Digitalisering van documenten zou op termijn verlichting moeten brengen in de administratieve belasting van privatief beheer van gebouwen. Daar rekent Pole Concept althans op.

Pole Concept is een beheerder van mede-eigendom (‘syndic’), of anders gezegd een professionele vereniging die de gemeenschappelijke belangen van mede-eigenaars van gebouwen beheert. Het bedrijf nam in 2005 Burimex en bvba Deputte over. Het handelt voor rekening van ongeveer 2.500 klanten, vooral eigenaars van appartementen in Ukkel, Elsene, Sint-Pieters-Woluwe en Sint-Lambrechts-Woluwe. Minder dan 10 procent van het totaal betreft handelsruimten.

De activiteiten genereren heel wat documenten. Om de beschikbaarheid ervan te garanderen en bepaalde handelingen te virtualiseren heeft Pole Concept bij DocLedge een oplossing voor digitaal archiveren aangeschaft. Pole Concept wil hiermee ook tijd besparen door al wie bevoegd is snellere en meer directe toegang te verlenen tot de documenten die hun aanbelangen. Op dit moment hebben alleen de 7 medewerkers van Pole Concept, verspreid over 3 kantoren, toegang tot de onlinedocumenten. In een tweede fase zullen ook de mede-eigenaars online hun documenten kunnen opvragen en dat wat ze nodig hebben onmiddellijk kunnen verzenden. Leveranciers en administratiekantoren volgen in een derde fase.

De wet volgt

“Het is niet onze bedoeling alle bestaande papieren archieven te scannen”, benadrukt Philippe Legrand, directeur van Pole Concept. “We starten met de archivering van permanente documenten (huurcontracten, basisaktes, statuten, contracten, …) en elk document dat bij ons binnenkomt.” Dit geldt ook voor boekhoudkundige documenten, alles wat betrekking heeft op specifieke handelingen (verkoop ten overstaan van notaris, …) of werkzaamheden (bestek, bestelbon, proces-verbaal van oplevering,…) en op termijn ook lastenboeken, plattegronden en eventuele fotografische documenten die te maken hebben met eigendomsdossiers.

“Wij zijn wettelijk verplicht om de archieven van mede-eigendom (facturen, afrekeningen, bankuittreksels, boekhoudkundige documenten, …) 10 jaar lang te bewaren. En voor de notulen van de algemene vergaderingen van mede-eigenaars geldt zelfs een onbeperkte bewaring.” De overstap naar digitaal zou op termijn nog een andere verplichting van de mede-eigenaarsvereniging moeten vereenvoudigen. Zij moeten namelijk kunnen bewijzen dat ze de informatie die een mede-eigenaar vraagt, wel degelijk hebben meegedeeld. Vandaag moeten ze alles dus aangetekend versturen. Zodra de wet aangepast is, en zodra de algemene vergadering van de mede-eigenaars haar statuten heeft aangepast, zal Pole Concept met de DocLedge-oplossing kunnen aantonen dat het gevraagde document via e-mail werd verstuurd, of dat aan de aanvrager een hyperlink werd bezorgd die toegang geeft tot het document.

Derde vertrouwenspersoon

In plaats van zelf in te staan voor dat archiveringswerk (om maar te zwijgen van het scannen) en de daarop volgende verplichte bewaring, doet Pole Concept een beroep op DocLedge, dat optreedt als een soort vertrouwenspersoon. “Naast de oplossing als zodanig (@rcheDoc) en de implementatie daarvan, bood DocLedge het – in onze ogen doorslaggevende – voordeel dat we bij hen terechtkonden voor de hosting en dat we ons een enorme investering in de zoekmachine konden besparen. Alles wordt dus bij hen gehost en beheerd, zodat wij profiteren van de intrinsieke voordelen van een SaaS-oplossing. Wij hebben gewoon geïnvesteerd in de licentie en een onderhoudscontract, en we genieten nu van een formule met maandelijkse betalingen, berekend volgens het aantal gebruikers en gebruikte racks (opslagruimtes). Wij hebben er twee: één voor Pole Concept, één voor Burimex. Met @rcheDoc kunnen we onze documenten archiveren zonder dat we moeten overgaan tot tijdrovende sorteringen of klassementen, en zonder dat we een strenge boomstructuur moeten naleven. Wij coderen enkele parameters (naam van de klant of van het gebouw, soort document – brief, bestelbon,… – en datum) en 10 minuten later zijn opvragingen mogelijk aan de hand van die metadata.”

Brigitte Doucet