Het business intelligence project van Plastiflex toont mooi hoe een efficiënte aanwending van pakketten de werking van een heel bedrijf verbetert, ruim voorbij de oorspronkelijke doelstelling. Ict-manager Patrick Taels was de hoeder van het project en nu ook ‘runner-up’ in de categorie ‘ICT Manager of the Year SMB’.

Plastiflex is een type bedrijf waar België zowat een patent lijkt op te hebben: relatief klein, maar op zijn gebied een succesvolle speler op de wereldmarkt. Zo grenst de kans aan zekerheid dat de lezers minstens enkele (stukjes) producten van Plastiflex in huis hebben. Het bedrijf produceert immers plastic slangen voor gebruik in onder meer huishoudtoestellen (zoals wasmachines), reinigingssystemen, systemen voor zwembadonderhoud, en nu ook voor gebruik in medische apparatuur (zoals beademingstoestellen). Plastiflex levert aan de producenten van al dat materiaal – zoals Miele, Electrolux en Kärcher – en heeft op vraag van die klanten in de voorbije jaren productie-eenheden op vier continenten uitgebouwd tot “een wereldwijde geïntegreerde aanwezigheid”, aldus Taels.

Een nieuwe BI-cultuur

De groeiende druk van concurrenten uit het verre oosten, gekoppeld aan strikte prijseisen vanwege de klanten en de stijgende kosten van de (olie-gesteunde) grondstoffen, maakte het wel dringend nodig dat het bedrijf een betere greep op de cijfers kreeg. “De ict was nog een verzameling eilanden, en ook hier was nood aan een wereldwijde structuur met een gedeeld samenwerkingsmodel.” Die ict-infrastructuur moest tevens cloudgesteund zijn en voorzien in een bi-rapporteringssysteem voor de verkoop en financiële diensten.

Plastiflex was immers tot dan toe beperkt inzake het aantal budgettering- en update-iteraties van de cijfers, door het tijds- en arbeidsintensieve proces. Er was een verscheidenheid aan bronnen (4 erp- en 2 non-erp systemen) met verschil in kwaliteit van de geleverde data, terwijl in verschillende regio’s ook verschillende (lokale) bedrijfs- en werkingsculturen leefden. En dat terwijl onder meer de productiekosten noopten tot snel en veelvuldig heronderhandelen van prijzen.

Er werd gekozen voor het SAP BPC bi-pakket, met een eerste fase op tijd klaar voor de eerste budgetteringsronde van boekjaar 2011. Er werd een proces rond gecreëerd met het oog op wereldwijde verkoopsverwachtingen, dat start vanuit de ‘live’ erp-data. Vervolgens wordt een ‘flow’ (met ingebakken security) gestart die gebruikers toelaat on- en offline te werken aan hun vooruitzichten, met daarin – top down – al aanvaarde veronderstellingen verwerkt (zoals een lagere verkoop ten gevolge van de terugval in de bouwsector in de VS). Wanneer de lokale verantwoordelijken klaar zijn met hun cijfers (bottom-up), worden die ‘gelockt’, waarna het cfo/ceo-niveau alles bekijkt, tot ook zij akkoord zijn. Waarna volgend op deze externe verkoopverwachtingen, ook wordt bepaald hoe binnen het bedrijf zelf de onderdelen met elkaar zaken gaan doen.

Slim bouwblokkenwerk

Concreet werkte Plastiflex samen met RealDolmen en Thin Factory (voor de cloudomgeving) om een rist pakketten vlot met elkaar te laten samenwerken. Cruciaal was wel dat Plastiflex wel al het nodige datamodel had. “We deden het al op die wijze, maar zeker niet zo gesofisticeerd [en snel] als het nu kan.” Naast het SAP BPC-pakket – “we gebruikten dat wel voor iets anders dan het oorspronkelijk bedoeld is, maar het was toch het beste” – betrof dat onder meer Excel als client en Pentaho, een open source etl-tool. Met dat alles kon ook de duur van het proces drastisch worden verkort, met bovendien – belangrijk voor de datakwaliteit – een “single version of the truth.”

Wat ooit als een tool voor het opstellen van verkoopsverwachtingen en budgettering begon, is ondertussen een hoeksteen voor de verkoops-, en financiële planning en voor de ‘operations’ van het bedrijf. “Bi wordt vandaag aangewend voor het optimaliseren van de bedrijfsperformantie en niet alleen de budgettering. Het is een company bi-tool,” stelt Taels onomwonden. Zo worden ook de simulatiemogelijkheden sterk op prijs gesteld. Door de 24/7 ‘private dedicated’ cloud-omgeving kunnen de gebruikers hier tevens terecht wanneer ze dat willen.

Uiteindelijk is onze ‘ICT Manager of the Year’ wedstrijd niet de enige die het project van Plastiflex hoog inschat. Zo mocht Patrick Staels al uit handen van ‘father of the datawarehouse’ Bill Inmon de Benelux BI ‘Vision Award for Business Impact – Midsized Market’ ontvangen.

Guy Kindermans