Een nieuw elektronisch dossier beheert centraal de gegevens over de gedetineerden in ons land. Het platform is een realisatie van een consortium gevormd door Bull, RealDolmen en Business & Decision.

Het Directoraat-Generaal Penitentiaire Inrichtingen (DG EPI) van de FOD Justitie ondersteunt zijn detentiebeheer met het nieuwe computerprogramma Sidis Suite. Het gaat om een centraal beheerd elektronisch dossier met essentiële informatie over de gedetineerde, onder meer over opsluiting, transfer, penitentiair verlof, gedrag, tuchtmaatregelen, bezittingen, bezoek, enzovoort. Het nieuwe platform moet onder meer zorgen voor een efficiënter beheer van de bewegingen van de gedetineerde.

Het nieuwe elektronische dossier maakt een einde aan de verspreide ict-omgeving die de gevangenissen sinds de jaren ’90 uitbouwden. “We hebben geen invloed op de instroom en uitstroom van gedetineerden”, zegt Hans Meurisse, directeur-generaal van het DG EPI. Dat is de verantwoordelijkheid van het gerecht. “Maar het is wel onze taak die stromen zo efficiënt mogelijk te beheren.” In de oude omgeving bleek dat niet altijd eenvoudig. Veel van de informatie over de gedetineerde was enkel beschikbaar op papier, of bevond zich verspreid over verschillende ict-systemen. Dat zorgde voor een gebrek aan informatieoverdracht tussen diverse diensten en gevangenissen.

SLIMME GEVANGENIS

Sidis Suite brengt alle informatie over de gedetineerde in één centraal elektronisch dossier samen. Dat maakt het eenvoudiger om informatie te raadplegen, uit te wisselen en door te geven in functie van de opvolging van het traject dat de gedetineerde aflegt, van bij zijn opsluiting tot aan zijn vrijlating. Sidis Suite moet onder meer voor een efficiënter beheer van de bewegingen en transfers van de gedetineerde zorgen en zo bijdragen aan het vlottere verloop van het dagelijkse leven in de gevangenis.

“Het nieuwe platform draagt bij aan de uitbouw van een smart prison”, zegt Steven Van De Steene, adviseur-generaal ict bij het DG EPI, “waarbij we de agenda van de gedetineerde koppelen aan open processen.” Zo zullen gedetineerden zich vrij kunnen bewegen, bijvoorbeeld van hun cel naar het atelier, wanneer dat zo in het systeem is voorzien. Het elektronische dossier bevat onder meer correcte identificatiegegevens, digitale vingerafdrukken (rechtstreeks gedeeld met de politie), advies over penitentiair verlof en uitgaansvergunningen. “We zien Sidis Suite als één centrale, authentieke bron met een streng controlesysteem”, zegt Hans Meurisse. “Via interfaces kunnen we de informatie ter beschikking stellen van andere diensten, zoals de politie en het strafregister.”

SNELLE DOSSIERS

De realisatie van Sidis Suite bij het DG EPI nam twee jaar in beslag. Het ging om een Europese overheidsopdracht, toegewezen aan het consortium van Bull (hardware), RealDolmen (e-learning) en Business & Decision (processen en software). “Het bedrijfsproces is compleet veranderd”, legt Hans Meurisse uit. “In de nieuwe benadering staat de gedetineerde centraal.” Dat bleek een moeilijk proces, ook al omdat er geen best practice voorhanden was. Toch moest het DG EPI niet helemaal van nul beginnen. Sidis Suite is gebaseerd op het softwarepakket Mi-Case van Business & Decision, dat onder meer ook in Britse en Amerikaanse gevangenissen in gebruik is.

Hans Meurisse : “De uitdaging is verder dat ook andere betrokken diensten hun processen moeten verbeteren om de informatiedoorstroming mogelijk te maken.” In een volgende stap moet er Europese informatieuitwisseling tot stand komen, onder andere om de aanwezigheid van buitenlandse gedetineerden in Belgische gevangenissen terug te dringen. “De return on investment van Sidis Suite schuilt in de beschikbaarheid van informatie”, zegt Hans Meurisse. “Dat zorgt voor snellere processen en snellere dossiers.” Vandaag gebeurt het dat mensen te lang in de cel zitten omdat de doorstroming van de benodigde informatie niet correct of te traag verloopt. De nieuwe architectuur biedt een basis om de administratieve stromen te versnellen, straks ook op Europees niveau.

Dries Van Damme