Belrobotics is een kleine Belgische kmo die een nieuwe nichemarkt voor automatische grasmaaiers heeft ontdekt. Daardoor ontstond er behoefte aan geïntegreerde it-ondersteuning van onder meer aankoop en voorraadbeheer.

Belrobotics is een initiatief van Michel Coen-raets, bekend als oprichter van het Waverse toegangscontrolebedrijf Automatic Systems. Sinds 2004 produceert en commercialiseert Belrobotics de automatische grasmaaier Bigmow. Later kwamen daar nog het kleinere toestel Parcmow en de Ballpicker bij, een robot die automatisch golfballetjes naar een verzamelpunt brengt. De werking van de drie machines is op hetzelfde concept gebaseerd. Bekabeling in de grond bakent het terrein af waarop de robots rondrijden. Een systeem van elektrische pulsen zorgt ervoor dat de machines die lijn niet overschrijden. “We bevinden ons in een kleine nichemarkt, voorlopig zonder veel concurrentie”, zegt Pascal Keirle, verantwoordelijk voor aankoop en kwaliteitscontrole bij Belrobotics. Het bedrijf telt achttien medewerkers en zal in 2008 ongeveer vijfhonderd machines afleveren.

Weg met manuele invoer

Van bij de start van het bedrijf werkt Belrobotics met een boekhoudpakket van BOB Software, het softwarehuis uit Luik dat sinds vier jaar tot het Britse Sage behoort. De functionaliteit van het pakket volstond. “Toen we in 2004 met de productie van de Bigmow begonnen, was er niet direct it-ondersteuning nodig voor het aankoopproces van onderdelen”, vertelt Pascal Keirle. “Dat veranderde in 2006 met de introductie van de Parcmow. We gebruikten Excel om alles op te volgen, maar dat bleek niet houdbaar.” Keirle moest elke wijziging – in de bestellingen, in de voorraad, in de prijzen van de onderdelen, enzovoort – telkens handmatig in verschillende Excel-documenten invoeren. “Daar kroop steeds meer tijd in. Even dacht ik eraan een oplossing te ontwikkelen op een centrale databank. Maar waarom opnieuw het wiel uitvinden?”

Belrobotics besliste om BOB 50 in huis te halen, een pakket van Sage dat zich via de ondersteuning van commercieel beheer, boekhouding en financiën expliciet op de behoeften van de kleine kmo richt. The Little Indian uit Waver trad op als implementatiepartner. “We hebben ook andere erp-pakketten bekeken”, zegt Pascal Keirle, “maar we kwamen al snel bij BOB 50 uit. De makkelijke interface met ons BOB-boekhoudpakket speelde een belangrijke rol.” Bovendien liet BOB 50 toe om snel te handelen. “Een kleine kmo kan voor de selectie en implementatie van een erp onmogelijk een jaar of langer de tijd nemen, zoals grote ondernemingen dat vaak doen. We hadden heel snel een goede oplossing nodig.”

Kristallen bol of erp

De functionaliteit voor voorraadbeheer, facturatie en de aanmaak van verzendnota’s heeft Belrobotics intussen in gebruik genomen. Op termijn komt daar nog het crm-luik van het pakket bij. “Een belangrijk voordeel schuilt in de integratie. Vroeger moest de boekhoudster de prijzen van onderdelen manueel opzoeken en overtikken. Vandaag verloopt dat proces automatisch.” Ook de ondersteuning van het voorraadbeheer geeft aan dat het bedrijf zijn erp-toepassing niet meer zou kunnen missen. “Naarmate we meer producten aanbieden, neemt de complexiteit van het voorraadbeheer van onderdelen toe. Zo werken we met verschillende types batterijen. Sommige daarvan hebben een levertijd van veertien tot twintig weken. Onze productie is nogal seizoensgebonden, met verkoopspieken in het voorjaar en de zomer. Uiteraard moeten we voor de productie van de machines altijd de juiste batterijen beschikbaar hebben. Op het juiste moment bijbestellen is dan de boodschap. Ofwel haal je daarvoor een kristallen bol in huis, ofwel een erp-pakket.”

“De erp-behoefte van de Belgische kmo staat vandaag buiten kijf”, stelt François Josz, verkoop- en marketingdirecteur bij Sage. “Resources vormen meestal een probleem, dus moet de implementatie snel en eenvoudig gebeuren.” BOB 50 en Sage 100 – voor iets grotere ondernemingen – zijn kleine erp-pakketten, in die zin dat ze op een geïntegreerde manier zicht bieden op voorraden, de cijfers van verschillende verkooppunten, enzovoort.” De vergelijking met de grote erp-pakketten wil François Josz echter niet maken. “De grote erp-leveranciers maken allemaal dezelfde fout. Je kunt niet de helft van de functionaliteit van je standaardpakket zo-maar weglaten en die lightversie aan de kmo aanbieden. Zo werkt het niet.” Sage realiseert een snelle implementatie en groot gebruiksgemak via doorgedreven parametrisatie. “Het belangrijkste is dat de kmo niet alleen de nodige gegevens kan capteren, maar die informatie naderhand ook uit het systeem kan halen.”

Dries Van Damme