De groep Azelis, specialist in de distributie van chemische producten, kreeg sinds 2000 vorm door allerhande fusies en overnames en zag zijn omzet mee stijgen van 105 miljoen euro indertijd tot 923 miljoen euro vorig jaar. Met zeer versnipperde informatica en processen die nu gestructureerd moeten worden. Hun keuze viel op de ‘corporate performance management tool’ van Cognos.

“Sinds onze oprichting hebben wij niet minder dan 15 overnames gerealiseerd”, begint Joris Coppye, ‘corporate development officer’ bij Azelis en directeur-generaal Benelux. Hij legt uit dat in de chemische sector in de brede zin van het woord (producten voor de voedingsindustrie, cosmetica, farmaceutica, dierenartsen, behandeling van plastic, rubber, ‘composites’ en ‘coatings’, enz.), de verdelers steeds groter en pan-Europeser worden, met name als gevolg van de vraag van de markt, de consolidatie van de producenten op de markt, de complexiteit van de wetgevingen, de explosie van de import uit landen zoals India en China, en ook de steeds grotere participatiegraad van beleggers in ‘private equity’ (die om een steeds snellere financiële rendabiliteit vragen).

De it structureren

De keerzijde van de medaille bij die externe groei is dat Azelis nu bestaat uit “48 juridische entiteiten in Europa die elk over hun eigen informatica beschikken, met verschillende btw-regimes in elk land, meer dan 25.000 producten in onze catalogus en meer dan 20.000 klanten. Kortom, Azelis is een jong maar weinig gecoördineerd bedrijf, dat actief wordt in steeds meer landen, marktsegmenten, producten, enz. ”

Coppye vertelt ook hoe tot in mei laatstleden elk land over zijn eigen applicaties beschikte voor erp, vrm, financiën en rapportering, systemen die werden geërfd van de verschillende overgenomen organisaties. “Een centrale Eurosales-database, gebouwd in Excel, haalde uit de verschillende systemen meer dan 40 parameters voor elke bestelling en maakte het mogelijk om prijzen, marges, klanten, enz. te analyseren. We hadden echter de limiet bereikt van die ‘pivot table’ in Excel die dienst deed als oplossing voor ‘corporate performance management’ en die enkel toegankelijk was voor de algemene directie, met vooral businessparameters. Kortom, er ontbrak coherentie en coördinatie in onze communicatie. ”

In mei laatstleden beslist de maatschappij om één enkele cpm-tool aan te schaffen, die in een eerste fase boven de erp’s en financiële systemen zal werken, en daarna ook boven de crm’s, om “over één enkele versie van de waarheid te beschikken”. Parallel daarmee voert Azelis de ERP Dynamics AX van Microsoft in op het niveau van de groep, met links naar de lokale tools.

Praktisch gezien werden er twee modules uit het cpm-aanbod van Cognos gekozen: de tool voor ‘business intelligence’ en de oplossing voor budgetteringen. Beide oplossingen werden op amper een paar maanden geïnstalleerd (de projecten werden eind september laatstleden voltooid) en bovendien tijdens de zomermaanden (wanneer er dus minder personeel is), kwestie van met deze nieuwe oplossingen te kunnen werken om de meest recente budgetten op te stellen.

Evoluties

Ondanks de ervaren moeilijkheden, meent Coppye dat ze de uitdaging hebben opgelost met een “pragmatische aanpak”. Die moeilijkheden waren – ondanks de bijstand door teams van Cognos – onder meer de korte termijnen, beperkte interne competenties, beperkte feedback van de entiteiten, weerstand tegen veranderingen bij it-directeurs en gebruikers die liever hun oude vertrouwde Excel gebruikten. Ook waren er wel wat onsamenhangendheden tussen de werkmethodes en bleken de gegevenssets vaak vervuild. Coppye geeft toe dat “als we opnieuw moesten beginnen, we meer tijd zouden uittrekken voor de analysefase”, maar heeft het nu al over de latere fases van het project: invoering van een verband tussen BI en de financiële module, creatie van kpi’s (key performance indicators) en dashboards, definitie van de structuur voor de ‘master data’, implementatie van een centrale financiële rapporteringstool en later ook van lokale rapporteringstools, en ingebruikname van een nieuwe crm-tool.

Keuze

Gevraagd naar de keuze voor Cognos, zegt Joris Coppye dat Azelis uiteraard ook andere oplossingen heeft bekeken, maar dat Cognos uiteindelijk werd geselecteerd om de stabiliteit van hun product en de leiderspositie van de uitgever. Ook het feit dat “Cognos zijn oplossing in de vorm van een enkel geheel heeft herbedacht”, speelde een belangrijke rol. Ten slotte verklaart Coppye te zijn gevallen voor het vermogen van Cognos om “al na een paar dagen een demonstratie te kunnen geven aan de directie met onze eigen gegevens, een demo die indruk heeft gemaakt op ons management.” Eén klein minpuntje: het gebruik van de rapporteringstool, voor de creatie van verzoeken, vraagt nog een zekere gewenning en waarschijnlijk ook een opleiding van de gebruikers.

Marc Husquinet