Een bedrijf neemt beleidsbeslissingen aan de hand van de financiële informatie waarover het beschikt. Een goed budget is daar een essentieel onderdeel van. Voor een efficiënt budgetproces rekent Concentra Media op Axiom Planning.

Met dagbladen, huis-aan-huisbladen en participaties in radio en televisie beschikt Concentra Media over een heel divers portfolio aan activiteiten. “Budgetdata fungeren op alle niveaus als een echt beleidsinstrument”, zegt groepscontroller Kristiaan De Beukelaer. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een nieuwe tool om de budgetten op te maken en te beheren. Die tool moest er komen ter vervanging van SRC, de software voor budgetplanning die via Business Objects onder de vleugels van SAP terecht was gekomen. Toen SAP besliste om SRC niet verder te ondersteunen, moest Concentra Media uitkijken naar een andere oplossing.

“We werken met het erp-pakket van Unit 4 Agresso”, vervolgt Kristiaan De Beukelaer. “Dat systeem bevat op zich een goede budgetmodule. Alleen genereert het budgetproces bij Concentra Media niet alleen financiële data maar ook gedetailleerde operationele budgetten. Daarom wilden we het budgetsysteem een meer centrale, onafhankelijke plaats geven tussen erp en de verschillende operationele systemen in.” Concentra Media kwam zo bij Axiom Planning van het nieuwe bedrijf AxiomEPM terecht. Had het bedrijf dan geen bezwaar om als early adopter te fungeren? “Toch niet, want heel wat van de medewerkers waarmee we bij SRC een goede relatie hadden, zijn naar AxiomEPM overgestapt. Voor ons voelde het daardoor niet echt als een nieuw bedrijf aan.” Concentra Media besliste de tool snel te implementeren. “Anders hadden we in het oude systeem nog een aantal aanpassingen moeten doorvoeren, om daarna alsnog naar een nieuwe tool te moeten overstappen.”

Efficiënter budgetproces

Concentra Media koos voor de webversie van Axiom Planning. “Een honderdtal medewerkers verwerkt met Axiom ongeveer negenhonderd grotendeels gepersonaliseerde Excel-budgetfiles. Elke transactie wordt onmiddellijk verwerkt in de database.” Op die manier draagt de tool bij tot het einddoel: de processen voor budgettering en planning sneller en efficiënter laten verlopen. Ook de budgettering van payroll en capex is nu geïntegreerd, wat met de oude tool niet kon. “Zo beschikken we nu over een sluitend budgetproces: van bij de operationele data tot aan de output in profit & loss“, zegt Kristiaan De Beukelaer. “Vooral de integratie van de payroll heeft gezorgd voor meer efficiëntie. Axiom laat ons toe het hele budgetproces in detail op te volgen en bij te sturen. Budgettering is geen black box-proces meer.”#

Dries Van Damme