In afwachting van het nakende Europese Visum Informatie Systeem (VIS) deed de FOD Binnenlandse Zaken zijn huiswerk al. Het Belgische luik is zo, als één van de eerste landen, al volledig up and running.

Wie een visum wil voor een land binnen de Schengen-zone kan dat bij de ambassade van eender welk Schengen-land aanvragen. Daar wordt soms misbruik van gemaakt, in de vorm van ‘visumshopping’. Iemand zal zo bij verschillende Schengen-landen tegelijk een visum aanvragen: één goedkeuring volstaat immers om zich vrij binnen de Schengen-zone te kunnen bewegen.

Europa wil daarom het systeem van visumaanvragen waterdicht maken. Er moet een centraal, Europees ‘Visa Informatie Systeem’ (VIS), een centrale databank van alfanumerieke en biometrische persoonsgegevens, op poten worden gezet. Doel is uiteraard om tot een eerlijkere manier van werken te komen: één aanvraag, één antwoord. Bovendien zal zo het werk van de visumaanvragen over de verschillende Schengen-landen worden gespreid. Elke lidstaat moet ook zelf een eigen binnenlandse infrastructuur voorzien om zich aan te sluiten op dat centrale VIS.

Op Europees niveau werd het consortium HP-Steria ingeschakeld om het centrale systeem uit te werken. Dat liep al heel wat vertraging op en is vandaag nog altijd niet operationeel. Maar in België hebben ze zich niet laten kennen: het Belgische luik draait al sinds maart, als één van de eerste in Europa.

Voor dat Belgische luik – ‘Belvis’ genaamd – opteerden Filip Pynckels, directeur-generaal ict van de FOD Binnenlandse Zaken, en zijn team voor het systeem van een ‘message broker’ tussen Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken en de federale politie. Na een aanbesteding voor de ontwikkeling en analyse van dat systeem belandden ze bij RealDolmen, dat op zijn beurt Codit inschakelde. “We hebben gewerkt op een manier die ons eigen is: we hebben geprobeerd de beschikbare middelen optimaal te benutten”, vertelt Pynckels. En effectief: met de 9 miljoen euro over 6 jaar die de regering voorzag, werd ten eerste de Europese focus op kortetermijnvisa bij ons uitgebreid naar alle andere visa en ten tweede zowat de volledige ict-infrastructuur van de FOD Binnenlandse Zaken geconsolideerd.

Slecht geslapen

Even onder de motorkap kijken. Voor de message broker werd volledig geopteerd voor Microsoft-technologie: Microsoft Biztalk, waaronder Microsoft SQL Server zit, de besturingssystemen, enzovoort. “De ontwikkeling is, zoals altijd bij ons, gebeurd in C#”, legt Pynckels uit. “Op Belgisch niveau hebben wij voorts een eigen fiberring in Brussel, 48 black fibers. We hebben 2 redundante datacenters met HP-blades en EMC Symmetrix. Ook daar hebben we dus gekozen voor state-of-the-art technologie.” Dat was van groot belang voor de maximum responstijden en downtime die Europa vastlegde. “Europa garandeert een biometrische match te hebben binnen 3 seconden. Ik moet eerlijk zeggen dat ik er, de eerste keer dat ik die cijfers hoorde, slecht van geslapen heb”, grinnikt Pynckels. “Nochtans zit er een businesslogica achter. Wanneer er een Airbus 380 landt met 800 man aan boord, wil je niet 800 mensen zien staan wachten aan de grenscontrole omdat ons systeem niet werkt. Daarom hebben RealDolmen en Codit die antwoordtijden goed in het oog moeten houden: hoe lang duurt het vooraleer een bericht dat binnenkomt aan de grens naar de Europese databank gaat, ‘matcht’ met miljoenen gegevens, en weer terug naar de grens gaat?” In totaal is de responstijd uiteindelijk naar een meer realistische 6 seconden gebracht.

Eerlijker

Voortaan verloopt dus het hele visaproces in ons land, van aanvraag tot controle (‘end-to-end’ heet dat), elektronisch. Geen geprul meer met “scans van faxen van scans” van documenten en foto’s. “We werken zo veel efficiënter. Bovendien werken we correcter, want ook de vingerafdrukken worden gecontroleerd. Bovendien kan je blijven opvolgen of het systeem goed werkt en kan je aan foutopsporing doen. Je ziet perfect waar een visumaanvraag is blijven liggen en wat het probleem is.” En misschien wel de belangrijkste troef: “Je kan de kwaliteit en eerlijkheid van de beslissing beter garanderen”, aldus Pynckels. “Het is onze ervaring dat mensen meestal geen problemen hebben met een negatieve of positieve beslissing, zolang ze maar weten dat het een eerlijke beslissing is.”

Voor de aansluiting op het overkoepelende VIS is het voor België gewoon wachten op Europa. Op dit moment is de richtdatum juni 2011. “De lijnen naar Europa liggen er en zijn actief. We hebben ons systeem al getest met de Europese systemen. Dus het is een kwestie van parametrisering, een werk van een paar dagen.” Voor Belvis zelf is er in de toekomst op vlak van business intelligence misschien uitbreiding mogelijk. “Als men een bepaald beleid voert, kan dat bijvoorbeeld een aanzuigeffect hebben. Dat betekent meer visumaanvragen voor onze diensten. Als je dan bij een bepaalde beslissing vooraf weet – uit voorgaande voorvallen – dat er plots zoveel aanvragen meer zullen binnenkomen, kan je dan op voorhand je benodigde fte’s bepalen. Dan wordt het pas echt interessant. Zo kan je een blijvende service bieden aan je klanten.”

Stefan Grommen