Bayer MaterialScience bevindt zich halfweg in een project dat de complexiteit van de business-processen en de it-omgeving van het bedrijf moet terugdringen. Een wereldwijde SAP-implementatie ligt aan de basis van het project. De man die de it-activiteiten bij Bayer MaterialScience in goede banen leidt, is de Belg Kurt De Ruwe. Hij is de eerste buitenlandse cio bij de Duitse chemiereus.

Kurt De Ruwe werkte veertien jaar bij Huntsman. Hij was aan de slag bij het Britse chemiebedrijf ICI toen het Amerikaanse Huntsman de onderneming overnam. De Ruwe groeide er door tot Global IT Director en won in die functie in 2003 de titel van Data News ICT Manager van het Jaar, naar aanleiding van de wereldwijde SAP-implementatie die hij bij Huntsman uitvoerde. Verder doorgroeien bij Huntsman bleek niet mogelijk. Toen Patrick Thomas – het hoofd van de afdeling Specialty Chemicals bij Huntsman – bij Bayer MaterialScience als ceo aan de slag ging, vroeg hij Kurt De Ruwe mee de overstap te maken als cio. Bayer MaterialScience is onder andere producent van Makrolon, de grondstof voor de productie van cd’s. De Ruwe ging op het voorstel in en pendelt sindsdien tussen België en het Duitse Leverkusen. Wanneer we bij de uitgeweken Bruggeling thuis in Antwerpen plaatsnemen voor het interview, ligt Data News klaar op tafel. ‘Cio is een ambetanterik’, luidt de kop van de coverstory. “Dat is toch niet bepaald hoe ik me voel”, lacht hij. “Volgens mij is een echte cio een essentiële change agent voor zijn bedrijf. Dat is toch net iets anders.”

Het is intussen twee jaar geleden dat u de overstap naar Bayer MaterialScience maakte. Wat is de voorlopige balans?

Kurt De Ruwe: Het is hard werken, maar de job geeft ook veel voldoening. Er is een grote impact op mijn familiaal leven. Dat is zeker niet altijd even makkelijk. Leverkusen bevindt zich 235 kilometer hier vandaan. Dat is te ver om iedere dag op en af te rijden. Daarom blijf ik de hele week in Leverkusen. Ik vertrek op maandagochtend, en ben op vrijdag in de namiddag weer thuis.

Heeft u overwogen om met het hele gezin naar Leverkusen te verhuizen?

Kurt De Ruwe: Het was een bewuste keuze om niet met zijn allen te verhuizen. De Duitse manier van leven is toch heel verschillend van de onze. De kinderen konden in Leverkusen ook niet meteen de studierichting verderzetten die ze hier volgen. Het was snel duidelijk dat mijn gezin in België zou blijven. De fysieke afstand maakt het wel makkelijker om werk en vrije tijd strikt te scheiden. In Leverkusen ben ik om te werken, te eten en te slapen. Ben ik thuis, dan draai ik de knop volledig om: geen telefoons, geen e-mail. In mijn vorige job lukte dat niet altijd.

Hoe bevalt Bayer MaterialScience?

Kurt De Ruwe: De voorlopige balans is zeker positief. Bayer heeft een rijke cultuur, maar tot twee jaar geleden was het een puur Duits bedrijf. Patrick Thomas en ikzelf zijn er de eerste niet-Duitse ceo en cio. Op it-vlak trof ik er een enorme, bijna choquerende complexiteit aan. SAP vormde er de basis, maar er was ook een groot aantal eigen ontwikkelingen. Bovendien had Bayer MaterialScience niet echt een cultuur van business cases. Wanneer een gebruiker om een bepaalde functionaliteit vroeg, dan zorgde de it-afdeling daar gewoon voor. De toegevoegde waarde kwam er doorgaans wel – het was en is een heel professionele it-organisatie – maar vormde op zich eigenlijk geen aandachtspunt.

Wat was het eerste wat u bij Bayer MaterialScience deed?

Kurt De Ruwe: We hebben eerst een virtueel best-in-class model gebouwd. Daaruit bleek welke voordelen we zouden halen uit de vereenvoudiging, standaardisering en automatisering van de businessprocessen en de it-omgeving. Uit de bevindingen is ‘ProgramOne’ voortgekomen.

Wat houdt dat programma precies in?

Kurt De Ruwe: De eerste helft van 2008 hebben we een globaal business design ontwikkeld. We zijn daarbij echt vertrokken vanuit een greenfield, los van alle bestaande regeltjes en gewoonten. Daarna hebben we bekeken hoe we dat nieuwe design kunnen implementeren binnen een nieuw SAP-systeem. We zijn nu bezig met de implementatie daarvan. In juli gaan we live in de Verenigde Staten. Begin 2010 volgen Mexico en Brazilië, daarna Europa in 2011 en Azië in 2012. In totaal zullen 10.300 gebruikers werken op één, wereldwijd SAP-systeem. Vandaag hebben we verspreid over de wereld zeven SAP-implementaties. Trouwens, het was voor Bayer MaterialScience heel ongewoon om de implementatie niet in Leverkusen te starten. Dat was binnen het bedrijf nooit eerder vertoond.

Geen uitzonderingen

Wat zijn de concrete doelstellingen van de overstap op één wereldwijd SAP-systeem?

Kurt De Ruwe: Onze focus ligt vooral op het menselijke aspect. SAP vormt de basis, maar het echte succes schuilt in het feit dat de medewerkers er anders door gaan werken. We besteden daarom veel aandacht aan opleiding en training. Ook managers die zelf niet concreet met het systeem zullen werken krijgen opleiding, om hen inzicht te geven in de processen waar hun teamleden mee aan de slag gaan. Binnen SAP zelf hebben we verschillende grote doelstellingen. We gaan onder meer het gebruik van SAP APO (Advanced Planner & Optimizer) standaardiseren. We implementeren SAP CRM – met BlackBerry-interface – ter vervanging van elf maatwerk crm-toepassingen. We gaan ook met de nieuwe module FSCM (Financial Supply Chain Management) van start. In het gebruik van de financiële module hebben we een paar zware ingrepen doorgevoerd. Eigenlijk wilde ik een compleet nieuwe general ledger, maar dat hebben we er niet doorgekregen. Bayer werkt op groepsniveau met ongeveer tachtig tools voor financiële consolidatie. Daar mochten we niet aan raken. Dat is tot waar we met de nieuwe aanpak konden gaan. Ik heb daar ook geen problemen mee. We hebben een mooi compromis uitgewerkt.

U wil SAP heel gestandaardiseerd gebruiken. Hoe strikt bent u daar in?

Kurt De Ruwe: Heel strikt. We gebruiken SAP standaard, zonder uitzonderingen. Is er behoefte aan bijkomende functionaliteit in SAP, dan moet de gebruiker een gedetailleerde functionele omschrijving met business case voorleggen. De extra oplossing moet tastbare voordelen bieden en een return on investment van ten hoogste een jaar. Daar zien we heel streng op toe. Ondanks de soms emotionele discussies die ermee gepaard gaan, hebben we al cases moeten tegenhouden die niet aan de voorwaarden voldeden. We hebben de steun van het management, dus kunnen we makkelijk het been stijf houden. In de huidige economische omstandigheden is het bovendien een stuk eenvoudiger om die snelle return van een project te eisen. Het voordeel is alvast dat we na de crisis over optimale processen zullen beschikken om op voort te bouwen.

Heeft de crisis nog meer impact op de activiteiten van de it-afdeling?

Kurt De Ruwe: Toch wel. Alle niet-erp-gerelateerde investeringen zijn bevroren. Alleen projecten die een aantoonbare kostenvermindering met zich meebrengen krijgen goedkeuring.

De toekomst

Wat zijn de volgende stappen op uw agenda, naast de verdere implementatie van SAP?

Kurt De Ruwe: We hebben nog heel wat werk voor de boeg, zoals de optimalisering van onze storageomgeving. We zijn ook de kantoortoepassingen aan het bekijken. De vraag is daar of we een gemengde omgeving aanhouden, dan wel of we naar een complete Microsoft-configuratie overstappen. In ieder geval wachten we met onze beslissing tot Windows 7 en Office 14 beschikbaar zijn.

Wat is voor u persoonlijk de volgende stap. Denkt u al na over een volgende uitdaging, bij een ander bedrijf?

Kurt De Ruwe: Het is duidelijk dat ik hier niet tot mijn pensioen blijf, daarvoor is de druk op mijn gezinsleven te groot. Wel zou ik graag de SAP-implementatie afronden in 2012. De schaal en de complexiteit van het project zijn uniek. Als cio stuur ik een ingrijpende verandering aan binnen het bedrijf. We zijn een heel belangrijke referentie voor SAP. Ook dat is uiteraard heel leuk werken. Bovendien krijg ik hier een enorme vrijheid om het project te realiseren, ook al wisten ze bij Bayer dat ik daarbij tegen een paar heilige huisjes zou aantrappen. We zien wel wat er na 2012 gebeurt.

Dries Van Damme