Arcadis levert ingenieurs- en management-diensten rond infrastructuur, gebouwen en in de milieusector. Voor videoconferencing nam Arcadis het model over van de Belgische vestiging. Tandberg leverde de nieuwe apparatuur. Talk & Vision had de supervisie en zorgde voor de netwerkondersteuning en de integratie van de legacy-apparatuur.

Met ruim 15.000 medewerkers en meer dan 2 miljard omzet (tegenover 1,8 in 2009), heeft Arcadis een uitgebreid internationaal netwerk. Ook in België heeft het bedrijf een vestiging. Hier tellen we 860 vaste medewerkers, goed voor een omzet van 84,6 miljoen euro. Toch is Arcadis bij het grote publiek allicht minder bekend. Het bedrijf is gespecialiseerd in advies, ontwerp-, ingenieurs- en managementdiensten in heel specifieke gebieden. Denk bijvoorbeeld aan grote infrastructuurwerken en het design van (spoor)wegen, maar evengoed ook aan allerlei ‘water management’-oplossingen rond het indijken van of het reinigen van water. Vooral in de Verenigde Staten, maar ook in Europa is Arcadis ook bedreven in oplossingen om zwaar verontreinigde grond te saneren. Een aparte afdeling werkt ook rond conceptueel design van gebouwen van bedrijven en overheden. Kortom: een bijzonder brede portfolio en bovendien ook nog eens geografisch erg verspreid.

“Precies die eigenschappen waren voor ons aanleiding om meer met videoconferencing te gaan doen. Het helpt ons om de CO2-uitstoot te beperken en kosteneffectiever te gaan werken”, zegt Matthew Kyte, corporate director it bij Arcadis dat zijn hoofdzetel in Nederland heeft. Arcadis maakte al enige tijd gebruik van videoconferencing – “een allegaartje van Tandberg en Polycom-apparatuur al naargelang de vestiging”, aldus Kyte – maar de groep heeft de technologie nu gestroomlijnd, uitgebreid en dieper geïntegreerd.

Tandberg en Talk & Vision

Voor de aankoop van nieuw materiaal werd beroep gedaan op Tandberg – ondertussen zoals bekend overgenomen door Cisco. “Die keuze werd voornamelijk ingegeven door de gebruiksvriendelijkheid en de kwaliteit. Bij concurrent Polycom zijn er bijvoorbeeld teveel knoppen, wat de gebruiksvriendelijkheid niet ten goede komt. Videoconferencing wordt er ook als iets ‘formeel’ aanzien, terwijl we net de barrières om het te gebruiken zo laag mogelijk willen houden. Uiteindelijk gaf de ‘address book sharing’ functionaliteit de doorslag”, legt Kyte uit. Voor de levering en integratie stond Talk & Vision in: een in videoconferencing gespecialiseerd bedrijf waarvan KPN sinds 2009 meerderheidsaandeelhouder is. “We zijn bij Talk & Vision terecht gekomen via onze Belgische vestiging”, zegt Matthew Kyte. “Onze kleine Belgische vestiging had toen we met het project startten de meeste videoconferencing-systemen in huis die bovendien veel gebruikt werden. Het heeft ons overtuigd om het Belgische model toe te gaan passen voor al onze vestigingen”, aldus Kyte. Concreet werden een zeventigtal nieuwe systemen aangekocht bovenop de bestaande systemen die mee geïntegreerd werden door Talk & Vision. Het gaat dan onder meer om Tandberg 3000 Profiles en 1700 MXP endpoints. Alle Arcadis-medewerkers kunnen nu over de hele wereld contact houden via zowel software- als hardwareclients. Het project werd overigens al in oktober 2009 gestart. “Dat het zo lang geduurd heeft, heeft voor een groot stuk te maken met de grote verscheidenheid in legacy-apparatuur die mee opgenomen moest worden, en de netwerkinfrastructuur. Die moest in vele gevallen gemoderniseerd worden. Ook de bandbreedte moest gefinetuned worden”, zegt Kyte. Die extra bruggen, management systems, gatekeepers e.d. werden door Talk & Vision geleverd en geïnstalleerd.

Ook aan de eindgebruikers werd gedacht. “Het was een top-down beslissing. We hebben onze intentie om fors op videoconferencing in te zetten dus meegedeeld aan onze werknemers en hebben aandacht besteed aan het creëeren van de nodige awareness. Dat is echt nodig”, weet Kyte, “of je riskeert dat de technologie niet voldoende gebruikt wordt”. Vooralsnog wordt viodeoconferencing overigens sowieso als een intern instrument gebruikt. “We merken toch dat onze werknemers liever nog persoonlijk contact zoeken als ze extern met een klant of levernancier willen praten”, besluit de corporate director it van Arcadis.

Kristof Van der Stadt