Bij de overstap van Bayer naar een op Windows 7 en Office 2010 gesteunde nieuwe werkwijze, beten de vestigingen in de Benelux de spits af. Met succes, dankzij een mix van opleidingskanalen.

Voor Marc Ambagts, ict-manager voor Bayer in de Benelux, was het geen geringe klus. Hoe zo’n 2.600 werkplekken in een achttal vestigingen overzetten naar een nieuwe omgeving, met de bijhorende opleidingen die een breed spectrum aan werknemers moesten bedienen? Uiteindelijk bleek een mix van opleidingswijzen de oplossing, met een stevige plaats voor e-learning. “Er was wel al ervaring met e-learning bij Bayer, maar een zo omvangrijk en divers project als dit was wel een première,” aldus Ambagts. Immers, het nieuwe platform en de bijhorende werkwijze vormen de basis van het ‘Personalized Workplace Programme’ dat Bayer wereldwijd gaat uitrollen, en waarvoor de Benelux vestigingen zowat het proefkonijn waren. Naast de nieuwe werkomgeving met Windows 7, Office 2010 en Outlook (een overstap van Lotus Notes) legde de nieuwe werkwijze ook de nadruk op meer samenwerking, evenals het gedeeld en beter beheerd gebruik van informatie.

Blended training

Uiteindelijk werd gekozen voor een vorm van ‘blended training’, met zowel klassieke klassikale opleidingen, als e-learning en webgesteunde ondersteuning. Hiermee werd zowel personeel aan de productiekant van het bedrijf – met 24/7-ploegendiensten – als kantoorpersoneel en verkopers ‘on the road’ bijgeschoold. Er werd niet voor een ‘one size fits all’ aanpak gekozen. Wel werd op basis van een focusgroep per vestiging, een aangepaste aanpak uitgewerkt en getoetst op zijn effectiviteit. “Er werd waar mogelijk gekozen voor klassikaal onderwijs, omdat de personen hun toestel toch een dag moesten missen voor de omzetting. Maar voor de personen in ploegendienst verliep de opleiding wel via e-learning,” onder meer omwille van praktische en organisatorische redenen. Daarvoor werd gebruik gemaakt van materiaal dat door het Duitse hoofdkantoor was ontwikkeld. Maar aangezien nog niet alles op punt stond, werd ook lokaal nog een en ander ontwikkeld.

Belangrijk – en dit voor alle werknemers – is de online beschikbaarheid van heel wat ‘how to’s’, waarin gebruikers nog snel even kunnen leren hoe bepaalde elementen en functies aan te wenden. “De opleiding mikte immers op het aanleren van een gemiddelde basiskennis, met daarnaast de mogelijkheid extra informatie te verwerven dank zij die e-learning ‘how to’s’. Voorts “promoten we bij de werknemers om ook het materiaal dat Microsoft zelf aanbiedt, door te nemen.” Voorafgaand aan het project had Bayer, naast de communicatie met de werknemers, deze laatsten ook de gelegenheid geboden om voor een interessante prijs een licentie op Windows 7 en Office 2010 voor huisgebruik te kopen, wat al een zekere vertrouwdheid met deze producten meebracht.

Of de opleidingen ook voldoende effect hadden? Schoot het aantal oproepen naar de helpdesk niet door het plafond? “Tijdens de migratie zelf verdubbelde het aantal oproepen tijdelijk, maar nadien daalde het weer tot het niveau van voordien. En zelfs tijdens de migratie betrof het gewoonlijk vragen als ‘waar stond dat ook al weer’ of ‘wanneer krijg ik mijn pc terug’.”

Kortom, tevredenheid bij Ambagts, want “met stellige zekerheid is dit in mijn 12 jaar bij Bayer het meest succesvolle ooit.” Gestart in december 2010, ligt Bayer Benelux op koers om eind april van dit jaar de overstap af te ronden, met de migratie en opleiding van de laatste 700 werknemers, en dat ‘on time, in budget’.

Guy Kindermans

Bayer, e-learning voor werknemers in ploegendienst