Het actieterrein van de tablet breidt uit. Na e-mail en agenda volgt nu de vraag naar businessapplicaties die toegang geven tot bedrijfsdata. Coca-Cola speelde in op die behoefte en bezorgde haar senior leaders een mobiele app voor business intelligence. Managers krijgen daarmee toegang tot bedrijfsinformatie, letterlijk aan hun vingertoppen.

Innovatie is belangrijk voor Coca-Cola, niet alleen bij de ontwikkeling van producten of marketingacties, maar ook op het vlak van de eigen bedrijfsvoering – en de bijhorende it-ondersteuning. Dat bleek al drie jaar geleden, toen Coca-Cola het gebruik van de iPad invoerde bij haar senior management.

“Mail en agenda waren de toepassingen die in het begin de meeste bijval kenden,” vertelt Annelies Aquarius, bi-projectmanager bij de Europese it-afdeling van Coca-Cola. “Maar al snel kwam er vanuit het management vraag naar business-apps.” De laptop moest steeds meer plaats ruimen voor de tablet, zo bleek, wat leidde tot een concrete behoefte aan toegang tot data en rapporten via dat toestel. Eén en ander vormde voor Coca-Cola een uitstekende aanleiding om werk te maken van een geautomatiseerde applicatie voor business intelligence.

“We hebben een groot datawarehouse waaruit we vooral rapporteren via SAP Business Objects en Microsoft Excel”, zegt Zeger Van Neck, delivery manager voor business intelligence bij de Europese it-afdeling van Coca-Cola. “Met de iPad was het technisch niet zomaar mogelijk om toegang te krijgen tot die omgeving.”

Die vaststelling vormde meteen de doelstelling voor een ingrijpend bi-project: alle managementrapporten beschikbaar maken op de tablet. Coca-Cola wilde er meteen een one-stop-shop van maken.

Aquarius: “We hadden één applicatie voor ogen voor alle kpi’s en rapporten, die zowel via de tablet als via een laptop of pc bruikbaar zou zijn. De applicatie moest bovendien zo veel mogelijk manueel werk uitschakelen en intuïtief zijn in gebruik. Managers willen geen moeilijke tools – en al helemaal geen handleiding om ze te kunnen gebruiken.”

Verder was ook beveiliging belangrijk en moest de applicatie in staat zijn rapporten te tonen die uit een andere bron dan het datawarehouse afkomstig waren.

Altijd en overal, ook offline

“Het voordeel van een papieren dossier is dat je alles bij de hand hebt”, stelt Van Neck. “Dat hadden we met de app ook voor ogen. Anders gezegd: de gegevens moesten altijd beschikbaar zijn, ongeacht of de gebruiker met een tablet of een laptop werkt, ongeacht of het toestel online of offline is.”

Een technologische analyse duidde MicroStrategy als best passende oplossing aan voor die behoefte, onder meer omdat het bedrijf de app niet alleen voor de iPad kon ontwikkelen, maar ook voor gebruik via een webbrowser op pc of laptop.

“De eerste reacties van de gebruikers waren enthousiast”, zegt Aquarius. “We hebben de verwachtingen van de gebruikers ruimschoots overtroffen.” Dat blijkt onder meer uit de snelle adoptie van de applicatie door de gebruikers. “Business intelligence is er op slag een stuk leuker mee geworden.”

Concreet ontwikkelde Coca-Cola een oplossing die traditionele bi-functionaliteit combineert met scorecards. “We hebben echt de limieten opgezocht”, vertelt Van Neck. “We wilden scorecards die maximaal resultaat zouden halen uit een minimum aan data, en die zo allerhande drill down-functies zouden toelaten.”

Het resultaat is een omgeving die veel meer biedt dan een gewone dashboard. De toepassing houdt via caching tot 300 MB data beschikbaar, waardoor de app ook off-line bruikbaar blijft. Het is een manier van werken die een hoge graad van gebruiksgemak met zich meebrengt. Dat de app data op het toestel bewaart, verhoogt echter ook de veiligheidsrisico’s.

Van Neck: “Een iPad raakt al eens verloren, dat klopt, het device is vrij kwetsbaar. Daarom hebben we extra bescherming ingebouwd, onder meer in functie van de data die offline beschikbaar is.”

Coca-Cola houdt voor de beveiliging van de app en de toestellen rekening met alle mogelijke scenario’s. Het bedrijf schakelt onder meer ethische hackers in om de bescherming continu te testen.

Europese uitrol

Behalve naar beveiliging ging ook specifieke aandacht naar de performance van de oplossing. Uiteindelijk verwerkt de app vrij veel data, terwijl de managers uiteraard wel op korte responstijden rekenen.

Verder bleek ook het visuele aspect van de app een uitdaging. Daarvoor werd beroep gedaan op het Gentse webbureau The Reference. Aquarius: “Het succes van een app staat of valt met de look and feel, en de gebruiksvriendelijkheid die daaraan is gekoppeld. Het uitgangspunt van de app is dat het gebruik ervan zichzelf uitwijst.”

Een half uurtje uitleg moest het senior management alvast op weg zetten. Over het gebruik van specifieke rapporten biedt Coca-Cola op zijn intranet een korte instructievideo aan. Het initiatief voor de app kwam uit de Centraal-Zuid-Europese business unit van Coca-Cola die 23 landen groepeert.

Intussen is Coca-Cola met de Europese uitrol van de app begonnen. Dat gebeurt gefaseerd. In één business unit is de app al in gebruik. Wanneer de uitrol compleet is, zullen ongeveer tweehonderd managers toegang hebben tot de app.

Dries Van Damme

“HET GEBRUIKSGEMAK BEPAALT HET SUCCES VAN ZO’N TOEPASSING. JE MAG ER GEEN HANDLEIDING VOOR NODIG HEBBEN.”