Wat is het nut van twee smartphones voor je professioneel en privé-gebruik? En waarom mag ik mijn nieuwe HTC of Samsung niet gebruiken in plaats van een oude BlackBerry? Vanuit die insteek is de trend van ‘bring your own device’ of byod ontstaan. Je mag je eigen toestel gebruiken, of je krijgt budget om er zelf een te kiezen. Maar evident is die transformatie niet.

Byod is op het eerste zicht goed nieuws voor de werknemer. Hij of zij moet niet met een saai, misschien wel verouderd, toestel rondlopen. De werkgever hoeft omgekeerd geen investeringen te doen in extra hardware. Byod wordt dan ook vaak als besparingsmaatregel afgedaan. Ironisch genoeg meestal door bedrijven die oplossingen aanbieden om toestellen van werknemers veilig in de bedrijfsomgeving toe te laten, waarvoor u dan weer bijbetaalt. E-mail op een ‘vreemd’ toestel krijgen is doorgaans niet moeilijk, maar als ook uw applicaties vlot moeten draaien komt er een stuk complexiteit bij.

Soms heb je als bedrijf geen andere keuze dan de trend te omhelzen. “We hebben veel overnames gedaan, werken met externe consultants en eigen mensen op verplaatsing”, zegt Francis Defauw, marketingman bij Econocom. Daardoor moet het bedrijf met verschillende toestellen kunnen omgaan binnen zijn infrastructuur. “We zijn momenteel heel onze informatica overhoop aan het gooien om voor alle 3.700 werknemers die virtuele werkomgeving aan te maken zodat je vanop eender welk toestel aan je werkplek kan.”

Of een bedrijf byod toepast hangt vooral af van de bedrijfscultuur. Sommigen willen consequent geen vreemde toestellen op hun netwerk, al daalt hun aantal. Soms beperkt de toegang zich tot de mailbox en agenda, in andere gevallen gaan interne bedrijfsapplicaties toegankelijk zijn, of zelfs speciaal worden geoptimaliseerd voor populaire platformen als iOS of Android.

Volgens een recent onderzoek van Ovum zou de trend voor byod hoger liggen in groeimarkten zoals Brazilië, Rusland en India dan in gevestigde markten zoals België. Daar zou de trend in 75 procent van de bedrijven opduiken waar dit in Europa op 44 procent ligt. België bevindt zich volgens datzelfde onderzoek in de Europese middenmoot: meer dan in Frankrijk, maar lager dan in Duitsland.

Bij Citrix is men al langer bezig met de praktijk, deels als voorbeeld om zijn eigen producten te demonstreren. Zo heeft het bedrijf producten die het mogelijk maken om het werk en privégedeelte van een smartphone apart te beheren. Voor tablets staat het mensen vrij om hun privétoestel mee te brengen, voor smartphones hanteert het een vergoeding van 200 dollar en een corporate calling plan. Voor laptops is dit 2.100 dollar per drie jaar. Verder ziet het bedrijf vooral de voordelen: vrijheid voor de werknemer, kostenbesparing en minder afhankelijk van it, en werknemers gaan verantwoordelijker om met hun eigen toestel. Al is het omgaan met verschillende toestellen voor Citrix minder een probleem gezien het bedrijf net de tools maakt om die vrijheid toe te laten.

Beltug, dat vorig jaar een paper rond byod uitbracht, zegt dat bedrijven in België zich wel degelijk zorgen maken om zaken als hogere servicekosten (meer oproepen naar de helpdesk), de installatie van malafide applicaties en de controle en beveiliging van data.

Koen Dries, vakbondsman bij LBC-NVK verwacht niet dat de trend een hoge vlucht gaat nemen in ons land. Omdat Belgische bedrijven veel met applicaties werken, kan je ze vaak niet volledig beveiligen op afwijkende toestellen. Ook is er het fiscaal systeem. “Het is voor een werkgever vaak makkelijker om iets extra te geven in de vorm van een smartphone of tablet. Door het grote verschil tussen bruto en netto is het moeilijker om een gelijkaardige beloning in geld te geven. Hetzelfde geldt voor bedrijfswagens.”

Beltug, de vereniging van ict managers, heeft recent nog uitgezocht hoe het precies zit met de parafiscaliteit van smartphones en gsm’s. Zo stelt de organisatie dat wanneer de werkgever privégebruik van het toestel toelaat en betaalt, het een ‘voordeel alle aard’ is. Als de werkgever het gebruik beperkt tot beroepsdoeleinden is dat niet het geval. Wordt enkel het toestel ter beschikking gesteld zonder tussenkomst in de kosten, dan moet er voor de RSZ een raming komen van de werkelijke waarde en de te verwachten gebruiksduur en die moet elk kwartaal worden aangegeven door het bedrijf. Ook moet een dergelijk voordeel alle aard worden vermeld op de loonfiche van de werkgever. Op dat voordeel ben je als werknemer volgens Beltug 13,07 procent RSZ verschuldigd en 35 % patronale RSZ-bijdragen. In tegenstelling tot computers en een internetabonnement is er voor telefoons nog geen KB dat de waarde hiervan vastlegt. Al merkt Beltug wel op dat inspectiediensten vaak een forfait van 12,5 euro per maand hanteren als werkelijke waarde voor de werknemer. Bovendien betaalt de werknemer 21 procent meer voor een toestel (btw) dan de werkgever, die misschien nog volumekorting kan afdwingen als de (vrij gekozen) toestellen bij één handelaar worden afgenomen.

Volgens Beltug heeft het even geduurd voor de trend naar byod in België op gang kwam. Daarom zijn er momenteel nog veel vragen. Keuze van het toestel kan de productiviteit en tevredenheid verhogen. Maar er is wel de schrik om de controle over het toestel uit handen te geven.

Regels

Niet onbelangrijk in heel de discussie is of je als werkgever aan je personeel mag eisen om werkmail en apps op hun privétoestel te gebruiken. “Juridisch gezien niet”, zegt Dries. “Je baas kan je ook niet verplichten om een duurder of nieuwer toestel te kopen. Als de werkgever vindt dat je mobiel bereikbaar moet zijn of je mail moet checken, dan kan je wel onderling akkoord gaan om dat te kopen, eventueel in ruil voor een andere vergoeding. Maar als je baas het eist, dan moet hij of zij in principe een smartphone voor jou kopen.”

Scheiding der machten

Een ander heikel punt is wat je werkgever allemaal mag doen zodra je als werknemer je privétoestel voor het werk gebruikt. Wie een app van het werk installeert, geeft vaak bepaalde privileges aan die toepassing. Het is zelfs niet uitzonderlijk dat je voor het gebruiken van je werkmail eerst moet aanvaarden dat je werkgever je volledig toestel mag wissen. Stel dat je op een gegeven moment wordt ontslagen, bestaat de kans dus dat je niet enkel toegang tot je werkmail verliest, maar ook alle privégegevens (foto’s, sms-berichten, geïnstalleerde apps…) op je eigen toestel kwijt bent.

Zowel vakbondsman Dries als Daniëlle Jacobs van Beltug hebben geen weet van gevallen waar een ontslagen werknemer zijn privétoestel zag gewist worden. Wel gebeurt het meer dan eens dat iemand zijn werktoestel ook privé gebruikt, het toestel verliest of wordt ontslagen, en de it-afdeling het hele toestel van op afstand wist. In dat opzicht moet je als gebruiker altijd beseffen dat het toestel dat je krijgt op elk moment door je baas kan worden beheerd. De organisatie wijst er dan ook op dat je een byod-policy moet hebben om langs beide kanten niet voor verrassingen te staan. Zowel om te bepalen wie wat betaalt, als wat is toegelaten.

Al loopt het in praktijk ook niet zo’n vaart. Zo gaat het zakelijk gebruik op smartphones meestal over de agenda en bedrijfsemail en die zijn vaak compatibel en apart te wissen zonder impact op de rest van het toestel.

In de VS is die sfeer iets zenuwachtiger. Recent nog wees men er op Cio.com op dat byod er voor zorgt dat duizenden werknemers in hun vrije tijd ook na hun uren bereikbaar zijn of nog mails zitten te beantwoorden. Daarnaast geef je je bedrijf, of toch de it-afdeling, vaak controle over je toestel, wat de deur openzet voor meer controle van de werknemers. Twee factoren die de ideale voedingsbodem vormen om tot rechtszaken over te gaan. Maar in België komt het (nog?) niet zo ver. Met een goede policy, duidelijke communicatie over wat mag en kan en goed afwegen hoe en of privétoestellen worden ondersteunt kom je als bedrijf al heel ver.

Pieterjan Van Leemputten