training en opleiding te ondersteunen. Hiervoor zijn we de markt aan het verkennen en hebben we intussen ook contact gehad met HR-Technologies.”

Dries Van Damme