“Een uit de hand gelopen hobby”, noemt directeur-generaal Arthur Philips aanwezigheid van Cipal in Zuid-Afrika. Die ‘hobby’ trekt de Afrikaanse bibliotheken wel de 21ste eeuw binnen.

Wat brengt een Vlaams openbaar bestuur als Cipal, met louter overheidsbesturen als vennoten, in Zuid-Afrika? Toeval, zo blijkt. Het provinciebestuur van Antwerpen startte 8 jaar geleden een project met de universiteit van Vrijstaat in Bloemfontein. Cipal werd daar gedurende drie jaar voor ingeschakeld. De organisatie vertrok er sindsdien niet meer. “Tijdens dat eerste project had ik contacten opgebouwd met SITA, zowat het Zuid-Afrikaanse Fedict”, vertelt Cipal-topman Arthur Philips. “Zij waren niet actief op gemeentelijk niveau. Wij hadden echter opgemerkt dat wetgeving voor de lokale gemeentefinanciën overeenkwam met de werking bij onze ocmw’s. Zo hebben wij ons financieel pakket bij een gemeente in Vrijstaat, Thabo Mofutsanya, kunnen installeren.” Toen dat project op dreef was, zagen Philips en de zijnen weer een nieuwe kans, ditmaal bij de Zuid-Afrikaanse bibliotheken.

Opentrekken

Even terugspoelen: 25 jaar geleden waren de bibliotheeksystemen bij ons mainframesystemen, met Dobis-Libis van de KULeuven op kop. In Zuid-Afrika was dat net zo. Daar hadden ze PALS (public access library system), dat door Unisys was verdeeld. Doorheen de jaren schakelden de bibliotheken in onze streken weer over naar een client-serversysteem. Cipal speelde daarop in met een nieuw systeem Cibis. “Maar vandaag zien we opnieuw de trend op zich weer te focussen op de bibliotheekwerking en minder op de technologie,” vertelt Patrick Roten, senior project manager bij Cipal. Die evolutie bracht Cipal bij de Universiteit Antwerpen, die een internetgebaseerde bibliotheeksoftware had gebouwd, Brocade Library Services genaamd. Beide organisaties sloegen de handen in elkaar: de UA zou de kernel ontwikkelen, Cipal zou het pakket verspreiden en ondersteunen. Brocade is zo vandaag in België al in een honderdtal bibliotheken operationeel, van het lokale tot het federale niveau.

Intussen was de tijd blijven stilstaan in Zuid-Afrika, waar ze nog steeds met PALS werkten. Cipal polste daarvoor bij SITA, dat een officieel lastenboek voor een nieuwe bibliotheeksysteem lanceerde. Uiteindelijk kwam Cipal met Brocade als winnaar uit de bus. “SITA heeft verschillende systemen bekeken: Engelse, Amerikaanse, Canadese, …”, aldus Roten. “Maar die zijn allemaal nog op een klassieke manier georganiseerd: elke bibliotheek z’n eigen catalogus. Maar Brocade trekt dat open, koppelt alles. We hebben gezorgd dat daarin een databank zit waarin we alles kunnen steken: foto’s, video’s, teksten, … Zo kom je tot een echte publiekscatalogus, waarin je informatie uit je bibliotheek kan vinden, maar ook veel meer. Dus je bibliotheek evolueert van een plek waar je gewoon een boek gaat lenen naar een informatiecentrum. Daar staat een pc met internetverbinding: ik kan er informatie opzoeken, ik zie wat beschikbaar is in mijn bibliotheek en in andere bibliotheken, welke krantenabonnementen er zijn of wat er in de wereldwijde boekencatalogus Worldcat zit. In Zuid-Afrika beseften ze: als we dan toch de stap moeten zetten, is het systeem van Cipal het meest vooruitstrevend.”

Competenties

Het project ging in maart 2009 van start en zou over 3 jaar lopen. Maar vandaag loopt het contract, door een reeks wijzigingen, al tot 2013. Het is goed voor zo’n 1,5 à 2 miljoen euro per jaar. Brocade wordt centraal geïnstalleerd in het netwerkcentrum van SITA in Kaapstad. Doel is om per provincie een server op te zetten bij de ‘provincial library service’ – die de boeken aankoopt, catalogeert en verdeelt over de bibliotheken van het eigen grondgebied – en die te koppelen met het centrale Brocade-systeem. De bestaande databank wordt, mits stevige datakwaliteitscontrole, volledig geconverteerd. In september vorig jaar kwam eerst Northern Cape aan de beurt, in februari werd North-West opgestart, in maart startte Mpumalanga en in april komt Kwazulu-Natal aan de beurt. Later op het jaar komen de overige provincies aan de beurt.

Tot dusver gebeurt nog veel vanuit België, te meer daar de hardware pas deze maand definitief wordt overgebracht. “In het contract was bedongen dat we elke provincie zelf zouden opstarten met 1 bibliotheek, om te bewijzen dat het werkt”, vertelt Roten. “Vervolgens moesten ze de uitrol zelf doen. Maar nu blijkt dat ze die competenties niet hebben. Daarvoor is nu weer een lastenboekprocedure opgestart. Wij trachten lokale partners in te schakelen, met lokale mensen die wij trainen.”

Geen Zuid-Afrikaanse Cipal-poot op komst dan? “We denken daar wel over na”, zegt Philips. “Maar is dat mogelijk? Cipal is een dienstverlenende vereniging en mag in principe alleen werken voor z’n vennoten. Maar er bestaat ook een Cipal NV, onder andere om de competenties en de oplossingen die binnen de dienstverlenende vereniging ontwikkeld werden op andere markten te valoriseren. Daarin zouden we dat kunnen kaderen. Zuid-Afrika is niet levensnoodzakelijk voor Cipal, maar het verruimt ons dossier.”

Stefan Grommen