Het onkostenmanagement bij Brussels Airlines is complex, niet in het minst omdat het bedrijf vertegenwoordigers heeft over de hele wereld. Om die papierwinkel op een efficiënte manier te regelen, ging de luchtvaartmaatschappij in zee met Xpenditure.

Dat Brussels Airlines voor zijn onkostenbeheer een van België ‘s succesvollere techbedrijven inschakelt, hoeft niet te verbazen. “We proberen het beste van België te promoten,” zegt Jan De Raeymaker, cfo bij Brussels Airlines. Maar het gaat om meer dan een Belgisch onderonsje. Bij Brussels Airlines was de tijd rijp voor een up-to-date tool, zegt Jan Derycke, vp finance-accounting, “De onkosten werden lang manueel verwerkt. Met deze app kan je de bonnetjes gewoon fotograferen.” De Xpenditure-app, die zowel op mobiele toestellen als via een browser werkt, leest de belangrijkste gegevens van het bonnetje automatisch uit. “Zo kan je je onkosten in een paar minuten opsturen. Dat wordt wel gesmaakt bij het personeel. Ze hoeven niets meer te bewaren en kunnen rekenen op een snellere verwerking en terugbetaling van hun onkosten,” weet Derycke.

PAPERLESS

De stap past in een breder project voor digitalisering, zegt De Raeymaker : “We willen het financiële departement paperless maken. Alle facturen komen nu bijvoorbeeld digitaal binnen. Dat vereenvoudigt alle stromen binnen het bedrijf. Het management en de salesmensen kunnen zich zo bezighouden met hun kerntaken, niet met administratie.”

Bijkomend voordeel is dat het de job van de werknemers ook aangenamer maakt. “Het is onze bedoeling om het personeel zo efficiënt mogelijk laten werken,” vertelt De Raeymaker, “We proberen zoveel mogelijk om het manuele werk te minimaliseren. Om tijd te besparen, maar ook om de jobs zo interessant mogelijk te maken. We willen goeie mensen aantrekken en houden. Als je mensen repetitief werk geeft, dan blijven ze meestal niet lang en raken ze gedemotiveerd. Wij willen het interessant houden en hen uitdagen.”

DE TRIP VAN EEN BONNETJE

Wim Derkinderen, cco en co-founder van Xpenditure zag dat voor veel bedrijven de onkostenstroom een gigantische administratie met zich meebracht. “Je kan dat probleem eenvoudig oplossen met innovatieve technologie,” weet Derkinderen, “Wij zijn het hele proces gaan automatiseren. We zijn begonnen met de trip van zo’n btw-bonnetje in het bedrijf te volgen. Wij wilden weten wat het beste proces was, zodat je al die stappen kan vereenvoudigen.”

Het eindresultaat is een stevige tijdsbesparing, vertelt hij : “Voorheen moest een medewerker vaak vier tot acht weken wachten tussen het indienen en de betaling. Het unieke aan ons systeem is dat je goedkeuring gaat krijgen op bonnetjesniveau. Vroeger moest dat vaak gebundeld worden. Dan maak je zo’n heel dossier tegen het einde van de maand en als er daar dan een of twee van afgekeurd worden, komt dat hele pak terug en moet je opnieuw beginnen. Wij doen het nu per gemaakte kost. Je gaat op restaurant en kan dat bonnetje meteen doorsturen.”

VOORSCHIETEN

Die snelheid is zowel voor de werknemers als voor het bedrijf een voordeel, meent Derkinderen : “Je werknemers moeten niet langer bonnetjes inleveren. Niemand doet dat graag. Maar voor hen gaat het ook sneller. Als je veel reist en duizenden euro’s moet voorschieten, dan is het niet logisch dat je daar enkele weken op moet wachten.”

De Raeymaeker merkt het ook binnen Brussels Airlines. “Deze verandering wordt makkelijk aanvaard,” zegt hij. “Die aanvaardbaarheid is cruciaal bij technologieën als SaaS,” voegt Derkinderen toe, “Vroeger waren dit soort projecten ellenlang maar onze overgang gaat snel. Het moet plug-and-play zijn. Uiteindelijk : het zijn maar onkostenbonnetjes. Wij willen het simpel houden.”

VOLGENS DE REGELS

Wat het ook voor de boekhouding sneller werken maakt, zijn de automatische checks op onkostenbeleid die in het systeem worden ingebakken. “We gaan bijvoorbeeld alarmen zetten op inbreuken op company policy,” vertelt Derkinderen, “Als een restaurantrekening tot een bepaald bedrag mag gaan en je gaat daarover, dan zal dat door het systeem aangeduid worden.”

Die compliance-regels zijn ook voor Brussels Airlines een extra voordeel. “We merkten dat mensen niet altijd alle regels volgden,” vertelt De Raeymaker, “Als ze gaan eten met iemand, moet dat erbij worden vermeld : wie, waar, wanneer enzovoort. Deze digitalisering helpt om die regels te volgen en ook de kosten onder controle te houden.”

Els Bellens