Cipal is een organisatie in transformatie. De grijze intercommunale wil lokale overheden efficiënter maken en dynamiek in de markt brengen.

De omwenteling van Cipal begon in 2010. “Pure it werd minder belangrijk en tegelijk kwamen de eerste discussies over de cloud en de opkomst van smartphones”, schetst ceo Nico Cras. “Daarbij kwam de nieuwe filosofie waarbij de burgers de klant werden. Maar op dat moment strookte dat niet met de manier waarop de besturen en Cipal georganiseerd werden. Toen gingen we verder denken. Moet een lokaal bestuur nog een it-afdeling hebben of kan je daarin samenwerken en outsourcen?”

Cras legt uit dat de vernieuwing bij Cipal in stappen loopt. Het bedrijf wil zijn mensen inzetten als consultants. “Maar je kan enkel geloofwaardig overkomen als je eigen activiteiten en (software)producten goed lopen. Daarom keren we vandaag terug naar onze kernactiviteiten.” Dat wil zeggen dat Cipal dv zich toelegt op die kerntaken, waarbij al de rest wordt ondergebracht in Cipal nv dat los van het overheidsapparaat op de markt actief kan zijn.

Cras haalt onder meer het voorbeeld aan van een toepassing voor het financieel beheer waar je doelstellingen en een meerjarenplanning kan opvolgen in een dashboard. Of hoe zaken rond bouwvergunningen een hogere automatiseringsgraad krijgen. Al is het niet de bedoeling dat Cipal de monopolist wordt voor lokale egov-toepassingen. “Vandaag zie ik dat andere spelers ineens ook daarin vernieuwen, maar dat is goed want we willen net meer dynamiek op de markt brengen. Onze indirecte doelstelling is moderniseren en dan is het altijd goed dat overheden kiezen voor een moderne toepassing dan voor wat ze al jaren in huis hebben.”

Fase twee van het traject is meer samenwerking. “We zijn opnieuw een pure intercommunale waardoor we een verlengstuk van provincies en gemeentebesturen kunnen zijn. “Zo worden we voor hardware een aankoopcentrale voor onze 220 vennoten waarbij zij de korting rechtstreeks krijgen. Tegelijk bouwen we expertise op, zodat we lokale besturen kunnen begeleiden en samen analyses kunnen doen. Het is een kostendelend model. Door de schaal te laten spelen daalt de kost voor de gemeentes.”

De huidige investeringen in de backoffice van lokale overheden gaan hun vruchten afwerpen. “Vandaag moet je aanvragen online kunnen opvolgen, het mag zelfs niet uitmaken of je online of aan het loket iets doet.” Daarbij verwijst hij onder meer naar Mechelen, dat al heel wat documenten online opvraagbaar maakt. Van pure it naar consultancy en expertise; dat vraagt ook andere taken. “Vroeger stonden softwareontwikkeling of installaties en support centraal. Vandaag is dat proceskennis en begrijpen wat de uitdagingen zijn zodat je een verbeteringstraject kan uitzetten. Wie de software schrijft maakt niet uit. We beginnen nu met de uitbouw van een expertisecentrum, maar we doen minder programmeerwerk. Zo vernieuwen we de boekhouding van 180 besturen om in regel te zijn met de beheers- en beleidscyclus (bbc). Destijds zijn we ook begonnen met software voor loonberekening. Op zo’n moment moet je natuurlijk de regels kennen voor premies en andere zaken. Daaruit hebben we een center of competence opgebouwd met juristen. Op basis daarvan zijn we naar hr-software gegaan, dus nu zitten we zover dat besturen naar ons komen als hun personeelsdienst tijdelijk moet geleid worden door iemand anders.

Als je activiteiten veranderen, dan wil dat ook zeggen dat de nodige manschappen veranderen. “In 2010 hadden we 270 medewerkers. Intussen zijn daar meer dan dertig procent andere profielen bijgekomen. Minder uitvoerend en meer project managers, business analysts en consultants. Het uitvoerend niveau wordt minder kritisch, daarom evolueren we naar dienstverlening. Zaken als ontwikkeling worden afgestoten naar Cipal NV. Vandaag werken we bij Cipal DV (de intercommunale, nvdr) met 140 mensen, maar intussen zijn er wel meer mensen aan de slag bij de NV. Het totaal aantal werknemers blijft op niveau, maar het pure overheidsapparaat is afgeslankt.”

Pieterjan Van Leemputten