Momenteel heeft elke notaris akten op papier, die hij in zijn archief thuis of op kantoor bijhoudt. Menig notaris heeft die akten natuurlijk ook in digitale vorm op zijn computer, maar deze hebben nog geen enkele wettelijke waarde. Dat is echter slechts een kwestie van tijd.

Eén van de mensen die met het digitaliseringsproject van de Koninklijke Federatie van Belgische Notarissen bezig zijn, is Kris Jehaes, zelfstandig it-consultant met specialisatie in PKI en digital evidence: “Wanneer digitale akten ooit een wettelijke waarde krijgen, moet de betrouwbaarheid en confidentialiteit gegarandeerd worden. Er is dan een centraal digitaal legaal archief nodig dat goed beschermd is: niet iedereen mag toegang krijgen tot de documenten en het archief moet garant staan voor backups en beveiliging, zodat digitale akten niet kunnen verloren geraken of gestolen of gekopieerd worden.” Over de concrete uitwerking kan Jehaes nog niets zeggen, maar over de uitdagingen wil hij wel wat kwijt.

De digitale akten krijgen een digitale handtekening om de echtheid ervan te waarborgen. In deze context is dit echter niet evident, aldus Jehaes: “Als je online je belastingsbrief invult en ze ondertekent met het certificaat van je eID-kaart, dan is het voor de belastingsdienst vooral belangrijk dat de gegevens onderweg niet vervalst zijn door iemand anders. De afhandeling gebeurt hier op een relatief korte termijn. Het notariaat werkt daarentegen op veel langere termijn: we moeten de echtheid van digitale akten over tientallen jaren nog kunnen garanderen. Digitale handtekeningen worden op termijn echter zwakker: je moet ervan uitgaan dat over vijftig jaar de computers sterk genoeg zijn om de private sleutels van de huidige digitale handtekeningen te berekenen. Men kan dan de tijd vervalsen en een vervalst document aanmaken dat zogezegd twintig jaar geleden door jou getekend is.” Oplossingen hiervoor bestaan, maar zijn een complexe materie: men moet een Public Key Infrastructure (PKI) opzetten met Certificate Authorities (CA) en mogelijkheden om certificaten te laten vervallen.

Wanneer de akten lange tijd digitaal moeten worden bewaard, komt ook de vraag naar voren in welk bestandsformaat. Iedereen die al eens een Word-document van tien jaar geleden in een recente Microsoft Office heeft proberen te openen, zal het probleem al wel ervaren hebben: met wat geluk krijg je het document nog geopend, maar dan is de layout veranderd of zijn de lettertypes niet meer leesbaar. “Je kan je al voorstellen dat dit heel wat problematischer wordt voor notarissen, die een bewaarplicht van vijftig jaar hebben,” zegt Jehaes.

PDF/A meest geschikt voor archivering

Vaak wordt als archiveringsformaat voor tekstdocumenten TIFF (Tagged Image File Format) gebruikt. Dit is echter een bestandsformaat voor afbeeldingen: je krijgt hierdoor dus eigenlijk een ingescande versie van al je tekstdocumenten. Nadelen zijn: je kan er niet eenvoudig in zoeken en de bestanden zijn vrij groot. ODF en Office Open XML zijn eveneens niet echt geschikt voor archivering: ze zijn gecreëerd voor het aanpassen van documenten en bieden uitgebreide functies die het archiveren alleen maar bemoeilijken. PDF komt al dichter bij een goede oplossing, maar de PDF-standaard laat ook heel wat zaken toe die niet geschikt zijn voor archivering. In 2005 heeft ISO dan een subset van PDF aanvaard als internationale standaard voor archivering: het gaat om PDF/A-1, gebaseerd op PDF 1.4.

Jehaes somt een aantal kenmerken van PDF/A op: “Alle gebruikte lettertypes worden in het document zelf ingesloten. Lettertypes of compressiemethodes waarop licentiekosten of patenten van toepassing zijn, zijn niet toegelaten, evenals audio, video en Javascript. Er zijn geen verschillende lagen of afbeeldingen met transparantie toegelaten, want dat kan de exacte weergave op verschillende platformen beïnvloeden. PDF/A maakt ook gebruik van gestandaardiseerde kleurenschema’s. En tot slot moeten metadata in het document zelf ingebed worden door middel van XMP (XML Metadata Platform).” Kortom: alle informatie om het document identiek te reproduceren op elk systeem is in het bestand ingebed. Een PDF/A-bestand is 100 procent zelfbeschrijvend. Het lijkt er dan ook op dat het centraal digitaal legaal archief PDF/A zal gebruiken voor zijn digitale akten. Jehaes: “PDF/A staat op dit moment heel hoog aangeschreven op mijn shortlist. Er is veel aandacht in besteed aan layout en reproduceerbaarheid op verschillende systemen. Er bestaan al heel wat tools voor het aanmaken van PDF/A-documenten. Microsoft heeft bijvoorbeeld een plugin voor Office 2007, waarmee een Word-document kan geëxporteerd worden naar PDF/A. Voor het bekijken van PDF/A-documenten is niets speciaals nodig: aangezien het een subset van PDF 1.4 is, kan je het met alle normale PDF-viewers bekijken. Bovendien heeft het PDF/A competence center een heel informatieve website (www.pdfa.org). Uiteraard moet ieder voor zichzelf uitmaken of PDF/A een geschikt formaat is voor zijn specifiek archief.”

Koen Vervloesem