Besparen op het IT-budget? Koop uw software tweedehands

De aanhoudende zoektocht naar IT-besparingen brengt een nieuw fenomeen aan de oppervlakte: de handel in tweedehandse softwarelicenties. In Nederland is het concept al langer ingeburgerd. De nuchtere Belg neemt eerder een afwachtende houding aan.

Een softwarelicentie verleent een gebruiksrecht. Wie software huurt, mag de software gebruiken voor een specifieke periode, bijvoorbeeld een maand of een jaar. Wie een licentie aankoopt, beschikt doorgaans over een gebruiksrecht dat niet in de tijd is beperkt. Meestal vermeldt zo’n kooplicentie dat ze niet overdraagbaar is. In 2012 verklaarde het Europese Hof van Justitie echter dat die bepaling niet rechtsgeldig is. In een rechtszaak van Oracle tegen de Duitse verkoper van tweedehandse softwarelicenties UsedSoft besliste het Hof dat er geen bezwaar is tegen de doorverkoop van aangekochte softwarelicenties.

Het Hof stipte echter wel enkele voorwaarden aan. Zo moet het softwarebedrijf de licenties binnen Europa hebben verkocht. Het moet gaan om zogenaamde perpetual licenses, dus zonder beperking in de tijd. De aanbieder moet daar een redelijke vergoeding voor hebben ontvangen en de doorverkoper mag de software die aan de licenties is verbonden zelf niet meer blijven gebruiken. In de VS liggen de kaarten duidelijk anders. Daar zegt de wet dat de titularis van de auteursrechten de voorwaarden van een licentie helemaal zelf mag bepalen. Zegt het softwarebedrijf dat het geen doorverkoop toelaat – wat het in regel ook doet – dan is de kous daarmee af.

Weg met het monopolie

Het arrest van het Europese Hof van Justitie zorgde bij ons echter voor een interessant precedent. “Op dat moment hebben partijen als Microsoft, Oracle en IBM formeel hun monopoliepositie verloren”, zegt Nii Victor Dsane, director of Consulting bij Qlicense. “Wie een Microsoftlicentie nodig heeft, ziet zichzelf niet langer verplicht die bij Microsoft aan te kopen. Er zijn ook andere mogelijkheden.”

Het is net van die mogelijkheden dat Qlicense zijn specialiteit heeft gemaakt. Het bedrijf uit het Nederlandse Leiden geeft onafhankelijk licentieadvies en faciliteert de aankoop en verkoop van tweedehandse softwarelicenties. Optimalisering vormt daarbij het uitgangspunt. Bedrijven die over overtollige licenties beschikken, zoeken een manier om ervan af te raken en tegelijk een deel van hun investering te recupereren. Organisaties die licenties nodig hebben, gaan op de tweedehandsmarkt op zoek naar de goedkoopste oplossing.

“De IT-omgeving van een onderneming is voortdurend in beweging”, zegt Nii Victor Dsane. “Na een reorganisatie, bijvoorbeeld, kan het gebeuren dat een bedrijf over te veel licenties beschikt.” Hetzelfde gebeurt wanneer een onderneming de stap naar de cloud zet, en daarbij van koop- naar huurlicenties overschakelt. Mogelijke kopers van die overtollige licenties zijn bedrijven die groeien, bijvoorbeeld na een overname, of die licenties nodig hebben in het kader van compliance – lees: om de risico’s af te bouwen die verbonden zijn aan het illegale gebruik van software.

Tachtig procent korting

“Een tweedehandsproduct is goedkoper dan een nieuw”, zegt Nii Victor Dsane. “Dat is bij softwarelicenties niet anders.” Bovendien gaat het hier om een gebruiksrecht, niet om een fysiek product. Anders gezegd: een tweedehandse licentie doet net hetzelfde als een splinternieuw exemplaar. Alleen de prijs verschilt. Een snelle online zoekronde leert dat bedrijven die tweedehandse softwarelicenties aanbieden al snel vijftig tot tachtig procent van de nieuwprijs afdoen. “Koop je licenties aan voor een bedrijf met enkele honderden en duizenden medewerkers, dan kun je zo op een eenvoudige manier een gigantische besparing realiseren.”

Onze snelle online zoekronde leverde echter bijna alleen Nederlandse aanbieders van tweedehandse licenties op. Het concept lijkt er vrij goed ingeburgerd, met name in de publieke sector, bij lokale overheden en zorginstellingen. In ons land is het fenomeen veel minder bekend. “Er is zeker interesse”, zegt Eddy Van der Stock, voorzitter van V-ICT-OR, de koepelorganisatie voor ICT bij lokale besturen. In de praktijk nemen de meeste lokale besturen echter een afwachtende houding aan. “Er bestaat nog discussie rond de overdraagbaarheid van bepaalde licenties. Soms kan het, maar soms ook niet. Je moet dus erg goed uitkijken wanneer je tweedehandse licenties aankoopt.”

Slim verhandelen

Maar ook al is waakzaamheid geboden, Eddy Van der Stock ziet ook het potentieel. “Het inzicht is onder meer ontstaan bij het faillissement van grote bedrijven”, vertelt hij, “waarbij bleek dat de aangetroffen licenties een behoorlijk kapitaal vormden.” Zoals gezegd: de tweedehandse softwarelicenties geven de gebruiker net dezelfde rechten als de voormalige eigenaar, maar dan tegen een prijs die een flink stuk lager ligt. “En dat is natuurlijk interessant”, stelt Van der Stock. “Het ICT-budget staat continu onder druk. Tegelijk vormen de uitgaven voor software bij een lokaal bestuur zowat zestig procent van de recurrente kosten. Dat aandeel laten zakken via de aankoop van tweedehandse licenties zou uiteraard een goede zaak zijn. Maar nogmaals: alleen maar als het om rechtmatige doorverkoop gaat.”

De terughoudendheid is begrijpelijk. En ja, er doen in de sector verhalen de ronde over projecten waar de aankoop van tweedehands licenties achteraf voor problemen zorgde op het vlak van compliance. Het is net die drempel die een bedrijf als Qlicense wil wegnemen. “Wij faciliteren het proces”, klinkt het bij Nii Victor Dsane. “We zorgen ervoor dat zowel verkoper als aankoper compliant zijn, zodat er achteraf geen problemen ontstaan.” Door als een soort trader op te treden, brengt Qlicense een nieuwe, efficiënte handel in kaart. “Een bedrijf dat wil migreren van Office 2013 naar 2016, kan via ons niet alleen zijn oude licenties voor Office 2013 verkopen, maar ook de nodige licenties voor Office 2016 tweedehands aankopen.” De netto-investering zal zo maar een fractie bedragen van wat de meeste ondernemingen vandaag zouden doen: de oude licenties laten voor wat ze zijn en de nieuwe aankopen aan de volle prijs.

Capex vs opex

Het model klopt in theorie. Maar werkt het ook in de praktijk? Wie haalt het in zijn hoofd om vandaag nog Office 2013 aan te kopen, zelfs tweedehands? “Ik twijfel er niet aan dat daar wel degelijk een markt voor is”, zegt Eddy Van der Stock. “Heel wat lokale besturen – zelfs de grootste steden van België – werken vandaag nog met Office 2013.” Wat blijkt: lokale besturen houden een aangekochte licentie lang in gebruik, minstens vijf jaar en vaak nog langer – in ieder geval langer dan wat in de privésector gangbaar is. Oude licenties uit de bedrijfswereld zouden zo via de tweedehandsmarkt de weg kunnen vinden naar de publieke sector. “Lokale overheden denken vaak dat ze verplicht zijn om te investeren in de nieuwste softwareversies”, zegt Nii Victor Dsane, “maar dat is helemaal niet nodig. Dat hoor je de leveranciers van software uiteraard niet zeggen. Zij hebben er belang bij om de nieuwste software te verkopen.”

Stopt het tweedehandse verhaal dan niet abrupt met de komst van Office 365 en de bijhorende, tijdsgebonden cloudlicentie? “In principe wel”, zegt Eddy Van der Stock. Alleen kiest lang niet iedereen voor Office 365. “Hier geeft het beleid van het lokale bestuur de doorslag.”

Het is het klassieke vraagstuk van capex versus opex. “Soms is investeren in licenties makkelijker. Toch geeft het gros van de lokale besturen er intussen de voorkeur aan de uitgaven voor licenties onder te brengen bij de operationele kosten. Een klein maandelijks bedrag voor een huurlicentie – per gebruiker – is dan makkelijker te budgetteren. En bovenal: makkelijker te schalen.”

Besturen die hun personeelsbestand herschikken, kunnen zo het budget makkelijk mee laten evolueren. Werken ze met aangekochte licenties, dan blijkt na verloop van tijd mogelijk dat ze te veel hebben geïnvesteerd. Maar dan biedt de tweedehandsmarkt de mogelijkheid om een deel van de investering alsnog te recupereren.