Een centrale ict-dienst op een universiteit runnen, is geen sinecure. Niet alleen gaat om een reusachtig bedrijf, je moet bovendien ook de ‘heilige’ academische vrijheid respecteren én voldoen aan de noden van generatie Y, de studenten.

Qua omvang behoren ‘s lands universiteiten tot de grootste organisaties van het land. Kijk alleen al naar de cijfers die onze gesprekspartners voorleggen: de KU Leuven heeft alles samen zo’n 9000 medewerkers rondlopen en ongeveer 37.000 studenten, de VUB telt 2800 personeelsleden en 10.000 studenten en de UA 4000 werknemers en 14.000 studenten. Het hoeft geen betoog dat de it-uitdagingen die met die aantallen gepaard gaan enorm zijn. Maar meer nog dan met de aantallen hebben die te maken met ‘de aard van het beestje’. “De unief, dat zijn eigenlijk 3 verschillende bedrijven onder één paraplu”, vertelt Raf Vandensande van de VUB. “Je hebt de ‘centrale administratie’, die nog het best te vergelijken valt met een privébedrijf. Dan heb je het ‘onderwijsbedrijf’, waar het doel is om zo goed mogelijk geschoolde studenten af te leveren. Tenslotte is er het ‘onderzoeksbedrijf’, waar men vooruitstrevend onderzoek probeert te doen.”

Elk van die 3 bedrijven heeft zijn eigen eisen, met de bijhorende kansen op onderlinge botsingen, stellen onze gesprekspartners. De term ‘academische vrijheid’ valt daarbij onmiddellijk. “Wij moeten voor het onderwijs- en onderzoeksbedrijf meer optreden als een serviceprovider met een portfolio waaruit zij diensten afnemen naar eigen goeddunken”, stelt Vandensande. Hij ziet het als een typische eigenheid van het wereldje. “Als een professor beslist om alles in zijn eigen kelder te bouwen, gebeurt dat ook zo. Dat kan een spanningsveld creëren. Maar misschien blinkt die professor dan weer uit op andere domeinen… Daar staat dus de inventiviteit en creativiteit voorop en misschien wat minder het economische belang, in tegenstelling tot het administratieve bedrijf.”

Standaarden

Bij de KU Leuven werken ze in die context al enkele jaren aan een it-governancemodel. “Doel is om tot een beter co-beheer en een complementariteit te komen van de lokale ict-componenten en de centrale ict-dienst”, zegt Annemie Depuydt van de KULeuven. “Concreet betekent dat dat we ervoor willen zorgen dat we minder overlapping hebben en dat we elkaar niet teveel beconcurreren.” Toch is ook zij ervan overtuigd dat academische vrijheid een must blijft aan de universiteit. “In onderzoek kunnen proffen soms op eenzelfde verdieping met elkaar in een race verwikkeld zijn om iets te vinden. Daar strikte ict-governanceregeltjes opleggen, lukt niet. Dat proces moet in alle vrijheid kunnen gebeuren. Maar het mag niet zo zijn dat die academische vrijheid als excuus gebruikt wordt om iets dat erg ‘commodity’ is, niet efficiënt en universiteitsbreed te doen.”

Al blijft zelfs dat laatste geen evidentie. “Standaarden vastleggen is moeilijk”, weet Geert Vera van de UA. “Binnen onze instelling vind je zowel Macs als Windows 7-machines. Je ziet er laptops, dekstops, tablets. Daar is geen lijn in te trekken en je moet die allemaal kunnen ondersteunen. Heel wat leveranciers trekken hier grote ogen en vragen of wij bijvoorbeeld niet één browser van bovenaf kunnen opleggen. Nee, dat is onmogelijk. U kan zich voorstellen wat voor eisen dat stelt aan onze eigen helpdesk.” Vandensande beaamt dat. “Die evangelisatie tussen Mac, open source en Windows, je wint dat toch niet. Daarom zijn wij verplicht om expliciet in services te gaan denken en gaat onze ict in de toekomst meer en meer lijken op een ‘private cloud’. Die heel specifieke klant zou dan zelf zijn service kunnen aanvragen, gebruiken en configureren, bijvoorbeeld voor onderzoeksdoeleinden (cpu-kracht, schijfruimte, …).”

Wel zijn er pogingen om uniformiteit te brengen in de manier waarop onderzoeksdata – toch belangrijke ‘intellectuele eigendom’ van de universiteit – worden bewaard. “Er zijn soms problemen dat onderzoeksinformatie met de onderzoekers verdwijnt. Wij willen daarom in de komende 5 jaar komen tot een volledig ‘life cycle management’ van die onderzoeksdata”, vertelt Depuydt. “Wij zullen dat centraal hosten, met de nadruk op een sterke security. Dat maakt het trouwens ook voor de onderzoeker eenvoudiger, veiliger en efficiënter.”

Selfservice

Specifiek voor het onderwijsluik is de ict-ondersteuning er de laatste jaren niet eenvoudiger op geworden, met de overgang naar de bachelor-masterstructuur en de sterke associatievorming tussen universiteiten en hogescholen in ons land. Bij de KULeuven gebeurt de volledige studentenadministratie in SAP (Campus Management). Wij zijn dat ook, sinds vorig jaar, in 4 golven aan het uitrollen naar de hogescholen. Op termijn moeten we naar volledige concernsystemen gaan voor de hele associatie.” Bij de UA gebruiken ze daarvoor PeopleSoft Campus Solutions (Oracle). “Dat hebben wij geïntegreerd met een roosteringsysteem, Syllabus Plus (van het Britse Scientia, nvdr)”, vertelt Vera. “Daarvoor hebben we zelf de interfaces gebouwd, zodat de student binnen één portaal al zijn informatie ziet. Hij kan zo zijn curriculum samenstellen via selfservices en hij kan achteraf wekelijks zijn agenda raadplegen: waar heeft hij les, zijn er verschuivingen gebeurd, …” En ook bij de VUB zijn ze momenteel naar PeopleSoft aan het migreren, eveneens met het oog op meer ‘selfservice’.

Ook de leeromgevingen – KU Leuven en UA gebruiken Blackboard, de VUB gebruikt Dokeos – eisen almaar meer aandacht en mankracht op, te meer omdat die omgevingen ook ter beschikking gesteld worden aan de hele associatie. Bij de KU Leuven tellen ze vandaag zo’n 100.000 gebruikers op Blackboard, waarvan 80.000 van de secundaire scholen. Het vormt zo één van de grootste digitale leeromgevingen van Europa. Bij onze drie gesprekspartners valt bovendien te horen dat ze willen inspelen op de mobiele ‘boom’ die momenteel plaatsvindt, waarbij studenten alle nodige lesinformatie ook via hun smartphone kunnen ophalen.

Mobiel

Wie mobiel zegt, zegt een draadloos netwerk. Ook dat is iets dat de universiteit ter beschikking moet stellen van zijn studenten en personeel. “Het netwerk is een grote slokop van ons budget”, zegt Vera. “We moeten almaar meer wireless access points voorzien, naast een vast netwerk. Je merkt dat de studenten – een jong publiek – echt mee zijn met de nieuwste technologie. De consumerization gaat hier véél sneller dan in de industrie.” Idem bij de KU Leuven, knikt Depuydt. “Alle voor de studenten toegankelijke ruimtes proberen we maximaal af te dekken. Maar men is hier niet zo happig om dekking te voorzien in iedere hoek van de universiteit, omdat er professoren zijn die heilige schrik hebben van straling.”

Ook Vandensande ziet dat studenten een goede draadloze connectie onontbeerlijk vinden. Maar hij merkt nog een extra moeilijkheid op, de zogenaamde ‘roaming students’. “Een student is vandaag vaak niet meer specifiek aan één universiteit verbonden: er zijn veelgemeenschappelijke opleidingen met andere universiteiten en hogescholen (vaak door associatievorming). Dus die student komt hier op de campus vanuit een andere universiteit en wil hier natuurlijk zijn connectie hebben, maar misschien ook even op het netwerk en het leerplatform van de universiteit. Op vlak van het afstemmen van administratieve systemen op elkaar is er in de universiteitswereld nog een enorme weg af te leggen. Ik ben daar vragende partij voor en probeer te streven naar een gemeenschappelijk datamodel.” Vandensande ziet daarvoor wel wat bereidheid bij collega’s, “al zitten we natuurlijk wel in een sterk competitief landschap voor wat die studenten betreft. Uiteindelijk zal de klant – de student – dat in een stroomversnelling brengen: die generatie Y vindt dat nu eenmaal logisch.”

Stefan Grommen