Terwijl veel bedrijven cloud computing en business intelligence pas nu op hun agenda zetten, ging het bedrijf Val-I-Pac reeds anderhalf jaar geleden van start met deze projecten. Een gesprek met hun ict-manager Bart Rogiers.

U ging in 2000 aan de slag bij Val-I-Pac, toen informatica er (nog) in de kinderschoenen stond. Wat waren uw eerste projecten?

BART ROGIERS: In die tijd was it vrijwel onbestaande, op enkele pc’s met Excel en Access na, dit alles onder de verantwoordelijkheid van de financiële directeur. Mijn eerste taak bestond erin om een analyse te maken van een software op maat voor de verwerking van de aangiften, gekoppeld aan een crm-module. De ontwikkeling werd toen toevertrouwd aan een externe partner. Vervolgens werd het operationele gedeelte geautomatiseerd door de integrator ACA IT-Solutions. Aan de ene kant was er de ontvangst van de aangiften van de operators/inners, in de vorm van een webapplicatie. En aan de andere kant waren er de be-talingen bedoeld voor de uitpakkers. De ontwikkeling van deze twee applicaties werd ook uitbesteed aan onze externe partner. Geleidelijk aan werd er een crm-applicatie geschreven bovenop deze twee operationele applicaties. In die tijd draaide deze software op servers die in onze kantoren geïnstalleerd waren.

Hoe zijn de infrastructuren concreet geëvolueerd?

BART ROGIERS: In het begin beschikten we slechts over een of twee servers. Maar met de nieuwe applicaties werden er enkele servers toegevoegd, die elk met een specifieke applicatie draaien. Drie fysieke servers werden overgebracht naar de kantoren van ACA IT-Solutions, onze it-partner, die instond voor het beheer van het park. En 4 jaar geleden werd de infrastructuur gevirtualiseerd met VMware en een san-opslagnetwerk. In totaal hadden we 2 ESX en een vijftiental virtuele servers. In juli 2010 liepen de onderhoudscontracten voor onze servers ten einde en moest er een nieuwe applicatie in gebruik worden genomen. Ons machinepark was dan ook aan uitbreiding toe en onze partner stelde voor om te kiezen voor cloud. De bedoeling was niet dat dit een hoster zou zijn. De kosten van een cloudoplossing bleken ook aanzienlijk lager. In de praktijk viel onze keuze op Amazon, dat ‘zonings’ voorstelde, waaronder één voor Europa, wat garanties op het vlak van veiligheid en vertrouwelijkheid bood. We willen vooral vermijden dat een operator (recycler) gegevens raadpleegt van zijn concurrent, die trouwens ook partner is van onze organisatie.

Bovendien hebben we gekozen voor Symantec.cloud en voor MessageLabs voor de security. En 6 maanden geleden hebben we voor enkele collega’s Google Apps uitgewerkt voor de mails en agenda. Momenteel is er nog geen sprake van om Office te vervangen door een cloudoplossing.

Andere recente projecten?

BART ROGIERS: Al zeer vroeg hebben we business intelligence ingevoerd in onze onderneming. In die tijd was dat met Cognos, geïnstalleerd op pc’s op kantoor, op vraag van het management. Een project dat ook werd uitgevoerd met een externe partner, namelijk Numius. Maar nu gebruiken we versie 8.4 van Cognos. In het begin deden we de analyses ook intern, maar deze activiteit wordt nu uitbesteed, gekoppeld aan een etl-project (extraction, transformation and load).

En sinds begin januari van dit jaar hebben we een nieuwe versie van onze aangifteapplicatie in gebruik voor onze operatorpartners, ook weer in cloud.

Welke projecten staan er op de agenda voor de toekomst?

BART ROGIERS: Voor de infrastructuur hebben we zojuist een analyse gemaakt op het vlak van disaster recovery en het project zal worden voorgelegd aan de directie. De kans is groot dat we ons richten naar een DR bij een access provider, maar niet met een replicatie mirroring, want de oplossing zou dan te duur zijn. We moeten immers een evenwicht vinden tussen de kosten van zo’n oplossing en de aanvaardbare en aanvaarde downtime.

Nu zowel de back-office als de servers gevirtualiseerd zijn, zijn we trouwens van plan om de front-office te virtualiseren. Momenteel telt onze infrastructuur ongeveer dertig client-pc’s, 20 laptops en zowat 10 desktops. Tegen eind 2012, wanneer onze systemen afgeschreven zullen zijn, zouden we vdi moeten ontplooien.

Bovendien moedigen we onze medewerkers de laatste maanden aan om hun eigen uitrusting te gebruiken in het kader van onze byod-strategie (bring your own device) en we integreren die in onze groupware. Het management maakt gebruik van Blackberry, maar van iPad is voorlopig nog geen sprake.

We proberen ook te evolueren naar een betere omkadering van telewerken, op uitdrukkelijke vraag van onze medewerkers. Hiervoor hebben we een unified communications platform ingevoerd met een vpn-server, dit alles gekoppeld aan voip. Sinds 2 jaar hebben we immers voip geïnstalleerd met Escaux, toen onze voormalige telefooncentrale uit gebruik werd genomen.

Nog op het vlak van open source gebruiken we Alfresco Share als samenwerkingstool om de interne communicatie te verbeteren en te structureren. We zouden trouwens nog verder kunnen gaan met het gebruik van dit product.

Bi vormt voor u duidelijk een prioriteit.

BART ROGIERS: Het klopt dat we al zeer vroeg met een bi-project zijn gestart, op vraag van het management, met een reporting die onze behoeften goed dekt, ook al is er telkens een aanpassing nodig wanneer de besturingssystemen veranderen. Momenteel wordt onze bi-tool intern gebruikt, maar we zouden kunnen overwegen om hem in een privécloud te laten draaien. Bi wordt momenteel enkel gebruikt door onze medewerkers, maar we zouden bovendien kunnen overwegen om dit open te stellen naar bepaalde partners, zoals de operators. Maar dit is een denkproces op langere termijn.

Hoe zijn uw it-budgetten geëvolueerd?

BART ROGIERS: Sinds mijn komst zijn de budgetten steeds toegenomen. Ik moet zeggen dat we van bijna niets zijn vertrokken op het vlak van informatica en dat we nu applicaties hebben voor het merendeel van onze behoeften. 2012 zou trouwens een recordjaar worden op het vlak van informatica-investeringen, die zich in 2013 zouden stabiliseren. Met een daling op het vlak van de infrastructuur, maar een toename in de verdere integratie van de applicaties.

Zou u uw budgetten kunnen verkleinen door een beroep te doen op packages of open source?

BART ROGIERS: Wat de packages betreft, hebben we een slechte ervaring meegemaakt, waardoor we het programma moesten aanpassen en finetunen. Is het dan nog goedkoper dan een ontwikkeling op maat? Bovendien is onze activiteit zeer specifiek en leent ze zich niet speciaal voor een softwarepakket.

Voor open source gaat het eerder om een keuze die gemaakt wordt in functie van de specifieke eigenschappen van het product.

Zet u uw leveranciers ook onder druk?

BART ROGIERS: Om onze kosten te doen dalen vragen we onze leveranciers uiteraard om een financiële inspanning. Maar wij geven er de voorkeur aan om een vertrouwensrelatie op lange termijn op te bouwen met onze leveranciers, van wie we de mensen, het projectbeheer, de methodologie enz. kennen. We zijn trouwens van plan om het aantal leveranciers voor infrastructuur te doen dalen. We moeten steeds het juiste evenwicht vinden tussen vendor lock-in met één contactpunt en de dialoog met diverse partners die we op dezelfde golflengte moeten krijgen.

Is uw rol als it-manager door de jaren heen veel veranderd?

BART ROGIERS: Vast en zeker. De eerste jaren hield ik me vooral bezig met het operationele aspect. Maar nu worden deze activiteiten uitbesteed en toevertrouwd aan experts uit de sector. Tegenwoordig bestaat mijn taak er eerder in om met een open geest te bekijken wat er wordt gedaan en om oplossingen voor te stellen die waarde kunnen toevoegen aan de business. In feite verdwijnt de it-functie geleidelijk aan ten gunste van een strategische missie. Je moet je proactief opstellen om oplossingen uit te werken die het werk van de business kunnen vergemakkelijken, in plaats van enkel een luisterend oor te bieden. Want zolang alles goed gaat, is de business niet geneigd om te veranderen. Mijn taak bestaat erin om uit te leggen dat we niet mogen stilstaan, anders bestaat het gevaar dat we ons voordeel verliezen.

Ik ben geen informaticus van opleiding, maar econoom. Informatica is echter wel mijn passie. In onze organisatie rapporteer ik aan de financiële directeur, maar ik word regelmatig uitgenodigd door het directiecomité om nieuwe projecten voor te stellen of voorstellen in te dienen.

Marc Husquinet