Natuurlijk zie je geen veilingklok hangen in het Chirec – het Centre Hospitalier Interrégional Edith Cavell, dat zes ziekenhuizen in Brussel en Waals-Brabant groepeert – maar Joël de Wit, verantwoordelijke aankoopdienst, heeft er wel een bijzonder interessante ervaring opzitten met een SAP-gesteund ‘e-sourcing’ pakket. Daarmee kon hij een ‘reverse auction’ opzetten: hij liet de leveranciers tegen elkaar ‘afbieden’ om een contract in de wacht te slepen.

Bij de term ‘verkoop bij afslag’ denk je aan groenten- of fruitveilingen waar op reuzegrote veilingklokken de prijzen razendsnel dalen tot een koper afklopt en hij zo die partij koopt. Een beeld dat je niet meteen verwacht in een verhaal over de aankoopdienst in een grote ziekenhuisassociatie. Hier gebeurt ook precies het tegenovergestelde van wat er zich in groenten- en fruitveiligen afspeelt: niet de klanten worden tegen elkaar worden uitgespeeld, maar de leveranciers en dat verklaart dan ook de term ‘reverse’. Nieuw zijn dergelijke reverse auctions op het internet niet, maar Chirec heeft het hier wel toegepast voor medische verbruiksgoederen. Niet alleen leverde dat een fikse besparing op – een algemeen kenmerk van reverse auctions – het resulteerde ook in een aankoopproces dat transparanter, meer gestructureerd én sneller verliep.

Zelf stelt Joël de Wit dat zo’n e-sourcingsysteem het hele onderhandelingsproces goeddeels ‘dematerialiseert’ en het hele proces sneller en efficiënter laat verlopen, zeker als er met een aantal leveranciers wordt onderhandeld. Anderzijds vergt het een grondiger voorbereiding en is het allicht niet voor alle producten en diensten geschikt.

Om uit te maken welke diensten en producten in aanmerking komen, moet een organisatie dan ook eerst een grondige audit te doen van zijn aankopen (wat op zichzelf al tot besparingen kan leiden, door het stroomlijnen en ontdubbelen van processen en het in toenemende mate bundelen van aankopen). Dat is een niet geringe klus, maar hoe beter die wordt uitgevoerd, hoe beter de resultaten. Bovendien is zo’n audit een middel om op langere termijn een betere kijk te hebben op het verbruik..

De test van de Wit sloeg op twee producten: medische hechtdraad en elektroden voor radiofrequentie-artroscopie van knieën en schouders – jaarlijks goed voor kostenposten van respectievelijk 600.000 euro en 200.000 euro. In beide gevallen is het materiaal al wat meer ‘commodity’ geworden, goed voor een significant omzetvolume, waarvoor er een aantal leveranciers op de markt zijn en waar een stevige prijsverlaging een haalbare kaart is (anders is het sop de kool niet waard). Welke producten komen niet in aanmerking? Het meer gecompliceerde materiaal, maar ook producten waarvan de prijzen vast liggen (zoals een aantal vormen van medicatie).

Grondige voorbereiding

Hoewel zo’n reverse auction softwaregesteund is, verloopt ze niet geheel automatisch. Eerst moet het bestek worden opgesteld, met een duidelijke en goed gestructureerde omschrijving van de gewenste goederen of diensten. “Besteed hieraan veel aandacht, want het is de hoeksteen voor het verdere goede verloop,” luidt het advies van Joël de Wit. Maak tevens een marktstudie van de mogelijke leveranciers. Vervolgens kan het bestek worden verdeeld onder de leveranciers en kan worden nagegaan wie aan de veiling wil deelnemen. Dat laatste resulteert in meer gemotiveerde leveranciers, want wie niet echt belangstelling heeft voor het contract, gaat ook niet deelnemen aan het veilingsproces.

Bij de test werd voor één van de productgroepen gewerkt met een groep leveranciers die door Chirec werden geslecteerd en dus niet op basis van een algemeen uitgestuurd bestek. Voorts had de test ook tot gevolg dat een bestaande leverancier (goed voor 50 procent van de leveringen van het betrokken product) afhaakte omdat de eigen bedrijfspolitiek de deelname aan een contractveiling bij afslag niet toeliet.

De online veilingen zelf verliepen bijzonder vlot, in een geval was de klus al in amper 30 minuten geklaard. Joël de Wit onderstreept voorts dat het hele aankoopproces ook transparanter verloopt, in tegenstelling tot vroeger toen de onderhandelingen vaak gebeurden door mensen uit het medisch personeel die nu via het comité ‘medisch materiaal’ hun fiat geven.

Stevig resultaat

Softwarematig maakte Chirec gebruik van de e-sourcing module van SAP, zonder aanpassingen. Die ondersteunt de voorbereidende fase en biedt ook een handig auction tool. De organisator heeft op zijn scherm een beeld van het biedgedrag van de leveranciers, inclusief aanduidingen van de huidige prijs en zijn richtprijs. De leveranciers zelf zien alleen hun ‘ranking’ in de lopende veiling (en dus niet de prijsoffertes van de andere deelnemers). Een en ander is makkelijk in het gebruik en een auction kan na een goede voorbereiding vlot worden opgezet.

De resultaten zijn in ieder geval mooi, met voor bepaalde goederen tot 40 procent lagere prijzen (ook al door de bundeling van de aankopen van verschillende sites). Bovendien hanteert Joël de Wit de resultaten als basis voor meerjarige contracten, zoals het contract voor de hechtingsdraad met een looptijd van drie jaar en een vaste prijs (eventueel op indexering). Ook dat is een belangrijk aspect van het hele proces met het oog op langdurige besparingen.

De software wordt elders gehost en de Wit betaalt er een forfaitair jaarabonnement voor. Hoe vaker hij het dus gebruikt, des te groter zijn voordeel.

Duidelijk is inmiddels dat een reverse auction natuurlijk niet alleen nuttig is voor ziekenhuizen, maar voor alle bedrijven, instellingen en organisaties waar behoorlijk gestandaardiseerde producten in grote hoeveelheden worden verbruikt.

Guy Kindermans